અમે અમારા કાર્યકારી સમયનું અસરકારક રીતે આયોજન કરીએ છીએ. તમારા કામના સમયનું શેડ્યૂલ કરવું શા માટે એટલું મહત્વનું છે?

નમસ્તે! આ લેખમાં અમે તમારા કામકાજના દિવસની યોજના વિશે વાત કરીશું.

આજે તમે શીખીશું:

1. શા માટે તમારા કામકાજના દિવસની યોજના બનાવો;
2. કોને તેની જરૂર છે?
3. તમારા કામકાજના દિવસનું યોગ્ય આયોજન કેવી રીતે કરવું.

તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન કરો

21મી સદીમાં, જીવનની લય નોંધપાત્ર રીતે વેગ પામી છે અને વેગ મેળવવાનું ચાલુ રાખે છે. જો પહેલાં, સફળ થવા માટે, તમારે એક રકમનું કામ કરવાની જરૂર હતી, હવે તમારે સફળતા પ્રાપ્ત કરવા માટે ઘણું બધું કરવાની જરૂર છે. અને લોકો સમયના અભાવનો સામનો કરવા લાગે છે. જો આપણે બધા રોજિંદા કાર્યોનો પીછો કરી રહ્યા છીએ જે જીવન દરરોજ આપણા પર ફેંકે છે, તો ત્યાં બિલકુલ સમય બાકી નથી.

કાર્યકારી દિવસનું આયોજન એ એક એવું સાધન છે જે માત્ર કાર્યકારી સમયનો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કરવામાં જ નહીં, પણ તેને ઘટાડવામાં પણ મદદ કરે છે. આ એક તુચ્છ કાર્ય સૂચિ નથી કે જે સખત ક્રમમાં પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે. આયોજન એ શું કરવાની, શા માટે અને ક્યારે કરવાની જરૂર છે તે પસંદ કરવાની ક્ષમતા છે.

એટલા માટે યોગ્ય આયોજન માત્ર તમે દિવસ દરમિયાન કરો છો તે બધું જ સંરચિત કરતું નથી, પણ તમારો સમય પણ મુક્ત કરે છે. સૌ પ્રથમ, તમારે સૌથી મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ કરવાની જરૂર છે - આ મુખ્ય નિયમ છે. તે દરેક વ્યક્તિ માટે ઉપયોગી છે કે જેમની પાસે કામ પર ખાલી સમય છે અને તેમના સમયને યોગ્ય રીતે વિતરિત કરવા માટે સ્પષ્ટ શેડ્યૂલ નથી.

આયોજનમાં શું શામેલ છે?

કામના સમયના આયોજનમાં શામેલ છે:

• પ્રાથમિકતાઓ સેટ કરવી.
• મહત્વપૂર્ણ કાર્યોની પસંદગી.
• તેમને હલ કરવાની શ્રેષ્ઠ રીતો શોધવી.
• તમારા ખાલી સમયમાં રોજગાર શોધો.

પ્રાથમિકતાતમને સમજવામાં મદદ કરે છે કે શું ધ્યાનની જરૂર છે, શું પોતે જ ઉકેલી શકે છે અને કઈ સમસ્યાને ફક્ત અવગણવી જોઈએ. સમય અને માહિતી પહેલા કરતા વધુ મૂલ્યવાન બની ગયા છે, અને પરિણામ ન આપતી કોઈ વસ્તુ વિશે ઉત્સાહિત થવું અર્થહીન છે.

મહત્વપૂર્ણ કાર્યોની પસંદગી- લગભગ એક જ કામકાજના દિવસના માળખામાં, પ્રાથમિકતાની જેમ જ. તમે પસંદ કરો છો કે શું મહત્વપૂર્ણ પરિણામ લાવશે, શું તાત્કાલિક કરવાની જરૂર છે અને શું મુલતવી રાખી શકાય છે.

સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે વધુ સારી રીતો શોધવી- એક ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ મુદ્દો. આયોજન કરતી વખતે, તમારે ફક્ત તમે શું કરશો તે જ નહીં, પણ તે કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ કરવું તે પણ ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ. તે જ સમયે, ફક્ત સમય બચાવવા માટે જ નહીં, પરંતુ શક્ય તેટલી ઝડપથી અને અસરકારક રીતે બધું કરવું મહત્વપૂર્ણ છે.

મફત સમય સાથે કામકાર્ય યોજનામાં પણ સમાવવા જોઈએ. શું તમારી પાસે દિવસમાં 2 કલાક ખાલી છે જે તમે કોઈ વસ્તુ પર ખર્ચ કરી શકો? તમે તમારા બોસને આ વિશે કહી શકો છો, અને તે તમને કામ પર ભાર મૂકશે, તમે તમારી જાતને શિક્ષિત કરી શકો છો અથવા તમે તમારા પોતાના પ્રોજેક્ટને વિકસાવવા માટે પ્રયત્નો કરી શકો છો.

તમારા કામના દિવસની યોજના બનાવવી શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?

કોઈપણ કે જેણે ક્યારેય ફ્રીલાન્સિંગ, વ્યવસાય અથવા "ઈચ્છા પ્રમાણે કામ" (ટૅક્સીની જેમ) નો સામનો કર્યો હોય તે સમગ્ર દિવસ દરમિયાન કાર્યોનું આયોજન કરવાના મહત્વને સંપૂર્ણ રીતે સમજે છે. પરંતુ, ઉદાહરણ તરીકે, મોટાભાગના ઓફિસ કર્મચારીઓ તેમના કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવું જરૂરી માનતા નથી.

વાસ્તવમાં, તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવાનું મુખ્ય કારણ તમારી પોતાની કાર્યક્ષમતા વધારવાનું છે. જો તમે તમારા પોતાના શરીરને સાંભળો છો, તો તમે સમજી શકો છો કે કેટલીક વસ્તુઓ તમારા માટે એક સમયે વધુ સારી રીતે કામ કરે છે, અને અન્ય અન્ય સમયે. ઉદાહરણ તરીકે, લંચ પછી અન્ય કંપનીઓને કૉલ કરવા તમારા માટે વધુ અનુકૂળ છે, કારણ કે તમે પહેલેથી જ જાગી ગયા છો, પરંતુ હજી થાકેલા નથી, અને એકવિધ કામ સાંજે ઝડપથી પૂર્ણ થાય છે, તેથી માહિતી દાખલ કરવાનું મુલતવી રાખવું વધુ સારું છે. ડેટાબેઝ 5 - 6 કલાક સુધી.

કામકાજના દિવસનું આયોજન માત્ર સમસ્યાના નિરાકરણના મૂળભૂત ઘટકોને જ નહીં, પરંતુ દરેક વ્યક્તિની વ્યક્તિગત પસંદગીઓને પણ ધ્યાનમાં લે છે. સમય વ્યવસ્થાપન દરેક વ્યક્તિ પર ઉચ્ચ કાર્યક્ષમ કાર્યની સમાન પેટર્ન લાદવા માટે બનાવવામાં આવ્યું ન હતું. તમારે તમારા કાર્યોને તમારા શરીરની વિશેષતાઓ સાથે અનુકૂલન કરવું આવશ્યક છે.

તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન અને આયોજન કરવાથી તમે ઓછા સમયમાં વધુ કામ કરી શકો છો, તમને આનંદની વસ્તુઓ કરવા માટે સમય છોડી દે છે.

તેમના કામકાજના દિવસની યોજના કોણે કરવી જોઈએ?

દરેક વ્યક્તિએ તેમના કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવામાં સક્ષમ હોવું જોઈએ. આ રીતે તમે સમય બચાવી શકો છો અને વધુ કાર્યક્ષમ રીતે કામ કરી શકો છો. પરંતુ એવા લોકોની 3 શ્રેણીઓ છે જેમણે ફક્ત વ્યક્તિગત આયોજનમાં જોડાવું જ જોઈએ.

. સૌથી વધુ અનુશાસનહીન કાર્યકર ફ્રીલાન્સર છે. તેની પાસે સ્પષ્ટ શેડ્યૂલ નથી, અને માત્ર સમયમર્યાદા તેને યાદ અપાવે છે કે કંઈક કરવા બેસી જવાનો સમય છે. એટલા માટે ઘણા ગ્રાહકો સાથે કામ કરતા ફ્રીલાન્સર્સ માટે તેમના કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. તે ઘણીવાર તારણ આપે છે કે નવા ઓર્ડર એક કે બે દિવસના તફાવત સાથે દેખાય છે, અને જો તમે છેલ્લી ઘડી સુધી રાહ જુઓ છો, તો તમારી પાસે બે પ્રોજેક્ટ્સ પર કામ કરવાનો સમય નથી.

ઉદ્યોગપતિઓ. અહીં બધું લગભગ ફ્રીલાન્સિંગ જેવું જ છે. ખાસ કરીને જો તે ઑનલાઇન વ્યવસાય છે. એક તરફ, તમારા કર્મચારીઓ કામ કરતા હોય ત્યારે તમે ઘરે આરામ કરી શકો છો, પરંતુ બીજી તરફ, આ અભિગમ અનિવાર્યપણે નિષ્ફળ જશે. પશ્ચિમમાં, વ્યવસાયીઓમાં વર્કહોલિઝમનો સંપ્રદાય વિકસે છે. તેઓ માને છે કે જો તમે અઠવાડિયામાં 60 કલાક કામ કરતા નથી, તો તેનો અર્થ એ છે કે તમે આળસુ છો અને તમને વ્યવસાયમાં કરવાનું કંઈ નથી.

સંચાલકો. નેતા હંમેશા વેપારી હોતો નથી. કંપનીનો માલિક તેની કંપનીની બાબતોમાં સક્રિય ભાગ ન લઈ શકે, પરંતુ તેના ડિરેક્ટર સમગ્ર મિકેનિઝમના સંચાલનની જવાબદારી લે છે. એટલા માટે મધ્યમ અને મોટી કંપનીઓના નેતાઓએ તેમના સમયનો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કરવો જોઈએ, કારણ કે તેમના નિર્ણયો લાંબા ગાળામાં કંપનીનું ભાવિ નક્કી કરે છે. મેનેજરના કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવું એ વ્યૂહાત્મક રીતે મહત્વપૂર્ણ કાર્યો વચ્ચે તમારા સમયને સૌથી અસરકારક રીતે વિતરિત કરવાનો એક માર્ગ છે.

કાર્યકારી દિવસના આયોજનની પદ્ધતિઓ

તમારા કામકાજના દિવસનું યોગ્ય આયોજન કરવા માટે ઘણી પદ્ધતિઓ હોઈ શકે છે. પરંતુ એક સૌથી અસરકારક છે આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ. તેનો સાર નીચે મુજબ છે.

ત્યાં 4 ચોરસ છે:

1. સ્ક્વેર A - તાત્કાલિક અને મહત્વપૂર્ણ બાબતો.
2. સ્ક્વેર બી - બિન-તાકીદની અને મહત્વપૂર્ણ બાબતો.
3. સ્ક્વેર સી - તાત્કાલિક અને બિનમહત્વપૂર્ણ બાબતો.
4. સ્ક્વેર ડી - બિન-તાકીદની અને બિનમહત્વપૂર્ણ બાબતો.

સ્ક્વેર એલગભગ હંમેશા ખાલી રહેવું જોઈએ. યોગ્ય આયોજન સાથે, તમામ મહત્વપૂર્ણ કાર્યો ચોરસ B માં સ્થાયી થવા જોઈએ અને A ની નજીક આવતાં જ પૂર્ણ થવા જોઈએ.

ચોરસ બીમહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ છે જે તમને તમારું લક્ષ્ય પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરશે. આમાં એવા તમામ કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે જેને 1 કામકાજી દિવસની અંદર પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે.

ચોરસ સીઅર્થ એ છે કે તાત્કાલિક અને બિનમહત્વના કાર્યો કે જે અન્યને સોંપવાની જરૂર છે. તાત્કાલિક પરંતુ બિનમહત્વપૂર્ણ બાબતોનું મુખ્ય ઉદાહરણ સંભવિત ક્લાયન્ટને કૉલ કરવાનું છે. એક કર્મચારી આ કરી શકે છે, તમે અન્ય વસ્તુઓ પર વધુ સારી રીતે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો.

ચોરસ ડી,અર્થ એ છે કે ત્યાં બિન-તાકીદની અને બિનમહત્વની વસ્તુઓ છે જે તમને તમારા ધ્યેયની નજીક લાવતી નથી, હકારાત્મક લાગણીઓ આપતી નથી અને, સૈદ્ધાંતિક રીતે, જરૂરી નથી. બધા નકામા વિચારો આ ચોરસમાં લખવા જોઈએ.

તેમના મહત્વ અને તાકીદ અનુસાર કાર્યોનું આ વિભાજન તમને કાર્યકારી દિવસ દરમિયાન તમારે શું ધ્યાન આપવાની જરૂર છે તે સમજવાની મંજૂરી આપે છે, અને તમે સુરક્ષિત રીતે શું ભૂલી શકો છો. મેટ્રિક્સ ફક્ત કાર્ય પ્રક્રિયાઓમાં જ નહીં, પણ રોજિંદા જીવનમાં પણ મદદ કરે છે. જો તમે અંગ્રેજી શીખવા માંગતા હો, તો તે તમારા માટે રસપ્રદ છે અને તમને તમારી કારકિર્દીમાં મદદ કરશે - આ ચોરસ B છે. પરંતુ જો તમે માત્ર તેને જાણવા ખાતર સ્પેનિશ શીખવા માંગતા હોવ, તો આ D છે, અને તમે સુરક્ષિત રીતે ભૂલી શકો છો. તે

કામના કલાકોના આયોજન માટેના નિયમો

તમારા કાર્યદિવસને અસરકારક રીતે કેવી રીતે ચલાવવું તે માટેના ઘણા નિયમો છે. સગવડ માટે, અમે દિવસને 3 ભાગોમાં વહેંચીશું:

• કામના દિવસની શરૂઆત.
• મૂળભૂત વર્કફ્લો.
• પૂર્ણતા.

સવાર એ સૌથી મહત્વપૂર્ણ તબક્કો છે. તમને કેટલી ઊંઘ આવી, તમે કેવી રીતે ઉઠ્યા અને તમે શું કર્યું તેના પર તમારો મૂડ, મનોવૈજ્ઞાનિક વલણ અને પ્રદર્શન નિર્ભર રહેશે.

"સાચી" સવારના સિદ્ધાંતોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• હકારાત્મક વલણ. જો તમે દરરોજ એવું વિચારીને જાગશો કે તમે તમારી નોકરીને નફરત કરો છો, તો તમારી ઉત્પાદકતા ઘટશે. તમારી સવારની શરૂઆત સુખદ વિચારોથી કરવાનો પ્રયાસ કરો.
• "ડોલવું" ન કરવાનો પ્રયાસ કરો. શું તમે નોંધ્યું છે કે તમે સવારે ઉઠ્યા પછી, આખરે ભાનમાં આવવા માટે તમારે બીજી 30 - 40 મિનિટની જરૂર છે? આ એવો સમય છે જે બગાડવો યોગ્ય નથી. જાગ્યા પછી તરત જ, સ્નાન કરો, થોડી કોફી ઉકાળો અને અડધો કલાક ક્યાંય ન જવાને બદલે, તમે શાંતિથી નાસ્તો કરી શકો છો.
• આરામથી નાસ્તો અને કામ કરવાની રીત. ઉતાવળ વગર દિવસની શરૂઆત કરવી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. જ્યારે તમે ઉતાવળમાં હોવ ત્યારે, તમારું શરીર વધારાની ઊર્જા અને ચેતા ખર્ચે છે જેનો ઉપયોગ વધુ ઉત્પાદક કાર્ય માટે થઈ શકે છે. જો તમે હાર્દિક નાસ્તો અને આરામથી પ્રવાસ પરવડી શકતા નથી, તો પછી સૂઈ જાઓ અને વહેલા ઉઠો.
• મુખ્ય કાર્યો. મોટાભાગના સફળ ઉદ્યોગપતિઓ કહે છે કે સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યો સવારે પૂર્ણ કરવા જોઈએ. કહેવત છે કે, "જો તમારે બધું કરવું હોય તો નાસ્તામાં દેડકા ખાઓ." દેડકાની ભૂમિકા એ એક કાર્ય છે જે તમે બિલકુલ લેવા માંગતા નથી. તે સવારે કરો, અને "દેડકા ખાઈ ગયા છે" એ હકીકતથી હકારાત્મક મૂડ આખો દિવસ ચાલશે.

મુખ્ય કાર્યપ્રવાહમાં નીચેના કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે:

• તાત્કાલિક સમસ્યાઓ ઉકેલો. એ સમજવું અગત્યનું છે કે જો કામકાજના દિવસ દરમિયાન કોઈ તાકીદની બાબત તમારા માર્ગે આવે છે, તો તમારે તમારું બધું ધ્યાન ફક્ત તેના તરફ વાળવાની જરૂર નથી. પ્રથમ તમારે તે મહત્વનું છે કે નહીં તે સમજવાની જરૂર છે. જો તે મહત્વપૂર્ણ છે, તો તમારે તરત જ તેના પર કામ કરવાનું શરૂ કરવાની જરૂર છે. જો નહીં, તો તેના અમલીકરણ માટેની જવાબદારી અન્ય વ્યક્તિને સ્થાનાંતરિત કરો.
• સમયમર્યાદા મળો. દરરોજ તમારે તમારી જાતને અંદાજિત સમયમર્યાદા સેટ કરવી જોઈએ જેમાં તમારે કાર્યોના સમગ્ર વોલ્યુમનો સામનો કરવો પડશે. તે મહત્વનું છે કે તે "18 વાગ્યા પહેલા બધું કરો" નથી, પરંતુ "14:00 વાગ્યે - એક યોજના બનાવવાનું શરૂ કરો, 15:00 વાગ્યે - સૂચકોનું વિશ્લેષણ કરો, 16:00 વાગ્યે - રિપોર્ટ બનાવો," વગેરે.
• કાર્યસ્થળે ઓર્ડર કરો. આ એક ગર્ભિત પરંતુ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ મુદ્દો છે. જો તમારું ડેસ્ક અવ્યવસ્થિત છે, તો તમારી આંખો તેની વચ્ચે સતત ખોવાઈ જશે. અને જો તમારા કાર્યસ્થળ પર કોઈ વિદેશી દસ્તાવેજ હોય, તો તમે તેનો અભ્યાસ શરૂ કરી શકો છો અને ફક્ત 20 - 30 મિનિટ ગુમાવી શકો છો.
• આવેગને અનુસરશો નહીં. તે સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે. એવા કેટલાક ટ્રિગર્સ છે જે તમને તમારું ધ્યાન કામ પરથી ઓછી મહત્વની બાબત તરફ વાળે છે. જ્યારે તમે તમારા વેચાણ યોજનાની સમીક્ષા કરી રહ્યાં હોવ ત્યારે મિત્રને કૉલ કરો? આ ન કરવું વધુ સારું છે, તો તમે એકાગ્રતા ગુમાવશો અને કામ કરવાની ભાવના સરળતાથી ગુમાવી શકો છો.
• તમારી દિનચર્યાનું જૂથ બનાવો. તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. જો તમારે દિવસ દરમિયાન 60 ફોન કૉલ્સ કરવાની જરૂર હોય, તો પછી તેમને એક સમયે 10 - 15, ઘણા નાના જૂથોમાં વિભાજિત કરવું વધુ સારું છે. તમે કૉલ કર્યા પછી, તમે બીજું કાર્ય કરી શકો છો. નિયમિતમાંથી સક્રિય પ્રવૃત્તિમાં સતત સ્વિચ કરીને, તમે ઘણું બધું કરી શકો છો.

કાર્યકારી દિવસનો અંત નીચેના સિદ્ધાંતો પર આધારિત છે:

• જે જરૂરી છે તે પૂર્ણ કરો. ત્યાં વસ્તુઓનું એક જૂથ છે જે "મહત્વપૂર્ણ પરંતુ તાત્કાલિક નથી" વર્ગમાં આવે છે. કામકાજના દિવસ દરમિયાન તેને પૂર્ણ કરવું શ્રેષ્ઠ છે, અને "મહત્વપૂર્ણ અને તાત્કાલિક" ચોરસ હંમેશા ખાલી રાખો.
• તમારી યોજના સામે તમારા પરિણામો તપાસો. દિવસ દરમિયાન તમે જે કંઈ કર્યું તેની સરખામણી તમે જે આયોજન કર્યું છે તેની સાથે કરવાની જરૂર છે. જો તમે હમણાં જ તમારા કામના દિવસનું આયોજન કરવાનું શરૂ કર્યું છે, તો યોજનામાંથી નાના વિચલનો ક્રમમાં હશે. તેમને શક્ય તેટલા ઓછા રાખવાનો પ્રયાસ કરો.
• બીજા દિવસની યોજના બનાવો. પાછલા કામકાજના દિવસના અંતે આ કરવું શ્રેષ્ઠ છે. આ રીતે તમે કામ કરવાની ભાવના જાળવી રાખશો અને તે જ સમયે, બાબતોનો વાસ્તવિક કાર્યક્રમ તૈયાર કરવો મહત્વપૂર્ણ છે.

જો તમે મેનેજર છો, તો કામકાજના દિવસ દરમિયાન તમારે તમારા સેક્રેટરી સાથે નજીકથી કામ કરવું જોઈએ.

કૃપા કરીને યાદ રાખો કે આ બધી સામાન્ય સલાહ છે. તેઓ તમારી વ્યક્તિગત લાક્ષણિકતાઓને ધ્યાનમાં લેતા નથી. જો તમારા માટે સવારના બદલે બપોરે તાત્કાલિક કામ કરવું વધુ અનુકૂળ હોય, તો તે તમારો અધિકાર છે. જો તમે કોઈ મોટું, મુશ્કેલ કાર્ય છેલ્લું કરવાનું પસંદ કરો છો, અને તે એક દિવસ માટે તમારા મૂડને અસર કરતું નથી, તો તે છેલ્લે સુધી કરો.

તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન વ્યક્તિગત હોવું જોઈએ.

તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન કરતી વખતે મૂળભૂત ભૂલો

સમય વ્યવસ્થાપનની પ્રથા આપણા જીવનમાં નિશ્ચિતપણે સ્થાપિત થયેલ હોવા છતાં, મોટાભાગના લોકો તેમના કામના દિવસનું આયોજન કરતી વખતે સામાન્ય ભૂલો કરે છે. અહીં તેમાંથી થોડા છે.

ભૂલ 1. ખોટી પ્રાથમિકતા.

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ અમને કહે છે કે આપણે મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ કરવાની જરૂર છે. પરંતુ ઘણા લોકો તેમના માટે શું મહત્વનું છે તે વિશે સરળતાથી મૂંઝવણમાં પડી શકે છે. સ્ક્વેર A, જે ખાલી રહેવું જોઈએ અને તાત્કાલિક અને મહત્વપૂર્ણ બાબતો માટે જવાબદાર છે, તે ઘણીવાર સ્ક્વેર C સાથે મૂંઝવણમાં હોય છે, જ્યાં તાત્કાલિક ધ્યાન આપવાની જરૂર ન હોય તેવી બાબતો એકઠી થઈ જાય છે.

એ યાદ રાખવું અગત્યનું છે કે આપેલ સમયે તમારા માટે જે મહત્વનું છે તેના પર તમારે તમારી ઊર્જાનો ખર્ચ કરવો જોઈએ. તમારે ભવિષ્ય માટે કામ કરવું જોઈએ જ્યારે વસ્તુઓને બાજુ પર મૂકી શકાય અને કુશળતાપૂર્વક આયોજન કરી શકાય.

ભૂલ 2: નાની વસ્તુઓ પર ઘણો સમય વિતાવવો.

પ્રથમ "મૂળભૂત" શા માટે કરવું જરૂરી છે તે સમજાવવા માટે, અને તે પછી જ નાની વસ્તુઓ, અમે પેરેટો કાયદાનો ઉપયોગ કરીશું. તે કહે છે કે 20% પ્રયત્નો 80% પરિણામ આપે છે. એટલે કે, જ્યારે તમે કોઈ મહત્વપૂર્ણ વસ્તુ પર કામ કરો છો, ત્યારે તમે 20% પ્રયત્નો ખર્ચો છો અને 80% પરિણામ પ્રાપ્ત કરો છો. જ્યારે તમે નાની વસ્તુઓ પર કામ કરો છો, ત્યારે તમને 4 ગણું ઓછું પરિણામ મળે છે અને 4 ગણો વધુ મહેનત કરો છો.

ચાલો એક નાનું ઉદાહરણ જોઈએ.તમારે જાહેરાત ઝુંબેશ શરૂ કરવાની જરૂર છે. જો તમે 10 ક્રિએટિવ્સ બનાવો છો, તેના માટે કીવર્ડ્સ અને શબ્દસમૂહો પસંદ કરો છો અને તેને તૈયાર કરેલી સાઇટ્સ પર લોંચ કરો છો, તો આ 20% કાર્ય હશે જે 80% પરિણામ આપશે. પરંતુ જો તમે ફોન્ટ્સ અને ઈમેજોને સંપાદિત કરવામાં, શબ્દસમૂહોને પસંદ કરવા અને પોલિશ કરવામાં અને જાહેરાત માટે વધારાના પ્લેટફોર્મ શોધવામાં સમય પસાર કરો છો, તો તમે વધુ પ્રયત્નો ખર્ચ કરશો. આ બધું કરવાની જરૂર પડશે, પરંતુ જાહેરાત ઝુંબેશની શરૂઆત પછી, જ્યારે તમે પ્રથમ પરિણામ પ્રાપ્ત કરો છો.

ભૂલ 3. અંગત બાબતો માટે સમયનો અભાવ.

દરેક વ્યક્તિનું અંગત જીવન અને વ્યવસાય પસંદ કરવાની સ્વતંત્રતા હોવી જોઈએ. જો તમારી પાસે ઘણું કરવાનું છે અને તમને તમારો શોખ પૂરો કરવા માટે એક કે બે કલાકનો સમય મળતો નથી, તો આ તમારા દિવસનું નબળું આયોજન છે. તમારા કામના સમયનું આયોજન કરવું એટલું જ મહત્વનું નથી કારણ કે તે તમને વધુ કામ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તે તમને ઉતાવળ કર્યા વિના તમને ગમે તે કરવાની તક આપે છે.

દરરોજ, એક મેનેજર (નિષ્ણાત) એ તેના કામના સમયનો સૌથી વધુ અસરકારક રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે અંગે નિર્ણયો લેવાના હોય છે. આયોજન એ આગામી સમયગાળા માટે કાર્ય પ્રક્રિયાઓનો પ્રોજેક્ટ છે. અને કાર્યકારી સમયના આયોજન અને પ્રવૃત્તિના ઇચ્છિત પરિણામોને સજીવ રીતે જોડવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. કાર્યકારી સમયના આયોજનના મૂળભૂત સિદ્ધાંતો અને નિયમોનો વ્યવહારમાં ઉપયોગ કરીને આ પ્રાપ્ત કરી શકાય છે.

આયોજનના મૂળભૂત સિદ્ધાંતો અને નિયમો:

1. નિયમ 60:40 (આયોજનનો "સુવર્ણ" નિયમ).

2. પ્રવૃત્તિઓના પ્રકારો અને સમય વપરાશનું વિશ્લેષણ.

3. કાર્યોને એકસાથે લાવવું. એક એક્શન પ્લાન તૈયાર કરી રહ્યા છીએ. પ્રાથમિકતા.

4. આયોજનની નિયમિતતા, સાતત્ય અને સુસંગતતા.

5. વાસ્તવિક આયોજન..

6. ખોવાયેલા સમયની ભરપાઈ.

7. લેખિત ફોર્મ.

8. જે કરવામાં આવ્યું ન હતું તેને વહન કરવું.

9. પગલાં લેવાને બદલે પરિણામો રેકોર્ડ કરવા. યોજનાઓમાં, ફક્ત કોઈપણ ક્રિયાઓ કરવાને બદલે પરિણામો, અથવા લક્ષ્યો (અંતની સ્થિતિ) રેકોર્ડ કરવાનું વધુ સારું છે. "કોલ કરશો નહીં", પરંતુ "સંકલન કરો".

10. કામચલાઉ ધોરણોની સ્થાપના.

11. અંતિમ તારીખ.

12. પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરવી (મહત્વની ડિગ્રી).

13. ઉતાવળના "જુલમી" થી છુટકારો મેળવવો. સૌથી તાકીદની બાબત હંમેશા સૌથી મહત્વપૂર્ણ હોતી નથી.

14. બાબતોનું પ્રતિનિધિત્વ (ફરી સોંપણી).

15. "સમય ડૂબી જાય છે" અને સમય અનામત.

16. રિપ્રોસેસિંગ - રિચેકિંગ.

17. મફત સમય, આયોજન અને સર્જનાત્મકતા માટેનો સમય.

18. વિકલ્પો. સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે શ્રેષ્ઠ માર્ગ પસંદ કરી રહ્યા છીએ.

19. વિવિધતા.

20. કામચલાઉ કરાર s x યોજનાઓ.

કાર્યકારી સમય આયોજન સિસ્ટમ.

કાર્યકારી સમયનું આયોજન કરતી વખતે શ્રેષ્ઠ સંભવિત પરિણામો મેળવવા માટે, મેનેજર (નિષ્ણાત) ને "આયોજન સમયગાળા" જેવા ખ્યાલનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે: દિવસ, અઠવાડિયું, મહિનો, વર્ષ. દરેક આયોજન અવધિ અલગથી ધ્યાનમાં લેવી આવશ્યક છે.

વ્યવસાયિક જીવનમાં, નીચેના આયોજન સમયગાળા પોતાને ન્યાયી ઠેરવે છે:

લાંબા ગાળાના ધ્યેયો - 3-5 વર્ષ (અથવા વધુ) - ઘણા વર્ષો માટેની યોજનાઓ;

મધ્યમ ગાળાના લક્ષ્યો - 1-3 વર્ષ - વાર્ષિક યોજના;

વર્તમાન યોજનાઓ - 1 અઠવાડિયું - 3 મહિના - માસિક, દસ દિવસની યોજનાઓ.

આયોજન સમયગાળા.

વાર્ષિક યોજના. આઉટગોઇંગ વર્ષના અંતે, આગામી 12 મહિના માટે સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યો અને લક્ષ્યો નક્કી કરવા જરૂરી છે. મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, ક્વાર્ટર્સમાં વિભાજન પૂરતું છે.

ત્રિમાસિક યોજના. વાર્ષિક યોજનાના અમલીકરણ પર દેખરેખ રાખવા માટેના સાધન તરીકે સેવા આપે છે. વર્ષ દરમિયાન, નિયમિત અંતરાલો પર, તમારે પાછલા સમયગાળાની ઘટનાઓ પર પ્રતિબિંબિત કરવું જોઈએ અને, જો જરૂરી હોય તો, ફેરફારો અથવા પુનઃશેડ્યૂલ કરો (વચગાળાનું નિયંત્રણ). દરેક ક્વાર્ટરના અંતે, આગામી ત્રણ મહિના માટે માર્ગદર્શિકા સેટ કરવી અને આગામી ક્વાર્ટરમાં કયા કાર્યોને પાર કરવા જોઈએ, કયાને ખસેડવા જોઈએ અને કયા ઉમેરવા જોઈએ તે નક્કી કરવાનું શક્ય છે.

માસિક યોજના. માસિક યોજનામાં ધ્યાનમાં લેવામાં આવેલા કાર્યો અને લક્ષ્યોને ત્રિમાસિક યોજનામાંથી સ્થાનાંતરિત કરવામાં આવે છે, અને જો જરૂરી હોય તો, પાછલા મહિનાની યોજનામાંથી પણ. સમયની ક્ષિતિજ જેમ જેમ નજીક આવે છે તેમ આયોજનની ચોકસાઈ વધે છે, તેથી માસિક યોજનામાં કાર્યોને વધુ વિગતવાર ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે (સમયનો વપરાશ કલાકોમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે).

દસ દિવસની યોજના. તે આગામી સમયગાળાની વધુ વિગતવાર, વધુ સચોટ આગાહી ધારે છે.

દૈનિક યોજના. તે દસ દિવસની યોજનાના આધારે બનાવવામાં આવ્યું છે. તે પ્રસ્થાપિત કરે છે કે અનુરૂપ કાર્યકારી દિવસ દરમિયાન કયા કાર્યો અને બાબતો પૂર્ણ કરવી જોઈએ, અને અણધાર્યા કાર્યો અગાઉના આયોજનમાં ઉમેરવામાં આવે છે.

દૈનિક યોજના એ છેલ્લું અને તે જ સમયે સમય આયોજન પ્રણાલીનું સૌથી મહત્વપૂર્ણ પગલું, નિર્ધારિત લક્ષ્યોનું ચોક્કસ મૂર્ત સ્વરૂપ (અનુભૂતિ) રજૂ કરે છે.

દૈનિક યોજનાના ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરીને, અમે વ્યવસ્થિત સમય આયોજનના પાંચ તબક્કાઓ પર વિચાર કરીશું.

આલ્પ્સ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરીને વર્કડે પ્લાન બનાવવો.

આલ્પ્સ પદ્ધતિના પાંચ તબક્કા.

આ પદ્ધતિ પ્રમાણમાં સરળ અને યાદ રાખવા માટે એકદમ સરળ છે, કારણ કે તે મેમોટેકનિક પર આધારિત છે: પ્રારંભિક અક્ષરો વિષયના ખ્યાલોનું પ્રતીક છે.

પદ્ધતિમાં પાંચ તબક્કાઓ શામેલ છે:

1. અમલ માટે આયોજિત કાર્ય ક્રિયાઓ અને પ્રવૃત્તિઓની સૂચિ બનાવવી.

2. આયોજિત કાર્ય પ્રવૃત્તિઓ અને પ્રવૃત્તિઓના સમયગાળાનું પ્રારંભિક મૂલ્યાંકન.

3. 60:40 નિયમનો ઉપયોગ કરીને કામના સમયનું આરક્ષણ.

4. અમલીકરણ માટે આયોજિત કેટલીક કાર્ય ક્રિયાઓ અને પ્રવૃત્તિઓને પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરવા, સોંપવા અથવા નકારવા નિર્ણયો લેવા.

જે કરવામાં આવ્યું નથી તેનું નિયંત્રણ અને ટ્રાન્સફર.

ચાલો દરેક તબક્કાને વધુ વિગતમાં જોઈએ.

1. અમલ માટે આયોજિત કાર્ય ક્રિયાઓ અને પ્રવૃત્તિઓની સૂચિ બનાવવી.

"દિવસ યોજના" ના યોગ્ય શીર્ષકો હેઠળ રેકોર્ડ કરો જે આગલા દિવસે કરવાની જરૂર છે તે બધું બનાવે છે:

કાર્યોની સૂચિમાંથી અથવા સાપ્તાહિક (માસિક) યોજનામાંથી કાર્યો;

એક દિવસ પહેલા અપૂર્ણ;

ઉમેરાયેલ કેસો;

સમયમર્યાદા કે જે મળવી આવશ્યક છે;

પુનરાવર્તિત કાર્યો.

આ કિસ્સામાં, તમારે "દિવસ યોજના" ફોર્મમાં પ્રવૃત્તિના પ્રકાર અથવા મથાળાને અનુરૂપ સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ: વી - મુલાકાતો, મીટિંગ્સ, ડી - બાબતોનું પ્રતિનિધિમંડળ, કે - નિયંત્રણ, વગેરે.

કાર્યોની સૂચિ આ રીતે બનાવવી જોઈએ:

પ્રથમ અંદાજ તરીકે, તેમને અગ્રતા દ્વારા વિતરિત કરો;

તેમને લાંબા અને "ટૂંકા", ટૂંકા ગાળાનામાં વિભાજીત કરો;

વ્યક્તિગત સંપર્ક સંબંધિત કાર્યોને વધુ તર્કસંગત રીતે પૂર્ણ કરી શકાય છે કે કેમ તે જોવા માટે (ઉદાહરણ તરીકે, ફોનનો ઉપયોગ કરીને) ફરીથી તપાસો.

જો કે, આ દિવસ માટે યોજના બનાવવાની માત્ર શરૂઆત છે. એક વાસ્તવિક દૈનિક યોજના હંમેશા વાસ્તવમાં શું કરવું શક્ય છે તેના સુધી મર્યાદિત હોવી જોઈએ.

2. આયોજિત કાર્ય પ્રવૃત્તિઓ અને પ્રવૃત્તિઓના સમયગાળાનું પ્રારંભિક મૂલ્યાંકન.

હવે દરેક કાર્યની સામે તમારે તેના પૂર્ણ થવા માટેનો અંદાજિત સમય દાખલ કરવાની જરૂર છે, તેનો સરવાળો કરો અને અંદાજિત કુલ સમય નક્કી કરો. અવલોકન અને અનુભવ મેળવ્યા પછી કોઈપણ કાર્યની અવધિનો અંદાજ લગાવી શકાય છે.

3. 60:40 નિયમનો ઉપયોગ કરીને કામના સમયનું આરક્ષણ.

દૈનિક યોજના બનાવતી વખતે, તમારે સમયના આયોજનના મૂળભૂત નિયમનું પાલન કરવાની જરૂર છે, જે મુજબ યોજનામાં 60% કરતા વધુ સમયનો સમાવેશ થવો જોઈએ નહીં અને અંદાજે 40% અણધારી બાબતો માટે અનામત સમય તરીકે છોડવો જોઈએ.

4. અમલીકરણ માટે આયોજિત કેટલીક કાર્ય ક્રિયાઓ અને પ્રવૃત્તિઓને પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરવા, સોંપવા અથવા નકારવા નિર્ણયો લેવા.

5. જે કરવામાં આવ્યું નથી તેનું નિયંત્રણ અને ટ્રાન્સફર.

યોજનાની પ્રગતિ પર દેખરેખ રાખવાથી મેનેજર (નિષ્ણાત)ને વિશ્લેષણ હાથ ધરવા અને તેમના કાર્યને સુધારવાની રીતો નક્કી કરવા માટે જરૂરી માહિતી મેળવવાની મંજૂરી આપે છે.

આલ્પ્સ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવાના ફાયદા: આગામી કાર્યકારી દિવસ માટે સારો મૂડ; બીજા દિવસનું આયોજન; દિવસના કાર્યોની સ્પષ્ટ સમજ; દિવસના કોર્સનું આયોજન; ભુલકણા પર કાબુ; સૌથી જરૂરી પર એકાગ્રતા; દિવસના લક્ષ્યો હાંસલ કરવા; વધુ મહત્વપૂર્ણ અને ઓછી મહત્વપૂર્ણ બાબતોને પ્રકાશિત કરવી; પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરવા અને ફરીથી સોંપણી વિશે નિર્ણયો લેવા; કાર્ય જૂથ દ્વારા તર્કસંગતકરણ; દખલ અને અનિચ્છનીય વિક્ષેપો ઘટાડવા; કાર્યો કરતી વખતે સ્વ-શિસ્ત; તાણ અને નર્વસ તાણમાં ઘટાડો; અણધાર્યા ઘટનાઓની શાંત ધારણા; સુધારેલ આત્મ-નિયંત્રણ; વધારો સંતોષ અને પ્રેરણા; કાર્યકારી દિવસના અંતે સફળતાની લાગણી; વ્યક્તિગત પરિણામોની વૃદ્ધિ; કાર્યના પદ્ધતિસરના સંગઠનને કારણે સમયસર લાભ.

પ્રખ્યાત જર્મન મેનેજમેન્ટ નિષ્ણાત એલ. સીવર્ટે કામના સમયનું આયોજન કરવા માટે અમુક નિયમો વિકસાવ્યા છે:

તમારા કામકાજના દિવસની 60% યોજના બનાવો, 20% અણધારી સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે અને 20% રચનાત્મક પ્રવૃત્તિઓ માટે (ઉદાહરણ તરીકે, વ્યાવસાયિક વિકાસ) માટે છોડી દો.

2. કાળજીપૂર્વક દસ્તાવેજ કરો અને સમયના વપરાશને નિયંત્રિત કરો, જે તમને તેની સ્પષ્ટ સમજણ, તેના માટેની ભાવિ જરૂરિયાતો અને તેના યોગ્ય વિતરણને નિર્ધારિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.

3. આગામી સમયગાળાના કાર્યોને લાંબા-, મધ્યમ- અને ટૂંકા ગાળાના કાર્યોમાં ભેદ કરો, તેમને ઉકેલવા માટેની ક્રિયાઓની પ્રાથમિકતા નક્કી કરો.

4. તમે જે શરૂ કરો છો તે હંમેશા સતત સમાપ્ત કરો.

5. લવચીક યોજનાઓ બનાવો.

6. ટીમની ક્ષમતાઓ અનુસાર ગણતરી કરેલ કાર્યોના વાસ્તવિક વોલ્યુમની યોજના બનાવો.

7. સમયનું આયોજન કરવા માટે ખાસ ફોર્મ અને કાર્ડનો ઉપયોગ કરો.

8. અપૂર્ણ કાર્યોને આગામી સમયગાળાની યોજનાઓમાં આપમેળે સ્થાનાંતરિત કરો.

9. યોજનાઓમાં માત્ર ક્રિયાઓ જ નહીં, પણ અપેક્ષિત પરિણામો પણ પ્રતિબિંબિત કરો.

10. ચોક્કસ સમયના ધોરણો સેટ કરો અને આ અથવા તે કાર્ય માટે ખરેખર જરૂરી હોય તેટલો સમય આપો.

11. તમામ પ્રકારના કામ પૂર્ણ કરવા માટે ચોક્કસ સમયમર્યાદા સ્થાપિત કરીને, સ્વ-શિસ્તના સિદ્ધાંતનો અમલ કરો.

12. બાબતોમાં પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરો.

પ્રેક્ટિસ બતાવે છે તેમ, કામનો સમય ગુમાવવાના મુખ્ય કારણો છે: 1) લક્ષ્યો નક્કી કરવામાં અને પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરવામાં સ્પષ્ટતાનો અભાવ; 2) કામના સમયના આયોજનનો અભાવ અથવા તેની નબળી સંસ્થા; 3) ગૌણ અધિકારીઓની શિસ્તનું નીચું સ્તર; 4) નબળા નેતૃત્વ, ગૌણ, ભાગીદારો અને મુલાકાતીઓ સાથે કામ કરવામાં અસમર્થતા.

કાર્યકારી સમયનું આયોજન એ મેનેજરના મુખ્ય કાર્યોમાંનું એક છે, તેમજ સમગ્ર સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન કરવું. આપણા દેશમાં, મેનેજરો હજી સુધી આ કેવી રીતે કરવું તે શીખ્યા નથી અને તેમના અમેરિકન સાથીદારો કરતાં આ પ્રક્રિયામાં 4 ગણો ઓછો સમય ફાળવે છે. પશ્ચિમી અર્થશાસ્ત્રીઓ નોંધે છે તેમ, આયોજનની શરૂઆત ઉદ્દેશોના સ્પષ્ટ નિવેદનથી થવી જોઈએ. આ કરવા માટે, કાર્યો અને સંભવિત અવરોધોની સૂચિ તૈયાર કરવામાં આવી છે જેને દૂર કરવા માટે ખાસ સમયની જરૂર પડશે. ભવિષ્યમાં આ સૂચિનું વિશ્લેષણ તમને યોજનાને સમાયોજિત કરવા અને બિનમહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓને દૂર કરવાની મંજૂરી આપશે. વધુમાં, સમયનું આયોજન મેનેજમેન્ટને તેમના પોતાના વિચારો વિશે વિવેચનાત્મક રીતે વિચારવાની અને સમયનો ચોક્કસ અનામત બનાવીને સમયસર ઉકેલવા માટે અસરકારક માર્ગો શોધવાની મંજૂરી આપે છે. આયોજન મેનેજરને મુખ્ય કાર્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે, મુખ્ય કાર્યોને ઉકેલવા માટે સમયમર્યાદા અને સમયને ધ્યાનમાં લેતા. આયોજનના પરિણામે, કાર્યકારી દિવસનું માળખું સુધરે છે અને શેડ્યૂલ બનાવવાની શક્યતા ઊભી થાય છે.

આ યોજનામાં હાલની સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરવાની જોગવાઈ છે તર્કસંગત હુકમ . સૌ પ્રથમ, એક નિશ્ચિત સમયમર્યાદા સાથે અથવા સૌથી વધુ શ્રમ-સઘન, સમય માંગી લે તેવા કાર્યનું આયોજન કરવામાં આવ્યું છે. અપ્રિય વસ્તુઓને મુલતવી રાખવું અનિચ્છનીય છે; અન્ય લોકો સમક્ષ તે કરવું વધુ સારું છે. આગળ, નિયમિત કાર્ય અને દૈનિક ફરજોનું આયોજન કરવામાં આવે છે. યોજનામાં છેલ્લી વસ્તુઓ નાની અને પ્રાસંગિક ક્રિયાઓ છે જેમાં વધુ સમયની જરૂર નથી (વર્તમાન પત્રવ્યવહાર વાંચવું, કાર્યસ્થળોની આસપાસ ફરવું). મુખ્ય વસ્તુ એ છે કે આયોજન પ્રક્રિયા દરમિયાન ચોક્કસ સમાપ્તિ તારીખ સેટ કરવામાં આવે છે.

પરંતુ એવું બને છે કે કામની આગામી આયોજિત રકમ નિર્દિષ્ટ સમયે પૂર્ણ કરી શકાતી નથી અને પછી તેને પછીની તારીખ સુધી મુલતવી રાખવી જરૂરી છે.

સમયનું કાળજીપૂર્વક દસ્તાવેજીકરણ અને તેના ઉપયોગની દેખરેખ એ આયોજન માટે પૂર્વશરત છે. સમયના ઉપયોગની યોજનાઓના ઘણા પ્રકારો છે: લાંબા ગાળાના, મધ્યમ ગાળાના અને ટૂંકા ગાળાના.

ઉપયોગ કરીને લાંબા ગાળાના યોજનાઓજીવનના મુખ્ય લક્ષ્યોને અમલમાં મૂકવા માટે જરૂરી સમયનું માળખું, ઘણા વર્ષો, ક્યારેક દાયકાઓ માટે રચાયેલ છે, તે નક્કી કરવામાં આવે છે. આ શિક્ષણ, પ્રમોશન વગેરે મેળવવા સંબંધિત કાર્ય હોઈ શકે છે. મધ્યમ ગાળા યોજનાઓ- વાર્ષિક, જેમાં મોટા ચોક્કસ ઉત્પાદન કાર્યોને ઉકેલવા માટે સમય ફાળવવામાં આવે છે.

ટુંકી મુદત નું - મધ્યમ અને લાંબા ગાળાની યોજનાઓનો ઉલ્લેખ કરતી સમસ્યાઓના નિરાકરણ માટે સમયના વિરામનો સમાવેશ કરો. આમાં શામેલ છે: ત્રિમાસિક, માસિક, દસ-દિવસીય, સાપ્તાહિક અને દૈનિક . માસિક યોજનાઓથી શરૂ કરીને, સમયની ગણતરી કલાકોમાં કરવામાં આવે છે. ટૂંકા ગાળાની યોજનાઓમાં, સૌથી મહત્વપૂર્ણ દૈનિક યોજના છે. તેમાં એક ડઝનથી વધુ સમસ્યાઓ શામેલ નથી, જેમાંથી ત્રીજા સ્થાને મુખ્ય છે, જે પ્રથમ સ્થાને હાથ ધરવામાં આવે છે. આ વસ્તુઓ, તેમજ સૌથી અપ્રિય રાશિઓ, સામાન્ય રીતે દિવસના પહેલા ભાગમાં (સવારે) આયોજન કરવામાં આવે છે. આ તેમને સાંજ સુધીમાં પૂર્ણ કરવાની મંજૂરી આપે છે. દૈનિક યોજનામાં, સમાન કાર્યોને બ્લોકમાં જૂથબદ્ધ કરવામાં આવે છે, જે નોંધપાત્ર રીતે સમય બચાવે છે અને તમને એક કાર્યથી બીજા કાર્યમાં જમ્પ કરવાનું ટાળવા દે છે.

દૈનિક યોજનામાં વિરામને પણ ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે. તેઓ વ્યક્તિના પ્રદર્શન અને કાર્યકારી દિવસની શરૂઆતથી પસાર થયેલા સમયના આધારે નક્કી કરવામાં આવે છે. કામકાજના દિવસની શરૂઆતથી વધતા સમય સાથે થાક વધે છે; સ્વાભાવિક રીતે, આ મેનેજર અથવા નિષ્ણાતની ઉત્પાદકતા ઘટાડે છે.

આધુનિક વિશ્વમાં, જ્યારે દૈનિક યોજનાઓ વિકસાવીએ છીએ, ત્યારે અમે ધ્યાનમાં લઈએ છીએ વિશિષ્ટતાવ્યક્તિગત બાયોરિધમ્સ . કાર્યકારી દિવસની યોજના બનાવવી જરૂરી છે જેથી "પીક પર્ફોર્મન્સ" દરમિયાન સૌથી મુશ્કેલ કલાકો આવે. "લાર્ક્સ" માટે આ "શિખર" સવારના કલાકોમાં છે, "કબૂતર" કામકાજના દિવસની મધ્યમાં સૌથી વધુ સક્રિય હોય છે, અને "ઘુવડ" સાંજે સૌથી વધુ સક્રિય હોય છે.

તમામ આયોજન તકનીકો અને પદ્ધતિઓનું જ્ઞાન તમને કાર્યની જટિલતા, મુશ્કેલી, જવાબદારી, કામકાજના દિવસની અંદરના તણાવના આધારે કાર્યોને યોગ્ય રીતે વિતરિત કરવા અને તેમને શ્રેષ્ઠ રીતે વૈકલ્પિક કરવાની મંજૂરી આપે છે.

દૈનિક યોજનાને રેકોર્ડ કરવા માટેનો શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ તેને લેખિતમાં રજૂ કરવાનો છે. આ તમને તેમાં સમાવિષ્ટ કાર્યોને અવગણવા દેતું નથી, તમારી યાદશક્તિને અનલોડ કરે છે, તમને શિસ્ત આપે છે અને તમારા કાર્યને વધુ કેન્દ્રિત બનાવે છે. રેકોર્ડનો ઉપયોગ કરીને યોજનાના અમલીકરણનું વિશ્લેષણ કરવું પણ સરળ છે.

યોજનાનો વિકાસ (રેખાંકન) ઘણા તબક્કામાં આગલી રાતે થાય છે: કાર્યો ઘડવામાં આવે છે (માસિક અથવા દસ-દિવસની યોજનામાંથી સ્થાનાંતરિત, પાછલા દિવસની યોજનામાંથી સ્થાનાંતરિત, તારીખ સુધી વણઉકેલાયેલ), ઉકેલવા માટે જરૂરી કામના કલાકો. તેમને નિર્ધારિત કરવામાં આવે છે, તાકીદની સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરવાની જરૂરિયાતના કિસ્સામાં "વિંડોઝ" છોડી દેવામાં આવે છે, કામના દરેક કલાક પછી 5-10-મિનિટના વિરામની યોજના બનાવો અને પ્રાથમિકતાવાળા કાર્યોને હાઇલાઇટ કરો.

અચાનક ઉદ્ભવતા નવા સંજોગોને ધ્યાનમાં રાખીને, સચિવ સાથે સવારે મેનેજરની કાર્ય યોજનાની સ્પષ્ટતા કરવામાં આવે છે. સામાન્ય રીતે, દૈનિક યોજના લવચીક હોવી જોઈએ, તે જ સમયે તે લોકોને આમંત્રિત કરવા સંબંધિત નિયમોનું સ્પષ્ટપણે પાલન કરવું જોઈએ (મુલાકાતીઓ, મીટિંગ્સ યોજવી, વગેરે).

વિષય પર સંક્ષિપ્ત તારણો

કાર્યકારી સમય એ ઉત્પાદનનું સૌથી મહત્વપૂર્ણ પરિબળ છે, જેનો સાવચેતીભર્યો ઉપયોગ ભારે અસર કરી શકે છે. પરંતુ કામના સમય પ્રત્યેનું આ વલણ તેના ખર્ચના માળખાના ઊંડા અભ્યાસ અને ન વપરાયેલ અનામતની ઓળખ પર આધારિત છે.

કામકાજના સમયના ખર્ચનું વિશ્લેષણ ટાઈમકીપિંગ અને કામના સમયના ફોટોગ્રાફ્સનો ઉપયોગ કરીને હાથ ધરવામાં આવે છે, જેને ઘણીવાર સમય નિદાન કહેવામાં આવે છે, જે નોંધપાત્ર નુકસાનને ઓળખવાનું અને તેના ઉપયોગને સુધારવાની રીતો ઓળખવાનું શક્ય બનાવે છે.

કાર્યકારી સમયના ઉપયોગને સુધારવામાં મોટી ભૂમિકા તેના આયોજનને આપવામાં આવે છે, જે મેનેજરના મુખ્ય કાર્યોમાંનું એક છે. તે કાર્યકારી સમયનું આયોજન છે જે મેનેજરને મુખ્ય કાર્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે, મુખ્ય કાર્યોને ઉકેલવા માટેની સમયમર્યાદા અને સમયને ધ્યાનમાં લેતા.

પર્ફોર્મર્સ અને મેનેજરોના કામના સમયનું માનકીકરણ અને આયોજન તેના ઉપયોગની કાર્યક્ષમતામાં નોંધપાત્ર વધારો કરે છે અને વિભાગોના અંતિમ પરિણામો પર શ્રેષ્ઠ અસર કરે છે.

શું તમે જાણો છો કે પ્લાનિંગ શું છે અને પ્લાન બનાવવો કેટલું જરૂરી છે? એવું માનવામાં આવે છે કે જ્યારે તમે તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન અને આયોજન કરવામાં થોડો સમય ફાળવો છો, ત્યારે તમે ઘટનાઓના સારા સંકલન અને સમસ્યાઓના ઉકેલના યોગ્ય ક્રમને કારણે અનેક ગણો વધુ સમય બચાવો છો. નિઃશંકપણે, આયોજન સતત લાભ અને લાભ લાવે છે.

સમગ્ર સંસ્થાઓના સ્કેલ પર જાણીતા આંકડા છે, જે મુજબ વૈજ્ઞાનિકોએ શોધી કાઢ્યું છે. જે કંપનીઓ વ્યૂહાત્મક આયોજનમાં જોડાય છે તે લાંબા ગાળે વધુ સફળ અને નાણાકીય રીતે તેમના સ્પર્ધકો કરતાં વધુ સમૃદ્ધ હોય છે જેઓ વ્યૂહાત્મક આયોજનમાં જોડાતા નથી. દિવસનું આયોજન એ આવશ્યકપણે સમાન આયોજન છે, પરંતુ વ્યૂહાત્મક સ્તરે. આયોજન એ કોઈપણ આધુનિક સફળ વ્યક્તિના લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટેનું એક શક્તિશાળી સાધન છે. તેથી, આયોજનના મુખ્ય ફાયદાઓ અહીં છે:

શા માટે તમારે આયોજનની જરૂર છે?

1. વર્કડે પ્લાન. કંઈપણ ધ્યાન વિના છોડવામાં આવશે નહીં.

કમનસીબે, આપણું મગજ આપણા કામમાં એક શક્તિશાળી સાધન હોવા છતાં, આપણી યાદશક્તિ ખૂબ જ મર્યાદિત છે. સારી મેમરી ધરાવતા લોકો છે, અને ખરાબ મેમરી ધરાવતા લોકો છે. યાદશક્તિ વિકસાવી શકાય છે. પરંતુ જ્યારે ઘણી બધી બાબતો કરવાની હોય છે, ત્યારે કેટલીક બાબતો આપણા ધ્યાનથી છટકી શકે છે. અને શેતાન, જેમ આપણે જાણીએ છીએ, વિગતોમાં છે.

વૈજ્ઞાનિકો માને છે કે માનવ મગજ, સરેરાશ, સાત વસ્તુઓને ધ્યાનમાં રાખવા માટે સક્ષમ છે (વત્તા અથવા ઓછા બે). તદુપરાંત, આ એક ખૂબ જ આશાવાદી આકારણી છે.

આપણે કંઈપણ ભૂલીશું નહીં તે ઉપરાંત, આપણે આપણી જાતને તાણથી પણ મુક્ત કરીએ છીએ - આપણે ચિંતા કરવાનું બંધ કરીએ છીએ અને પ્રશ્ન પૂછીએ છીએ "શું મેં આજ માટે બધું કર્યું છે?" અંગત રીતે, હું હાલમાં મારા પ્લાનરમાં પ્લાનરનો ઉપયોગ કરીને આ લેખ લખી રહ્યો છું.

2. આયોજન પર સમય વિતાવવો તમને વધુ કાર્ય કરવામાં મદદ કરશે.

આયોજનનો લાભસ્પષ્ટ જ્યારે તમે બધા કામનો અગાઉથી વિચાર કરો છો, તો એક તરફ, કામ દરમિયાન તમે તેનાથી વિચલિત થતા નથી. બીજી બાજુ, તમારી પાસે વધુ સમય છે, જે તમે કાં તો વધારાના કામ પર ખર્ચી શકો છો અથવા તમે કામ વહેલું છોડી શકો છો. બંનેનો અનિવાર્યપણે અર્થ થાય છે ઉત્પાદકતામાં વધારો. એવું માનવામાં આવે છે કે સવારની કોફીના કપ સાથે દિવસની યોજના બનાવવામાં 10 મિનિટથી વધુ સમય લાગતો નથી. અને સમય બચત ઓછામાં ઓછા બે કલાક છે. એક મહિના દરમિયાન, આ કામના 40 કલાક સુધી બચાવી શકે છે, જે સંપૂર્ણ પૂર્ણ-સમયના કાર્ય સપ્તાહની સમાન છે.

3. તમારા કામના દિવસનું આયોજન તમને પ્રાથમિકતા આપવામાં મદદ કરે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, આજે મેં પ્રથમ બે લેખો લખ્યા, જેના માટે મને દરેક માટે 1000 રુબેલ્સ ચૂકવવામાં આવશે. પછી મેં એક રસપ્રદ વિષય પર એક સામાન્ય લેખ લખ્યો અને તમે વાંચી રહ્યા છો તે પ્રકાશન પર પણ મેં સમય પસાર કર્યો. આ તમામ કામ પ્રાથમિકતાની યાદીમાં છે. મારી પાસે દિવસ માટે સ્પષ્ટ કાર્ય યોજના હોવાથી, હું બિન-પ્રાથમિક કાર્યોમાં સમય બગાડતો નથી. પરિણામે, મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ ભૂલી અથવા પછી સુધી મુલતવી રાખવામાં આવશે નહીં. ચાલો આપણી જાત સાથે પ્રમાણિક રહીએ. અમે ઘણી વાર મહત્વપૂર્ણ બાબતોને પછીથી, આવતીકાલ સુધી મુલતવી રાખીએ છીએ. એટલે કે, આપણામાંના ઘણા વિલંબથી પીડાય છે.

4. દિવસનો પ્લાન રાખવાથી તણાવ અને સમયમર્યાદામાં રાહત મળે છે

આયોજનના ફાયદાતે એ હકીકતમાં પણ રહેલું છે કે આપણે એ હકીકત વિશે ચિંતા કરવાનું બંધ કરીએ છીએ કે આપણે આજે અગમ્ય રીતે મોટી સંખ્યામાં વસ્તુઓ કરવાની જરૂર છે જે ગઈકાલે થવી જોઈતી હતી. તમે કામની શક્ય રકમ પસંદ કરો છો અને દરરોજ કામ કરો છો, જે તમને સમયમર્યાદા અને અનંત તણાવને સંપૂર્ણપણે ટાળવા દે છે કારણ કે તમારી પાસે કંઈક કરવા માટે સમય નથી. પરિણામે, વર્કફ્લો અનુમાનિત અને વ્યવસ્થિત બને છે.

તમે વિશે સાંભળ્યું છે? સારમાં, તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવાથી તમે આ સિદ્ધાંતનો તમારા ફાયદા માટે ઉપયોગ કરી શકો છો, જેનો અર્થ છે કે તમે અનેકગણી વધુ સિદ્ધિ મેળવી શકો છો. અમે ફક્ત સૌથી મહત્વપૂર્ણ દાલા પહેલા કરીએ છીએ, કારણ કે ... અમારી પાસે ઇરાદાપૂર્વકની યોજના છે. પછી તમે ગૌણ કાર્યો કરી શકો છો અથવા તેમને સંપૂર્ણપણે અવગણી શકો છો. તમારા દિવસની યોજના બનાવો અને તેને આદત બનાવો, પરંતુ અન્ય લોકો માટે પ્રયાસ કરો. આ ખાસ કરીને નવા અને જટિલ પ્રોજેક્ટ્સ માટે સાચું છે.

ઘણી વાર તમે એવા લોકોને મળી શકો છો જેઓ સતત ફરિયાદ કરતા હોય છે, એમ કહીને કે તેમની પાસે બહુ ઓછો ખાલી સમય છે, બધું મિનિટે મિનિટે સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે છે. તે રસપ્રદ બને છે: લોકો સમયની અછત વિશે ફરિયાદ કરવામાં સક્ષમ હતા, પરંતુ આરામ કરવા માટે અડધો કલાક શોધવાનો કોઈ રસ્તો નહોતો. તે અમુક પ્રકારનો પડઘો બનાવે છે, બરાબર ને? હા, કેટલીકવાર આપણે ખરેખર વ્યસ્ત હોઈએ છીએ અને પોતાને કામથી દૂર પણ કરી શકતા નથી, અમે બધું પૂર્ણ કરવા માંગીએ છીએ, અમે મહિના માટેનું સમયપત્રક ઝડપથી પૂર્ણ કરવાનો પ્રયાસ કરીએ છીએ. અને કેટલીકવાર લોકો તેમના પોતાના સમયનું યોગ્ય રીતે સંચાલન કેવી રીતે કરવું તે જાણતા નથી, જે રીતે, તેનું વજન સોનામાં મૂલ્યવાન છે. ચાલો તમારા કામકાજના દિવસના આયોજન વિશે વાત કરીએ.

શા માટે આપણી પાસે વારંવાર સમયનો અભાવ હોય છે?

અસ્થાયી સંસાધનોની અછત લગભગ દરેક જગ્યાએ મળી શકે છે. ઘણી વાર આપણે એક વસ્તુ કરી શકીએ છીએ, પરંતુ બીજું કરવામાં સંપૂર્ણપણે નિષ્ફળ જઈએ છીએ. કેવી રીતે બનવું? શા માટે હંમેશા સમયનો અભાવ હોય છે?

1. ધસારો.તેની ગેરહાજરીનું એક મુખ્ય કારણ સતત ધસારો છે. તે સાચું છે, જો તમે ક્યાંક પહોંચવાની ઉતાવળમાં છો, તો સમય કોઈનું ધ્યાન ન જાય, પરંતુ વાસ્તવમાં, તમે ખરેખર કંઈપણ સમાપ્ત કરવામાં મેનેજ કરી શક્યા નથી. લોકો ભૂલી ગયા છે કે સમયનો ટ્રેક રાખવા અને તેનું યોગ્ય આયોજન કરવા માટે માપવામાં આવેલ અભિગમ અપનાવવો એ શ્રેષ્ઠ સ્માર્ટ ચાલ છે.
2. ઉતાવળે નિર્ણય લેવો.એવું લાગે છે કે કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે પૂરતો સમય છે, પરંતુ હજી પણ કંઈક ખોટું છે. હકીકત એ છે કે કેટલીકવાર તમે એવા લોકોને મળી શકો છો જેઓ વિચારતા નથી અને તરત જ સ્થળ પર છે. ઘણીવાર આવી અસ્તવ્યસ્ત ક્રિયાઓ સંપૂર્ણપણે અણધારી હોય છે. અને તે ખૂબ જ ખરાબ છે. નિર્ણય લેવામાં ઉદાસીન રહેવું એ ખૂબ જ ખરાબ વર્તન છે. તેથી જ અમને લાગે છે કે લગભગ કોઈ સમય નથી, કારણ કે આપણે આ નક્કી કરવાની જરૂર છે, ત્રીજો, દસમો - બીજે ક્યાં!
3. કરવા માટે ખૂબ.ઘણીવાર લોકો મોટી સંખ્યામાં કાર્યો કરે છે જે તેઓ તરત જ કરવા માંગે છે, પરંતુ તે જ સમયે કંઈપણ ખરેખર કામ કરતું નથી. એવું લાગે છે કે ત્યાં કામ છે, પરંતુ તેમાં એટલું બધું છે કે તેનો સામનો કરવો ફક્ત અશક્ય છે. સમયની આપત્તિજનક અભાવ છે, તમારે મહત્તમ બધું કરવાની જરૂર છે: સુંદર, સંપૂર્ણ, સમયસર. એક વ્યક્તિ ગભરાવાનું શરૂ કરે છે, તે હકીકત વિશે પોતાને માટે એક મિલિયન "બહાના" સાથે આવે છે કે ત્યાં ઘણું કામ છે, ત્યાંથી પુષ્ટિ થાય છે કે સમય વેડફાયો હતો અને તેની પાસે તેની ખૂબ જ ટૂંકી છે.
4. મહત્વ દ્વારા કેસોની રેન્કિંગનું ઉલ્લંઘન.કેટલાક લોકો નીચે મુજબ કાર્ય કરે છે: તેઓ જે અગ્રતા હોય તેવું લાગે છે તે લે છે, પરંતુ આ કાર્ય કરવું નાસપતી પર તોપ મારવા જેટલું સરળ છે, એટલે કે. તમે થોડી વાર પછી તેનો સામનો કરી શકો છો. તેથી, સૌથી મહત્વપૂર્ણ, નોંધપાત્ર અને ગંભીર ક્ષણોને પાછળથી મૂકીને, લોકો જે સરળ છે તે કરે છે. કામકાજના દિવસના અંતે સૌથી મુશ્કેલ ભાગ છે. સ્વાભાવિક રીતે, ત્યાં પૂરતો સમય રહેશે નહીં. એટલા માટે તમારે ઉલટા ક્રમમાં શરૂઆત કરવી જોઈએ, જેથી સમયની કોઈ અછત ન રહે: પહેલા સૌથી મુશ્કેલ, અને પછી અંતે સરળ.
5. દિવસની ખોટી શરૂઆત.હા, તે તમારો આખો દિવસ પણ બગાડી શકે છે. એવું લાગે છે કે આ યોજનાઓને કેવી રીતે અસર કરી શકે છે? ખૂબ જ સરળ! ઉદાહરણ તરીકે, તમે જાગી ગયા, તમારો નાસ્તો બળી ગયો, કૂતરાએ તમારી નોટબુક ચાવ્યું, અને તમારા પુત્રએ શાળાએ જવાનો ઇનકાર કર્યો. શું તમને લાગે છે કે આ પછી તમને ઉત્સાહ સાથે કામ કરવાની ઇચ્છા થશે? અલબત્ત નહીં. તદુપરાંત, તમે ક્ષણમાં વિલંબ કરશો, ખૂબ લાંબા સમય સુધી વિચારો, પ્રતિક્રિયા અવરોધિત થઈ જશે, ઊંઘની જંગલી ઇચ્છા દેખાશે, અને મગજમાં વિવિધ વિચારો આવશે, ફક્ત તમને ગંભીર બાબતોથી વિચલિત કરવા માટે. તેથી જ, અંતે, કાર્યકારી દિવસનું આયોજન અને યોગ્ય રીતે આયોજન કરવા માટે ભયંકર રીતે પૂરતો સમય નથી.

દિવસની શરૂઆતમાં જ આયોજન માટેના મૂળભૂત નિયમો

સમગ્ર દિવસ માટે મહાન મૂડ.તેઓ જે કહે છે તે સાચું છે, પછી ભલે તમે ગમે તે પગે ઉભા થાઓ, આખો દિવસ આમ જ જશે. જો તમે સવારે સારા મૂડમાં છો, તો હકારાત્મક લાગણીઓનો ચાર્જ તમને રાહ જોશે નહીં. જેઓ છટાદાર મૂડમાં હોય છે તેઓ તરત જ સફળતા પ્રાપ્ત કરે છે. એક મહાન મૂડમાં જાગવાની આદત બનાવો જેથી કોઈ અને કંઈપણ તમારા માટે તેને બગાડે નહીં. તમે તમારા દિવસની શરૂઆત ત્રણ મહત્વપૂર્ણ પ્રશ્નોથી પણ કરી શકો છો જેને એક દિવસમાં ઉકેલવાની જરૂર પડશે:

• આજે મને મારા નિર્ધારિત ધ્યેયની નજીક કેવી રીતે લાવી શકે છે?
• આજે સૌથી વધુ આનંદ મેળવવા મારે શું કરવાની જરૂર છે?
• આ મનની સ્થિતિમાં મારા પોતાના શરીરને હંમેશા જાળવી રાખવા માટે મારે શું કરવાની જરૂર છે?

સારો હાર્દિક નાસ્તો અને કોઈ ઉતાવળ નથી. 90% લોકો માત્ર એટલા માટે ખુશ છે કારણ કે તેમની પાસે તે ચુસ્તપણે કરવાની તક છે, ક્યાંય પણ ઉતાવળ કર્યા વિના. મારા પર વિશ્વાસ કરો, નવા દિવસની આવી શરૂઆત તમને બાકીના દિવસ માટે જાગૃત કરે છે, પણ તમને અવર્ણનીય લાગણીઓથી પણ ચાર્જ કરે છે. સારી રીતે ખાવા માટે અને ઉતાવળમાં ન હોવા માટે, તમારે ફક્ત વહેલા સૂવા જવાની જરૂર છે. આ સફળતાનું મુખ્ય રહસ્ય છે અને કાર્યકારી દિવસનું આયોજન કરવાની વિશેષતા છે.

કામ તે જ સમયે શરૂ થાય છે.તમારા કામના શેડ્યૂલનું શક્ય તેટલું ચોક્કસ આયોજન કરવા અને તમારા દિવસની સફળતાપૂર્વક શરૂઆત કરવા માટે, તમારે તમારી સવારની શરૂઆત તે જ સમયે કરવાની જરૂર છે. શરીર ધીમે ધીમે શિસ્તબદ્ધ બને છે, અને પછી તે તમને તે માટે ટેવાયેલું છે તે પણ પૂછશે. કામ માટે પણ તે જ છે: તમારા શરીરને સમજાવવાનો પ્રયાસ કરો કે મગજની પ્રવૃત્તિ અને કામની હલચલ કયા સમયે શરૂ થવી જોઈએ જેથી તે તૈયાર થઈ જાય. થોડા સમય પછી, તે પોતે સક્રિય થવાનું શરૂ કરશે અને કાર્યકાળની શરૂઆત માટે પૂછશે.

કામ પહેલાં કોઈ બિનમહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ.ઘણી વાર, ઘણા કંઈપણ કરવા તૈયાર હોય છે, માત્ર મુખ્ય વસ્તુ નથી. જેથી કરીને આવી કોઈ બિલ્ડ-અપ ન થાય અને તમે તરત જ વ્યવસાયમાં ઉતરી શકો, તમારી જાતને "સ્ટોપ" કહેવાનું ભૂલશો નહીં. દિવસનું આયોજન તરત જ ખોટું થઈ જાય છે કારણ કે વ્યક્તિ મુખ્ય કાર્યોમાં ભાગ લેવાનું શરૂ કરે છે. પરિણામે, જે બધું પ્રાધાન્ય આપવામાં આવ્યું હતું તે માત્ર અડધું જ થયું. પહેલા ખૂબ જ જરૂરી છે તે બધું પૂર્ણ કરવાનો પ્રયાસ કરો, અને પછી જ નાની સમસ્યાઓ હલ કરો.

70/30 સિદ્ધાંત.તમારા સ્ટેટમેન્ટમાં 70% માહિતી શામેલ કરવાની ખાતરી કરો: આમાં ચોક્કસ સમય, તમે બરાબર શું કરશો અને ક્યારે સુધીનો સમાવેશ થાય છે. 30% તમારા માથામાં રહે છે: ઉદાહરણ તરીકે, તમારે જ્યાં મળવાની જરૂર છે તે સ્થાન અથવા કોઈ મિત્રનું નામ કે જેને તમારે સંદેશ મોકલવાની જરૂર છે. નર્વસ સિસ્ટમને હંમેશા ઓવરલોડથી શક્ય તેટલું સુરક્ષિત રાખવું જોઈએ. જો તમે તમારી નોટબુકમાં તમને જોઈતી દરેક વસ્તુ 100% લખો, તો તમારું મગજ શાબ્દિક રીતે ઉકળી શકે છે. તેથી, તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવા માટે ચોક્કસ સીમાઓ નક્કી કરો.

દિવસના મધ્યમાં આયોજન માટેના મૂળભૂત નિયમો

કામ માટે તૈયારી.ચાલો કહીએ કે તમારી પાસે એક મોટું ટેબલ છે, જેના પર, હકીકતમાં, બધા કામ પૂરજોશમાં છે. પ્રથમ વસ્તુ એ છે કે તેમાંથી તમામ બિનજરૂરી કાગળો અને અન્ય વસ્તુઓ દૂર કરવી. ટેબલ પર તમારે પહેલા જે જોઈએ છે તે જ છોડી દો. તમારી સામે વધારાની માહિતી કંઈપણ સારી તરફ દોરી જશે નહીં અને ફક્ત તમારા સમયનો વપરાશ કરશે. કામ કરવા માટે તૈયાર કરો જેથી બધું દોષરહિત રીતે તૈયાર થાય.

સમયમર્યાદા સુયોજિત કરી રહ્યા છીએ.તમને સોંપાયેલ કાર્ય સમયમર્યાદામાં પૂર્ણ થવું જોઈએ, જેની તમારે ફક્ત ચર્ચા કરવી જ જોઈએ. તમારી તરફેણમાં કાર્ય કરો અને સમય માટે "સોદો" કરો જેથી તમે અને કાર્ય સોંપનાર બીજી વ્યક્તિ બંને શક્ય તેટલી આરામદાયક હોય. જો તમે તમારા પોતાના સમયનું આયોજન કરવા સક્ષમ બનવા માંગતા હો, તો તમે કાર્યોને હલ કરવા અને તેને પૂર્ણ કરવા માટે સમયમર્યાદા નક્કી કર્યા વિના કરી શકતા નથી. જો તમને લાગે કે તમે કામનો સામનો કરી શકતા નથી, તો થોડો વધુ સમય માટે પૂછો, તેને અનામત રહેવા દો. ચાલો કહીએ કે તમારે એક રસપ્રદ પ્રોજેક્ટ તૈયાર કરવાની જરૂર છે, જે હકીકતમાં એક મહિના કરતાં થોડો વધુ સમય લેશે. અનામત સાથે સમય લઈને 1.5-2 મહિનાનો સમયગાળો સેટ કરો.

તમામ "તાકીદની" બિન-આવશ્યક સમસ્યાઓનો ઇનકાર.અણધાર્યા પરિસ્થિતિઓ ઘણીવાર થાય છે, તેમના પર ધ્યાન ન આપવું તે ફક્ત અશક્ય છે. પરંતુ કેટલીકવાર તાકીદની સમસ્યાઓ એટલી નજીવી હોય છે કે તેઓ વધુ ગંભીર અને વૈશ્વિક મુદ્દાઓ ઉકેલાય ત્યાં સુધી રાહ જોઈ શકે છે, જેના પર તમે કામ કરી રહ્યા છો. બધું, અલબત્ત, સંજોગો પર આધાર રાખે છે, પરંતુ તમારા આયોજનને યોગ્ય રીતે અને કુનેહપૂર્વક નકારવામાં સક્ષમ બનીને આદર કરો કે જે સંપૂર્ણપણે તાકીદના નથી.

વિરામ મહત્વપૂર્ણ છે.વિરામ વિના કામ કરવું એ ખૂબ જ ખોટી વાત છે. કોઈ પણ સંજોગોમાં, વિરામ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે અને શરીરને આરામ કરવા દેવા માટે જરૂરી છે. તમારી કાર્ય પ્રવૃત્તિઓના સમયગાળામાં સામયિકતા જાળવો, જ્યારે તમને લાગે કે તમને વિરામની જરૂર છે ત્યારે ઓછામાં ઓછી થોડી મિનિટો માટે નિયમિતપણે રોકો. કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવાનો અર્થ એ નથી કે માત્ર સતત કામ કરો, અથાક. યોજનામાં બધું એકસાથે શામેલ છે: પ્રવૃત્તિ અને આરામ બંને.

દરેક વસ્તુ તેનું સ્થાન પસંદ કરે છે.અહીં બધું ખૂબ જ સરળ છે: કંઈક સાથે કામ કર્યા પછી, ઑબ્જેક્ટને તેની જગ્યાએ મૂકવાનું ભૂલશો નહીં. વસ્તુ હંમેશા જ્યાંથી લેવામાં આવી હતી ત્યાં જ પરત ફરવી જોઈએ. આ રસપ્રદ અભિગમ ભવિષ્યના કાર્યમાં સમય બચાવવામાં મદદ કરશે; તમને જે જોઈએ છે તે શોધવામાં તમે ઘણા કલાકો પસાર કરશો નહીં, કારણ કે જરૂરી વસ્તુ તેની જગ્યાએ લાંબા સમયથી છે.

કેસની સરળ સમાપ્તિ.એકવાર તમે સમાપ્તિ રેખા જોશો પછી બધું છોડશો નહીં. જે પણ શરૂ થાય છે તે હંમેશા અંત સુધી પૂર્ણ થવી જોઈએ. તદુપરાંત, સમાપ્તિ રેખા ધીમી હોવી જોઈએ, સરળ અભિગમ સાથે. જો તમે અચાનક બધું ફેંકી દો, તો તેમાંથી કંઈ સારું આવશે નહીં. જ્યારે દરેક કાર્ય કાળજીપૂર્વક પૂર્ણ કરવામાં આવે ત્યારે કાર્યકારી દિવસનું આયોજન આદર્શ માનવામાં આવે છે, અને પરિણામે નાના તારણો કાઢવામાં આવે છે.

ઉપયોગી મિનિટ.જો તમારી પાસે આખા દિવસ દરમિયાન મફત મિનિટ હોય, તો તેને બગાડો નહીં. તેના બદલે, તમારું આયોજન ખોલો અને વિચારો કે તમારે હજુ શું કરવાનું છે, તમે કાર્યને કેવી રીતે હાથ ધરશો વગેરે વગેરે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, મનોરંજક પ્રવૃત્તિઓ સાથે બિનઆયોજિત ખાલીપણું ભરીને તમારા મફત સમયનો સારો ઉપયોગ કરો.

1 કલાક - તમારા માટે, તમારા પ્રિયજન માટે.તમારા વ્યસ્ત કાર્ય શેડ્યૂલ વચ્ચે, જે કલાક દ્વારા સુનિશ્ચિત થયેલ છે, તમારા પ્રિયજન માટે સમય કાઢવાની ખાતરી કરો. આને "બંધ" કલાક કહેવામાં આવે છે, જ્યારે વ્યક્તિ પોતાની જાતને કોઈપણ વ્યવસાયથી અલગ રાખે છે, પછી ભલે તે ગમે તેટલી જરૂરી હોય, અને કોઈપણ સમય પસાર કરવા માટે વ્યક્તિગત સમયનો ઉપયોગ કરે. શું તમે ખાવા માંગો છો? સરસ, આખો કલાક આપો. માત્ર નિદ્રા લેવા માંગો છો? શા માટે સૂઈ જાઓ અને તમારી શક્તિ પાછી મેળવશો નહીં? વ્યક્તિને તેના વિચારો એકત્રિત કરવા અને કામ ચાલુ રાખવા માટે માત્ર 1 કલાકની જરૂર છે.

યોજનાઓનું પુનઃચકાસણી.કાર્યકારી દિવસની સાંકળ અનુસાર રચના કરવા માટે, ભૂલશો નહીં કે તમારી જાતને બે વાર તપાસવું પણ જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, કામકાજના દિવસના અંતે તમે મૂંઝવણમાં પડી શકો છો અને કેટલીક બાબતોને સમજવાનું બંધ કરી શકો છો. તેથી, હંમેશા તમારી જાતને બે વાર તપાસો કે તમે જે યોજના ઘડી છે તે પ્રમાણે બધું બરાબર થઈ રહ્યું છે.

દિવસના અંતે આયોજન માટેના મૂળભૂત નિયમો

પૂર્વવત્ - પૂર્ણ. હવે તમે તે ક્ષણો પર આગળ વધી શકો છો જેને તમે હજી સુધી સ્પર્શ કર્યો નથી, પરંતુ તે જાણતા હતા કે તે કરવું એ નાશપતીનો તોપ મારવા જેટલું સરળ હતું. કાર્યનો મુખ્ય પ્રવાહ પૂર્ણ કર્યા પછી, તરત જ ઉકેલી શકાય તેવા ગૌણ કાર્યો તરફ આગળ વધવાની ખાતરી કરો. તમે જુઓ, દિવસ સૌથી મુશ્કેલ અને મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ સાથે શરૂ થાય છે, અને નાના, પરંતુ સ્પષ્ટ રીતે ચલાવવામાં આવેલી ક્ષણો સાથે સમાપ્ત થાય છે.

બીજા દિવસનું આયોજન. તમારો દિવસ સમાપ્ત કરતી વખતે અને નવો દિવસ શરૂ કરતી વખતે કદાચ સૌથી મૂળભૂત બાબત છે. આવતીકાલે તમારા કામકાજના દિવસ વિશે વિચારો, પહેલા જે કરવાની જરૂર છે તે બધું લખો અને પછી જ વધારાના મુદ્દાઓ દાખલ કરો. અને સામાન્ય રીતે, તમને બધું અગાઉથી કરવાની આદત દો, એટલે કે, સૂતા પહેલા તમારા કામના દિવસનું આયોજન કરો, જેથી સવારે બધું તૈયાર થઈ જાય.

સક્રિય જીવનશૈલીનું મહત્વ

માર્ગ દ્વારા, તંદુરસ્ત જીવનશૈલી જીવવી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે જેથી બધું ક્રમમાં હોય. તમે જુઓ, તમારા કામકાજના દિવસના આયોજનમાં પણ, રમતગમત તમને જીવવામાં અને સફળતા તરફ આગળ વધવામાં મદદ કરે છે. તમારા જીવનમાં ફિટનેસનો સમાવેશ કરીને, તમે હંમેશ માટે અસ્વસ્થતા અનુભવી શકો છો અને અનિયમિત શેડ્યૂલ ધરાવી શકો છો. જેમ તેઓ કહે છે, રમત દરેક અર્થમાં વ્યક્તિને શિસ્ત આપે છે. તમારા કામકાજના દિવસનું આયોજન હવે માત્ર એક સુખદ આદત જ નહીં, પણ જીવનનો એક અભિન્ન ભાગ પણ બની જશે, જેના વિના આગળ વધવું અશક્ય છે.

તમે જોશો કે દરેક વ્યક્તિ માટે તેમના સમયનું આયોજન કરવું કેટલું સરળ અને સરળ છે. તે ફક્ત એક કાર્ય યોજના દોરવા માટે પૂરતું છે જે મુજબ તમે આગળ વધશો. ઉપરોક્ત તમામ મુદ્દાઓનું પાલન કરવાની ખાતરી કરો, તેઓ પહેલેથી જ વ્યવહારમાં પરીક્ષણ કરવામાં આવ્યા છે. પદ્ધતિઓની અસરકારકતા 100% છે. તમારા કામના દિવસની શક્ય તેટલી સચોટ યોજના બનાવો, સારા મૂડમાં જાગો, સવારે તમારી જાતને ઉર્જાથી રિચાર્જ કરો અને તમારા શરીરને થાક અને વધારે કામ ન થવા દો.