સત્તાવાર પત્રના નમૂનાનું યોગ્ય લેખન. ઇમેઇલ દ્વારા વ્યાપાર પત્રવ્યવહાર માટેના નિયમો

સત્તાવાર પત્ર એ એક દસ્તાવેજ છે જે વ્યવસાયિક સંચારનો અભિન્ન ભાગ છે. મોટેભાગે તે પોસ્ટલ સેવા દ્વારા પ્રસારિત થાય છે અને માહિતીની આપલે કરવાની એક વિશેષ રીત તરીકે સેવા આપે છે.

મૂળભૂત ખ્યાલો

વિવિધ આર્થિક અથવા ઉત્પાદન મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર જરૂરી છે. તેની સહાયથી, સાહસો અને સંસ્થાઓ બાહ્ય વાતાવરણ સાથે વાતચીત કરે છે: ભાગીદારો, ગ્રાહકો અથવા સરકારી એજન્સીઓ. સામાન્ય રીતે આ માટે સર્વિસ લેટરનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

આ લેખિત દસ્તાવેજનું સામાન્ય નામ છે, જે આ હોઈ શકે છે:

• અગાઉ પ્રાપ્ત થયેલા સંદેશાઓ અથવા વિનંતીઓનો જવાબ આપવો;
• અન્ય દસ્તાવેજો અથવા સામગ્રીઓ સાથે સરનામાંને મોકલેલ સાથેનો કાગળ;
• એક પહેલ પત્ર, એવા કિસ્સાઓમાં જ્યાં સંચારની બીજી પદ્ધતિ અશક્ય છે.

સૂચિબદ્ધ દરેક વિકલ્પોની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે. તેમ છતાં, ત્યાં સામાન્ય નિયમો છે જે અનુસાર કોઈપણ સત્તાવાર પત્ર સામાન્ય રીતે દોરવામાં આવે છે. આ સમજી શકાય તેવું છે, કારણ કે તે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર સાથે છે, ઉદાહરણ તરીકે, મોટાભાગે મોટાભાગના વ્યવહારોનો નિષ્કર્ષ શરૂ થાય છે. યોગ્ય રીતે એક્ઝિક્યુટ કરેલ દસ્તાવેજ ભાવિ સંભવિત ભાગીદાર વિશે પ્રાપ્તકર્તા પર અનુકૂળ છાપ બનાવી શકે છે.

વ્યવસાયિક પત્રોના પ્રકાર

સેવા પત્રમાં જે માહિતી છે તેના આધારે, તે આ હોઈ શકે છે:

1. સાથ આપે છે. કિસ્સામાં જ્યારે તેમાં એક સંદેશ હોય છે જે જણાવે છે કે તેના માટે એક એપ્લિકેશન પેકેજ છે.
2. દંભી. એટલે કે, તે ચોક્કસ પરિસ્થિતિ (દાવો) સાથે અસંતોષ વ્યક્ત કરે છે.
3. ઉપદેશક. ટેક્સ્ટ ચોક્કસ સૂચનાઓ આપે છે.
4. ખાતરી આપી. પ્રેષક દસ્તાવેજમાં નિર્ધારિત જવાબદારીઓની ભાવિ પરિપૂર્ણતાની પુષ્ટિ કરે છે.
5. માહિતીપ્રદ. પત્રમાં એવી માહિતી છે જે પ્રાપ્તકર્તાને રસ હોઈ શકે છે.
6. જાહેરાત. સહકાર આકર્ષવા માટે માહિતી આપવામાં આવે છે.
7. સૂચના પત્ર. જાહેર કાર્યક્રમો વિશે માહિતી.
8. સમર્થન પત્ર. ચોક્કસ દસ્તાવેજો અથવા સામગ્રી મેળવવી.
9. વિનંતી પત્ર. લખાણમાં સરનામાંને પગલાં લેવા પ્રોત્સાહિત કરવા માટે અપીલ છે.
10. સંદેશ પત્ર દ્વારા. તેમાં, પ્રેષક પક્ષકારોને પરસ્પર હિતની ચોક્કસ માહિતી પ્રદાન કરે છે.

આ દસ્તાવેજોનો હેતુ સંસ્થાઓ અથવા તેના માળખાકીય વિભાગો વચ્ચે જોડાણો જાળવવાનો છે.

દાવાની પત્ર દોરવી

સહકારની બાબતોમાં, કેટલીકવાર પરિસ્થિતિઓ ઊભી થાય છે જ્યારે પક્ષકારોમાંથી એક, એક અથવા બીજા કારણોસર, તેની જવાબદારીઓ પૂર્ણ કરતું નથી. આ કિસ્સામાં, ભાગીદાર પ્રથમ તેના કાઉન્ટરપાર્ટીને એક પત્ર મોકલે છે. તેમાં, તે સામાન્ય રીતે તેના કાનૂની અધિકારોના ઉલ્લંઘનને દૂર કરવા માટે તેની દરખાસ્તો નક્કી કરે છે. આ એક સેવા પત્ર છે. આવા દસ્તાવેજનો નમૂનો મનસ્વી રીતે તૈયાર કરી શકાય છે. નીચેના મુદ્દાઓ ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ:

1. ભાગીદારીની માનસિકતા સાથે ઔપચારિક અને વ્યવસાય જેવું હોવું જોઈએ.
2. ફરિયાદનો સાર ખૂબ જ સ્પષ્ટ રીતે વ્યક્ત થવો જોઈએ.
3. માહિતી રજૂ કરતી વખતે, તમારે ચોક્કસ હકીકતો સાથે ખાતરીપૂર્વક કાર્ય કરવાની જરૂર છે.

દાવાની પત્રમાં શામેલ હોવું જોઈએ:

• મોકલનારની વિગતો (નામ, પરત સરનામું અને સંપર્ક નંબરો);
• સરનામાં વિશે સંપૂર્ણ માહિતી;
• જે સંજોગોમાં સંઘર્ષની પરિસ્થિતિ આવી તેનું વર્ણન;
• કાનૂની ધોરણોનો સંદર્ભ જે કાઉન્ટરપાર્ટીએ તેના ભાગ માટે ઉલ્લંઘન કર્યું છે;
• ઉલ્લંઘનને દૂર કરવા માટે ચોક્કસ આવશ્યકતાઓ, તેમના અમલીકરણ માટેની સમયમર્યાદા સૂચવે છે;
• જો વિરોધી પક્ષ તેમની અમલવારી ટાળે તો પરિણામો આવી શકે છે.

સત્તાવાર પત્ર કેવી રીતે રચાય છે તેના પર ખાસ ધ્યાન આપવું જોઈએ. પેટર્ન એવી રીતે ડિઝાઈન કરવી જોઈએ કે જેથી ઘુસણખોર તેને ખતરા તરીકે ન સમજે. તે યાદ રાખવું જ જોઇએ કે કાયદાનું પાલન કરવા માટે આ માત્ર એક રીમાઇન્ડર છે.

ડિઝાઇન નિયમો

સત્તાવાર પત્રોની ડિઝાઇન પર ખાસ ધ્યાન આપવું આવશ્યક છે. સાચું, કાયદો આ માટે કોઈ કડક નિયમો અને નિયમો પ્રદાન કરતું નથી.

આ હોવા છતાં, આવા દસ્તાવેજો બનાવતી વખતે, નીચેના ફરજિયાત મુદ્દાઓ ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ:

1. કોઈપણ સત્તાવાર પત્ર લેટરહેડ પર લખવો આવશ્યક છે. તે ઓફિસ મેનેજમેન્ટ નિષ્ણાતો દ્વારા અગાઉથી વિકસાવવામાં આવે છે અને એન્ટરપ્રાઇઝના વડાના આદેશ દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે.

2. દસ્તાવેજમાં ચોક્કસ વિગતો હોવી આવશ્યક છે:

2.1. પ્રાપ્તકર્તા અને મોકલનાર વિશે માહિતી.

2.2. આ પત્રનો આઉટગોઇંગ નંબર અને તારીખ. નોંધણી માટે આ જરૂરી છે.

2.4. શીર્ષક.

2.5. કોઈપણ એપ્લિકેશનની હાજરી વિશેની માહિતી, તેમના નામ અને નંબરો દર્શાવે છે.

2.6. આ દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિ વિશેની માહિતી (સ્થિતિ અને પૂરું નામ).

3. પત્રમાં માત્ર એક જ મુદ્દા પર ધ્યાન આપવું જોઈએ. બહુવિધ થીમ રાખવાથી કલાકાર પસંદ કરવાનું મુશ્કેલ બનશે.

4. માહિતી શક્ય તેટલી સંક્ષિપ્તમાં રજૂ કરવી જોઈએ, પરંતુ સ્પષ્ટ રીતે. તે સલાહભર્યું છે કે ટેક્સ્ટમાં બે પૃષ્ઠો કરતાં વધુ ન હોય.

5. પ્રાપ્તકર્તાની વિગતો યોગ્ય રીતે દર્શાવો. જો આપણે કોઈ સંસ્થા વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો નીચેના ક્રમનું પાલન કરવું જરૂરી છે:

5.1. કંપનીનું નામ (નોમિનેટીવ કેસમાં).

5.2. માળખાકીય એકમ (જો જરૂરી હોય તો).

5.3. સરનામું આપનારની સ્થિતિ (ડેટીવ કેસમાં).

5.4. તેના આદ્યાક્ષરો.

5.5. એન્ટરપ્રાઇઝનું ટપાલ સરનામું.

6. જો ત્યાં ઘણા પ્રાપ્તકર્તાઓ છે, તો પછી મુખ્ય પ્રથમ સૂચવવામાં આવે છે, અને પછી અન્ય બધા.

જો તમે આ બધા મુદ્દાઓને ધ્યાનમાં લો છો, તો સૈદ્ધાંતિક રીતે, સત્તાવાર પત્રો દોરવા મુશ્કેલ રહેશે નહીં.

પ્રસ્તુતિનો ક્રમ

દસ્તાવેજને યોગ્ય રીતે દોરવા માટે, તેમાં માહિતીની રજૂઆતનો ચોક્કસ ક્રમ ધ્યાનમાં લેવો જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે વ્યાવસાયિક પ્રતિભાવ પત્ર કેવી રીતે લખવો તે વિકલ્પને ધ્યાનમાં લઈ શકો છો. પ્રથમ, તમારે યાદ રાખવાની જરૂર છે કે, શિષ્ટાચારના નિયમો અનુસાર, તમારે માહિતી પ્રાપ્ત થયાના 24 કલાકની અંદર જવાબ આપવો આવશ્યક છે. જો આપણે ઇલેક્ટ્રોનિક સંદેશ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો શ્રેષ્ઠ સમય બે કલાકથી વધુ નહીં હોય. એવા કિસ્સામાં જ્યાં આવા નિયમનું પાલન કરવું શક્ય ન હોય, તો તમારા જીવનસાથીને યોગ્ય સંદેશ મોકલવો વધુ સારું છે.

પત્ર પોતે જ બે ભાગોનો સમાવેશ કરશે:

1. પરિચય. પ્રેષક તેના લેખન માટે વિષય, કારણ અને કારણો જણાવે છે. અહીં તમે એવા નિયમોનો સંદર્ભ લઈ શકો છો કે જે, કાયદા દ્વારા, જવાબ આપવા માટેના આધાર તરીકે સેવા આપે છે. આ ઉપરાંત, પ્રશ્નમાંની પરિસ્થિતિને લગતા કેટલાક મુદ્દાઓ પર ધ્યાન આપવું યોગ્ય છે. તેઓ સમસ્યાનો સાર જાહેર કરવામાં મદદ કરશે.
2. મુખ્ય. આ ભાગનો હેતુ સ્પષ્ટતા અને સમજાવવાનો છે. લખાણ સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને પ્રસ્તુત તથ્યો ચકાસાયેલ અને ઉદ્દેશ્ય હોવા જોઈએ. જો જરૂરી હોય તો, તેઓ વાસ્તવિક સંખ્યાઓ સાથે પુષ્ટિ કરી શકાય છે.

આ ટેક્સ્ટ સામાન્ય રીતે એપ્લિકેશન્સની સૂચિ દ્વારા અનુસરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ પ્રેષકની સહી સાથે સમાપ્ત થાય છે. વધુમાં, તમારે સેવા પત્ર કેવી રીતે લખવું તે જાણવાની જરૂર છે જેથી પ્રાપ્તકર્તાને નારાજ ન થાય. સૌ પ્રથમ, તેને "પ્રિય" વાક્યથી સંબોધવાનું શરૂ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. બીજું, તમે ટેક્સ્ટમાં ક્રિયાવિશેષણ શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરી શકો છો જેમ કે "તમારી દરખાસ્તોનો કાળજીપૂર્વક અભ્યાસ કરવો" અથવા "તમારી ટિપ્પણીઓને કાળજીપૂર્વક તપાસો." શિષ્ટાચારના આવા પાલનથી બંને પક્ષોને જ ફાયદો થશે.

પ્રક્રિયા

સત્તાવાર પત્રોનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો એ કારકુનો, સચિવો અથવા આ ફરજો સોંપેલ અન્ય કર્મચારીઓની જવાબદારી છે. કામ શરૂ કરતી વખતે, તેઓએ તેમની ક્રિયાઓમાં ચોક્કસ ક્રમનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. આવા દસ્તાવેજને દોરવાની પ્રક્રિયા સામાન્ય રીતે નીચેના તબક્કાઓમાંથી પસાર થાય છે:

1. આ મુદ્દાના સંજોગોનો સંપૂર્ણ અભ્યાસ. તેને હલ કરવાની સંભવિત રીતોનું યોગ્ય રીતે મૂલ્યાંકન કરવા માટે પરિસ્થિતિને સંપૂર્ણ રીતે માસ્ટર કરવી જરૂરી છે.
2. એક પત્રનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો. અહીં ઉપરોક્ત તમામ આવશ્યકતાઓને ધ્યાનમાં લેવી જરૂરી છે.
3. તૈયાર કરેલ ટેક્સ્ટનું સંકલન. કેટલીકવાર મેનેજરની ટિપ્પણીઓને ધ્યાનમાં લઈને તેમાં ફેરફાર કરવો પડે છે. તે વિષય પર કેટલીક સ્પષ્ટતા અથવા સ્પષ્ટતા કરી શકે છે.
4. તેના સુપરવાઇઝર દ્વારા મંજૂરી.
5. દસ્તાવેજ પર અંતિમ અમલ અને હસ્તાક્ષર.
6. એક પત્ર નોંધણી.
7. પ્રાપ્તકર્તાને પત્રવ્યવહાર મોકલી રહ્યું છે.

આ તમામ તબક્કાઓમાંથી પસાર થયા પછી જ, પત્ર, સરનામું મેળવનાર સુધી પહોંચશે, તે તેને સોંપાયેલ મિશનને પૂર્ણ કરી શકશે.

ફરજિયાત નિયમો

સેવા પત્ર જારી કરવા માટે, તમારે ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે કે તેનું પ્રથમ પૃષ્ઠ વિશિષ્ટ ફોર્મ પર છાપવું આવશ્યક છે. બાકીના માટે, તમે નિયમિત ખાલી A4 શીટ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. અહીં તમારે યાદ રાખવાની જરૂર છે કે ટેક્સ્ટ ફીલ્ડની પોતાની સીમાઓ છે: ઉપર અને નીચે 2 સેન્ટિમીટર, ડાબે - 3.5 સેન્ટિમીટર, જમણે - 1 સેન્ટિમીટર. એક શીટ પર માહિતી ફિટ કરવા માટે પ્રમાણભૂત કદનું ઉલ્લંઘન કરશો નહીં. બધા નિયમોનું પાલન કરવું અને ફક્ત એક વધારાનું પૃષ્ઠ ઉમેરવું વધુ સારું છે.

તમારે બધા નિયમો અનુસાર ટેક્સ્ટ પણ લખવું આવશ્યક છે:

1. પ્રિન્ટિંગ માટે, માનક ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન ફોન્ટનો ઉપયોગ કરો. અન્ય વિકલ્પોનો ઉપયોગ ન કરવો તે વધુ સારું છે.

2. ફોન્ટ માપો પણ નિયંત્રિત થાય છે:

• મુખ્ય ટેક્સ્ટ માટે - 14;
• પૃષ્ઠોની ગોઠવણી અને અમલના ચિહ્ન - 12.

3. વિગતોનું પ્લેસમેન્ટ પણ નિયમો અનુસાર કરવામાં આવે છે:

• રેખા અંતર - 1;
• ટેક્સ્ટ "પહોળાઈની દિશામાં" ગોઠવાયેલ છે;
• હાઇફન્સ આપમેળે મૂકવામાં આવે છે;
• નોંધણી નંબરથી મથાળા સુધીનું અંતર 2 લીટીનું અંતર છે, અને તેમાંથી મુખ્ય ટેક્સ્ટ - 3.

યોગ્ય હેતુ માટે પત્રોના યોગ્ય અમલ માટે આ ધોરણોનું પાલન ફરજિયાત છે.

વિગતોનું સ્થાન

પ્રમાણભૂત વ્યવસાય પત્રને યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવા માટે, તમારે સ્પષ્ટપણે જાણવાની જરૂર છે કે તેની વિગતો અને ઘટકો ક્યાં સ્થિત હોવા જોઈએ. આ પ્રશ્નોના જવાબો GOST R 6.30-2003 માં સમાયેલ છે. તે સેવા પત્રના સ્વરૂપનું વિગતવાર વર્ણન કરે છે. આવશ્યકપણે, આ એક નમૂનો છે જેમાં દસ્તાવેજની તમામ વિગતોની સંપૂર્ણતા ચોક્કસ રીતે સ્થિત છે. તે આ માટે જરૂરી છે:

1. સત્તાવાર (વ્યવસાયિક) પત્રો જારી કરવાની પ્રક્રિયાને એકીકૃત કરો.
2. કેટલાક કામ જાતે કરવાની જરૂરિયાતને ઘટાડીને, અગાઉથી પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો કેન્દ્રિય રીતે તૈયાર કરવામાં સક્ષમ બનો.
3. માહિતી માટે વિઝ્યુઅલ શોધના સમયને સરળ બનાવો અને ઘટાડો.
4. કમ્પ્યુટર અને અન્ય સાધનોનો ઉપયોગ કરીને પત્રોની પ્રક્રિયા કરવાની ક્ષમતાઓને વિસ્તૃત કરો.

આમ, નિયમિત વ્યવસાય પત્ર માટે, 30 પ્રમાણભૂત વિગતોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, જે અગિયાર ફરજિયાત ઝોનમાં સ્થિત છે:

• પ્રતીકો અને હથિયારોનો કોટ;
• લેખક
• સ્ત્રોત માહિતી;
• શીર્ષક
• નિવેદનો;
• સરનામું
• ઠરાવો
• લખાણ
• સહીઓ અને જોડાણો;
• મંજૂરીઓ અને ખાતરીઓ;
• ગુણ

ચોક્કસ ક્ષેત્રોમાં માહિતી મૂકવાથી નિષ્ણાતો દસ્તાવેજને વધુ સારી રીતે નેવિગેટ કરી શકે છે અને સામાન્ય વપરાશકર્તાઓ માટે તેને કમ્પાઇલ કરવાનું સરળ બનાવે છે.

પ્રાથમિક જરૂરિયાતો

કેટલાક મેનેજરો ભૂલથી માને છે કે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર કોઈપણ નિયમો અને નિયમોનું પાલન કર્યા વિના, મનસ્વી રીતે હાથ ધરવામાં આવી શકે છે. પરંતુ આ માટે જવાબદાર નિષ્ણાતોએ સત્તાવાર પત્રો માટેની મૂળભૂત આવશ્યકતાઓ જાણવી આવશ્યક છે:

1. વિશિષ્ટ (કંપની) ફોર્મની ઉપલબ્ધતા.
2. વિગતોનો યોગ્ય ઉપયોગ અને પ્લેસમેન્ટ.
3. ટેક્સ્ટ વાંચી શકાય તેવું અને સારી રીતે સંપાદિત હોવું જોઈએ. મુદ્દાનો સાર રજૂ કરવા માટે, સરળ સામાન્ય વાક્યોને પ્રાધાન્ય આપવાનું વધુ સારું છે. તમારે તમારી જાતને સંક્ષિપ્તમાં વ્યક્ત કરવાની જરૂર છે જેથી દરેક શબ્દ શક્ય તેટલી વધુ માહિતી વહન કરે.
4. પ્રકાર પર આધાર રાખીને, તે મુજબ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવો આવશ્યક છે. પત્રમાં અનેક પાસાઓ પણ હોઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, પ્રસ્તુત કરતી વખતે, તેમને ભેગા કરવાનો પ્રયાસ કરવો જરૂરી છે.
5. ટાઇપિંગ માટે સ્થાપિત ધોરણોનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરો.
6. ખાતરી કરવાનો પ્રયાસ કરો કે પત્રની સામગ્રીમાં સ્પષ્ટ અભિવ્યક્તિઓ શામેલ નથી. પ્રાપ્તકર્તા આ શબ્દસમૂહોને ધમકીઓ તરીકે સમજી શકે છે. વાક્યો બનાવતી વખતે, "દેખીતી રીતે," "જેમ જાણીતું છે," "સંભવતઃ," અને "નીચે પ્રમાણે" જેવા પ્રારંભિક શબ્દોનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે.

વ્યવહારમાં આ આવશ્યકતાઓને પરિપૂર્ણ કરવાથી એન્ટરપ્રાઇઝમાં દસ્તાવેજના પ્રવાહને યોગ્ય રીતે સંચાલિત કરવામાં મદદ મળે છે.

વ્યવસાયિક પત્ર (ત્યારબાદ DP તરીકે ઓળખવામાં આવે છે) એ વ્યવસાય ક્ષેત્રે ઓફિસ પત્રવ્યવહારનો એક પ્રકાર છે, જે વ્યવસાયિક સંસ્થાઓ (વ્યવસાયિક ભાગીદારો) અને કંપનીના કર્મચારીઓ વચ્ચેના સત્તાવાર પત્રવ્યવહારનો સંદર્ભ આપે છે.

ડીપીની મદદથી, વ્યવસાયિક દરખાસ્તો, સત્તાવાર વિનંતીઓ અને દાવાઓનું વિનિમય કરવામાં આવે છે, સંઘર્ષની પરિસ્થિતિઓને સ્પષ્ટ કરવામાં આવે છે અને ઉકેલવામાં આવે છે.

વ્યવસાય શૈલીમાં સત્તાવાર પત્ર નીચેની લાક્ષણિકતાઓમાં અન્ય પ્રકારના પત્રોથી અલગ પડે છે:

• પત્રના લેખકના વિચારો રજૂ કરવાની શૈલી અને રીત.
• લેક્સિકલ સામગ્રી અને પત્રની સામગ્રી, જે લાગણીશીલતા અને ઉચ્ચારણ ભાવનાત્મક શબ્દસમૂહો અને વાક્યોની ગેરહાજરી દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે.
• સંબંધિત વિગતો સાથે કંપનીના સત્તાવાર લેટરહેડ પર ડ્રો અને નોંધણી.
• પ્રમાણભૂત ફોન્ટ, અક્ષરના સમગ્ર ટેક્સ્ટ માટે સમાન.
• એક નાનું વોલ્યુમ જે મુદ્રિત ટેક્સ્ટના એક પૃષ્ઠથી વધુ ન હોય.
• પત્રો લખતી અને પ્રસારિત કરતી વખતે સ્થાપિત નિયમોનું કડક સત્તાવાર સંકલન અને ફરજિયાત પાલન.

વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે લખવો અને જવાબ મેળવો - આ વિડિઓ જુઓ:

ડીપીના મુખ્ય પ્રકારો

વપરાતા વર્ગીકરણ માપદંડોના આધારે, તમામ DP ને નીચેના મુખ્ય પ્રકારોમાં વિભાજિત કરવામાં આવ્યા છે, જેની સંક્ષિપ્ત વર્ણન સાથે નીચે ચર્ચા કરવામાં આવશે.

ડીપી કે જેને પ્રાપ્તકર્તા તરફથી પ્રતિસાદની જરૂર નથી:

1. વોરંટી જે ચોક્કસ જવાબદારીઓની પરિપૂર્ણતાની ખાતરી કરે છે (ઉદાહરણ તરીકે,).
2. સાથેના દસ્તાવેજો, જે દસ્તાવેજોના પેકેજ અને અન્ય સત્તાવાર પત્રો સાથે જોડાયેલા છે.
3. માહિતીપ્રદ, સંદર્ભ માટે ચોક્કસ માહિતી ધરાવે છે.
4. સૂચનાઓ જે પ્રાપ્તકર્તાઓને મહત્વપૂર્ણ માહિતી અને તથ્યોનો સંચાર કરે છે. તમે શીખી શકશો કે કરારની સમાપ્તિની સૂચના કેવી રીતે યોગ્ય રીતે દોરવી.
5. ચેતવણી, જો પ્રાપ્તકર્તા પત્ર મોકલનાર પ્રત્યેની તેની જવાબદારીઓને પૂર્ણ ન કરે તો તેના માટે કોઈપણ નકારાત્મક પરિણામોની રીમાઇન્ડર ધરાવે છે.
6. રીમાઇન્ડર્સ કે જે પત્રોના પ્રાપ્તકર્તાઓને તેમની જવાબદારીઓ અને કંપની સાથે અગાઉના કરારો વિશે સૂચિત કરે છે.

ત્યાં પણ સંખ્યાબંધ ડીપી છે જેને તેમના પ્રાપ્તકર્તાઓ તરફથી પ્રતિસાદની જરૂર હોય છે.

આવા પત્રોમાં સામાન્ય રીતે તેમના લખાણમાં પ્રાપ્તકર્તા એન્ટિટીને અમુક પ્રકારની અપીલ હોય છે (ઉદાહરણ તરીકે, કોઈપણ સત્તાવાર ક્રિયાઓ કરવાની વિનંતી), ઑફર સાથેના દસ્તાવેજો (ઉદાહરણ તરીકે, સહકાર વિશે, કરાર પૂર્ણ કરવા વિશે, સત્તાવાર કાર્યક્રમો યોજવા વિશે), એક પત્ર વિનંતી (માહિતી, અધિકૃત કાગળો પ્રદાન કરવા), જવાબદારીઓ અને કરારોને પૂર્ણ કરવાની માંગ કરતો પત્ર, વિનંતીનો પત્ર અથવા અરજી.

બિન-વ્યાવસાયિક પ્રકૃતિના DP ને નીચેના મુખ્ય પ્રકારોમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે:

• લોકોને સત્તાવાર ઇવેન્ટ, પ્રેઝન્ટેશન, કોર્પોરેટ ઇવેન્ટમાં હાજરી આપવા માટે આમંત્રિત કરો.
• કંપનીના કર્મચારીઓ, તેમની નજીકના લોકો અને સંબંધીઓના મૃત્યુના સંબંધમાં ભાગીદાર કંપનીઓના ડિરેક્ટર્સ પ્રત્યે શોક વ્યક્ત કરતા પેપર્સ.
• આભાર ડીપી.
• મહત્વપૂર્ણ ઘટના વિશે માહિતી આપતા ડી.પી.
• ભલામણ પત્રો. ભલામણ પત્ર દોરવાના નિયમો અને સિદ્ધાંતોની વિગતવાર ચર્ચા કરવામાં આવી છે.
• વોરંટી ડીપી.
• કાર્ગોની રસીદ અને સેવાઓની જોગવાઈની પુષ્ટિના પત્રો.
• કોઈપણ ઉજવણી અથવા વિશેષ પ્રસંગના સંબંધમાં અભિનંદન પત્રો.
• અરજીના પત્રો જેમાં પ્રેષક પ્રાપ્તકર્તાને તેને કેટલીક સેવા પ્રદાન કરવા અથવા મોકલનાર માટે મહત્વપૂર્ણ હોય તેવી ક્રિયાઓ કરવા માટે કહે છે.
• સૂચનાઓની સૂચિ સાથેના પત્રો.
• સાથેના કાગળો.

ડીપી, જે વાણિજ્યિક સ્વભાવના હોય છે, તેનો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે કરાર પૂર્ણ કરવાના પ્રારંભિક તબક્કે અને અગાઉ હસ્તાક્ષરિત કરારની માન્યતા દરમિયાન થાય છે, આવા પત્રોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• ડેટા અથવા ઉત્પાદનો માટે વિનંતી.
• ભાગીદાર કંપનીની વિનંતીનો પ્રતિસાદ.
• પત્રો ઑફર કરો કે જેમાં તેમના ટેક્સ્ટમાં કરાર અથવા વ્યવહાર પૂર્ણ કરવા માટે વ્યવસાયિક વ્યવસાય દરખાસ્ત હોય.
• દાવો અને રીમાઇન્ડર પત્રો.
• ચેતવણી પત્રો, જે જવાબદારીઓના પક્ષ દ્વારા ઉલ્લંઘન, અગાઉ નિષ્કર્ષિત કરારની સમાપ્તિ અથવા પ્રાપ્તકર્તા પક્ષની તેની જવાબદારીઓને પૂર્ણ કરવાની જરૂરિયાત સૂચવે છે.

માળખાકીય રીતે, તમામ પ્રકારના વ્યવસાયિક પત્રોને દસ્તાવેજોમાં વિભાજિત કરી શકાય છે જે:

1. મફત સ્વરૂપમાં પ્રસ્તુત લેખકનું લખાણ સમાવે છે.
2. કૉપિરાઇટ વિચલનો વિના સ્થાપિત નમૂના અથવા ફોર્મ અનુસાર લખાયેલ.

તેમના પ્રાપ્તકર્તાઓ પર આધાર રાખીને, ડીપી છે:

• પરિપત્ર (એક જ સમયે અનેક પ્રાપ્તકર્તાઓને મોકલવામાં આવે છે).
• માનક (એક ઉત્પત્તિકર્તા તરફથી માત્ર એક પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે).
• પ્રકૃતિમાં સામૂહિક (આવા પત્રમાં ફક્ત એક જ પ્રાપ્તકર્તા હોય છે, પરંતુ એક સાથે અનેક પ્રેષકો હોય છે).

નમૂના વ્યવસાય આભાર પત્ર. ફોટો: www.nevagazservis.ru

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારનું સ્વરૂપ આ હોઈ શકે છે:

• ફેક્સ.
• ઇલેક્ટ્રોનિક (આવા પત્રો સત્તાવાર વેબસાઇટ અથવા પ્રાપ્તકર્તા કંપનીના સત્તાવાર ઇમેઇલ પર મોકલવામાં આવે છે).
• ટપાલ (પરબિડીયાઓમાં ટપાલ દ્વારા પ્રમાણભૂત તરીકે મોકલવામાં આવે છે).
• હસ્તલિખિત (સામાન્ય રીતે આ એવા પત્રો છે જેમાં અભિનંદન અથવા શોક હોય છે).

અક્ષરને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે લખવું અને ફોર્મેટ કરવું

ડીપી પ્રમાણભૂત રીતે પરિચય, મુખ્ય અને અંતિમ ભાગોમાં વહેંચાયેલું છે, જે તાર્કિક રીતે એકબીજા સાથે સંબંધિત હોવા જોઈએ.

પરિચયમાં ડેટા અને તથ્યોનો સમાવેશ થાય છે જે ડીપી લખવા માટેનો આધાર બન્યો હતો, અને મુખ્ય ભાગમાં સામગ્રી અને પત્રનો મુખ્ય ટેક્સ્ટ શામેલ છે. અંતિમ ભાગમાં પત્ર લખવાનું પરિણામ અને તે શેના માટે લખવામાં આવ્યું હતું - એક વિનંતી, દાવો, ઇનકાર, કૃતજ્ઞતાની અભિવ્યક્તિ વગેરે.

કોઈપણ વ્યવસાયિક પત્ર લખતી વખતે, તમારે નીચેના મુખ્ય મુદ્દાઓ અને નિયમો પર ધ્યાન આપવું આવશ્યક છે, જેની નીચે ટેક્સ્ટમાં વિગતવાર ચર્ચા કરવામાં આવશે.

શૈલીયુક્ત ડિઝાઇન

ડીપી ફક્ત વ્યવસાય શૈલીમાં જ લખવું જોઈએ, જેમાં વાતચીતની શૈલી, અશિષ્ટ શબ્દસમૂહો, લઘુત્તમ અને અન્ય ઘટકો કે જે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં અયોગ્ય છે.

માહિતી અને ડેટા સબમિટ કરવાની પ્રક્રિયા

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં પ્રદાન કરવામાં આવેલ ડેટા અને માહિતી નીચેની આવશ્યકતાઓ અનુસાર સબમિટ કરવી આવશ્યક છે, જો તમારો ધ્યેય સાચો અને સક્ષમ વ્યવસાય પત્ર બનાવવાનો હોય તો તેની પરિપૂર્ણતા ફરજિયાત છે:

• સબમિટ કરેલા તથ્યો અને ડેટાની સુસંગતતા અને વિશ્વસનીયતા, જે પત્ર લખવામાં આવ્યો હતો તે તારીખથી ચકાસાયેલ હોવો જોઈએ અને કંપનીની વર્તમાન સ્થિતિને અનુરૂપ છે.
• સરનામું (પત્ર ચોક્કસ વ્યક્તિ અથવા વ્યક્તિઓના જૂથને સંબોધિત અને મોકલવો આવશ્યક છે).
• જણાવેલ માંગણીઓ અને દાવાઓની વ્યાજબીતા.
• ઉદ્દેશ્ય અને નિષ્પક્ષતા.
• પૂરી પાડવામાં આવેલ માહિતીની સંપૂર્ણતા, જેના આધારે પ્રાપ્તકર્તા એન્ટિટી ઉદ્દેશ્યપૂર્ણ નિર્ણય લઈ શકશે અને તમારી કંપની પાસેથી વધારાના ડેટા મેળવવા અથવા વિનંતી કરવાની જરૂર રહેશે નહીં.

કંપનીના ફોર્મની સામગ્રી અને ડિઝાઇન માટેની આવશ્યકતાઓ

ડીપી કંપનીના લેટરહેડ પર તમામ જરૂરી વિગતો સાથે દોરેલી હોવી જોઈએ. આ ફોર્મ માટેની આવશ્યકતાઓ નીચે મુજબ છે:

• માનક ફોર્મેટ - A4.
• દસ્તાવેજો સાથે DP ફાઇલ કરવા અને તેને આર્કાઇવમાં સ્થાનાંતરિત કરવામાં સક્ષમ થવા માટે, તમારે ઓછામાં ઓછો 3 સેન્ટિમીટરનો ડાબો હાંસિયો છોડવો આવશ્યક છે.
• સંસ્થાના નામ, વાસ્તવિક અને કાનૂની સરનામાં, સંપર્ક માહિતી, ઇમેઇલ સરનામાં અને વેબસાઇટનો સંકેત.
• ઈમેલ કંપોઝ કરતી વખતે, માનક ફોન્ટનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે - ટાઈમ્સ ન્યૂ રોમન, સાઈઝ 12.
• ડીપી માત્ર કંપનીના લેટરહેડ પર જ નહીં, પણ કાગળની નિયમિત શીટ પર પણ દોરવામાં આવી શકે છે, પરંતુ આ કિસ્સામાં, કંપનીના લેટરહેડમાંથી તમામ ડેટા સૂચવવો આવશ્યક છે.
• ફેક્સ અથવા ઈમેલ દ્વારા ડીપી મોકલવાની મંજૂરી નથી જો આવા દસ્તાવેજના ટેક્સ્ટમાં મોટા કરારો, મહત્વપૂર્ણ ગુપ્ત દસ્તાવેજો, કર્મચારીઓના અંગત ડેટા વિશેનો ગોપનીય ડેટા હોય, જેની જાહેરાત અસ્વીકાર્ય હોય અને કંપનીની પ્રતિષ્ઠાને નુકસાન પહોંચાડી શકે.

ડીપી નંબરિંગ નિયમો અને ફકરા બ્રેકડાઉન

એકસાથે અનેક મુદ્રિત પૃષ્ઠો ધરાવતા દસ્તાવેજની સંખ્યા બીજા પૃષ્ઠથી ધોરણ તરીકે શરૂ થાય છે, અને સંખ્યાઓ પૃષ્ઠ નંબરની બાજુમાં બિંદુઓ વિના અરબી અંકોમાં પૃષ્ઠના સૌથી ઉપરના ખૂણામાં લખેલી હોવી જોઈએ.

પત્રના ટેક્સ્ટને પ્રાપ્તકર્તા વાંચવા અને સમજવા માટે શક્ય તેટલું સરળ બનાવવા માટે, તેને ફકરાઓમાં વિભાજિત કરવું જોઈએ. આ વિભાગ વાચકને એ સમજવામાં મદદ કરશે કે એક થીસીસ ક્યાં સમાપ્ત થાય છે અને બીજી ક્યાંથી શરૂ થાય છે.

પત્રના લખાણમાં સુધારા

ડીપીના લખાણમાં ભૂલો, ટાઈપો, વ્યાકરણ, વિરામચિહ્ન અને શૈલીયુક્ત ભૂલોની હાજરી અનિચ્છનીય અને અસ્વીકાર્ય છે. 1.5-2 પંક્તિઓ વચ્ચેના અંતરાલ સાથે પત્રનો ટેક્સ્ટ સાક્ષર અને સાચો હોવો જોઈએ.

વ્યવસાયિક પત્ર લખવાનું ઉદાહરણ.

ડીપીના લખાણમાં ફરજિયાત વિગતો

મુખ્ય વિગતો જે પત્રમાં હાજર હોવી જોઈએ તે નીચે મુજબ છે:

• રશિયાનો કોટ ઓફ આર્મ્સ, જે કોરા કાગળની એકદમ મધ્યમાં સ્થિત છે અને જેનો સંકેત સરકારી એજન્સીઓ અને સંસ્થાઓ માટે ફરજિયાત છે.
• સંક્ષેપ વિના સંપૂર્ણ કંપનીનું નામ.
• સંપર્ક વિગતો (લેન્ડલાઇન અને મોબાઇલ નંબર, ફેક્સ).
• બેંક ખાતા નંબરો.
• ડીપીના એડ્રેસી વિશેનો ડેટા (પત્ર મેળવનાર કંપનીનું નામ નામાંકિત કેસમાં દર્શાવવું આવશ્યક છે, જ્યારે પ્રાપ્તકર્તાનું પૂરું નામ અને સ્થાન ડેટિવ કેસમાં સૂચવવામાં આવે છે).
• શીર્ષક અથવા શૈક્ષણિક ડિગ્રી (ડૉક્ટર, સાયન્સના ઉમેદવાર) ધરાવતા સરનામાંના સંપૂર્ણ નામ પહેલાં, તેમને સૂચવવું જરૂરી છે.
• ડીપીના લખાણમાંની તમામ વિગતો કેપિટલ લેટર સાથે નવી પંક્તિથી લખવી આવશ્યક છે.

બિઝનેસ મીટિંગ પછી પત્ર કેવી રીતે લખવો અને મોકલવો

પ્રતિસ્પર્ધી કંપનીના પ્રતિનિધિઓ અને વ્યવસાયિક ભાગીદારો સાથે મીટિંગ હાથ ધરવા માટે વધુ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારનો સમાવેશ થાય છે. બિઝનેસ મીટિંગ પછી પત્ર લખવાની વિશેષતાઓ નીચે મુજબ છે:

• દસ્તાવેજની ખૂબ જ શરૂઆતમાં, બિઝનેસ મીટિંગ અથવા કોન્ફરન્સનો સમય અને તારીખ સૂચવવામાં આવે છે, ભલે તેમની સંસ્થાના માત્ર એક કે બે દિવસ પસાર થયા હોય.
• પત્ર શક્ય તેટલો સંક્ષિપ્તમાં લખવો જોઈએ અને ઝાડની આસપાસ માર્યા વિના, તમે તમારા વ્યવસાયિક ભાગીદારો સાથે બરાબર શું વાતચીત કરવા માંગો છો તે સ્પષ્ટપણે સૂચવવું જોઈએ.
• પત્રના મુખ્ય ભાગમાં, મીટિંગમાં કયા મુદ્દાઓ પર ચર્ચા કરવામાં આવી હતી, કયા મુદ્દાઓ ઉઠાવવામાં આવ્યા હતા અને તમે અને પત્રના પ્રાપ્તકર્તાએ શું નિર્ણય લીધો તે ટૂંકમાં ઉલ્લેખ કરવો યોગ્ય છે.
• પ્રતિભાવ ડીપીમાં પત્ર પ્રાપ્ત કરનારે અગાઉની મીટિંગ અને તેમાં ઉભા થયેલા વિવાદાસ્પદ મુદ્દાઓ અંગે પોતાનો અભિપ્રાય અથવા નિર્ણય વ્યક્ત કરવો જોઈએ.
• ચોક્કસ તારીખ અને સમય વિશે લખો કે જ્યારે રિટર્ન બિઝનેસ મીટિંગ, કોન્ફરન્સ અથવા બિઝનેસ ટેલિફોન વાતચીત કરવાનું શક્ય બનશે.
• ડીપીના પ્રાપ્તકર્તાને વધુ વ્યવસાયિક સહકાર અને કરારના નિષ્કર્ષ અંગેના તમારા ઇરાદા વિશે જણાવો.
• ડીપીને નમ્રતાપૂર્વક અને આકસ્મિક રીતે સમાપ્ત કરો, ઉદાહરણ તરીકે, "તમને શુભેચ્છાઓ...".

ઇલેક્ટ્રોનિક ડીપીની ડિઝાઇનની વિશેષતાઓ

ઇલેક્ટ્રોનિક ફોર્મેટમાં પત્રો હવે ફેક્સ અથવા મેઇલ દ્વારા પત્રવ્યવહાર કરતાં ઘણી વાર જારી કરવામાં આવે છે, કારણ કે આવા પત્ર ખૂબ ઝડપથી વિતરિત કરવામાં આવશે, અને તે મુજબ મોકલનાર કંપનીને તેના ડીપીનો જવાબ ઝડપથી પ્રાપ્ત થશે.

ઈલેક્ટ્રોનિક ડીપી તૈયાર કરવી અને એક્ઝિક્યુટ કરવું ખૂબ જ સરળ છે; તેની તૈયારી માટેની મૂળભૂત આવશ્યકતાઓ પેપર બિઝનેસ લેટર્સ જેવી જ છે. નાના ડિઝાઇન લક્ષણો નીચે મુજબ છે:

• ડીપીના વિષય અથવા શીર્ષકનો ઉલ્લેખ કરવો જેથી કરીને પ્રાપ્તકર્તા તેના ભાગીદારો અને સ્પર્ધકો તરફથી આવતા પત્રવ્યવહારના પ્રવાહમાં તેને ગુમાવે નહીં.
• જ્યારે તમને તમારા ડીપીનો પ્રતિસાદ મળે ત્યારે તમારે વિષય અથવા મથાળું બદલવું જોઈએ નહીં, જે ભવિષ્યમાં પત્રોના વિનિમયને ખૂબ જ સરળ બનાવશે અને આ વિષય પરના અગાઉના પત્રોને ઝડપથી જોવાનું શક્ય બનાવશે.
• તમારે પ્રમાણભૂત સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ; પત્ર બનાવવા માટે પ્રોગ્રામ્સના નવીનતમ સંસ્કરણોનો ઉપયોગ કરશો નહીં, કારણ કે ઇમેઇલ પ્રાપ્તકર્તાના કમ્પ્યુટર પર પછીથી ખોલી શકાશે નહીં, જે નવા પ્રોગ્રામ્સથી સજ્જ નથી.
• ઇમોટિકોન્સ અને અનૌપચારિક ઇમેઇલ પત્રવ્યવહારના અન્ય ઘટકોનો ઉપયોગ ડીપીના ટેક્સ્ટમાં થવો જોઈએ નહીં.

પ્રાપ્ત પત્રનો જવાબ આપવાની સમયમર્યાદા

ડીપી, જેમાં સહકાર માટેની દરખાસ્ત, દાવાઓ, માંગણીઓ અને પ્રતિભાવની જરૂર હોય તેવા અન્ય ઘટકોનો લખાણ છે, તેની સમીક્ષા કરવી જોઈએ અને નીચેની સમયમર્યાદામાં જવાબ આપવો જોઈએ:

• સરનામે ત્રણ દિવસમાં વિનંતી પત્રની રસીદની પુષ્ટિ કરવી આવશ્યક છે, અને આવી વિનંતીનો જવાબ એક મહિનાની અંદર આપી શકાય છે.
• કોઈ પ્રિય વ્યક્તિ અથવા કંપનીના કર્મચારીના સંબંધીના મૃત્યુ વિશે શોકનો પત્ર દુઃખદ ઘટનાની તારીખથી દસ દિવસની અંદર મોકલવો આવશ્યક છે.
• ખાસ પ્રસંગની તારીખથી આઠ દિવસની અંદર અભિનંદન પત્રો મોકલવામાં આવે છે.
• સામાન્ય નિયમો અનુસાર, તમામ સત્તાવાર વ્યવસાયિક કાગળોની સમીક્ષા કરવામાં આવે છે અને પત્ર મળ્યાની તારીખથી સાત દિવસની અંદર તેમને જવાબ મોકલવામાં આવે છે.

પત્ર સમાપ્ત કરવાના નિયમો

ડીપીના અંતિમ ભાગમાં ઉપરોક્ત સમગ્ર મુખ્ય ભાગનું પરિણામ હોવું જોઈએ; તે પરિણામોનો સારાંશ આપવો જોઈએ અને ચોક્કસ દરખાસ્તો અથવા તારણો કરવા જોઈએ. આ કિસ્સામાં, અંતિમ ભાગ શક્ય તેટલો ટૂંકો, સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત હોવો જોઈએ.

સત્તાવાર પત્રવ્યવહારના ક્ષેત્રમાં ડીપીના ટેક્સ્ટને સમાપ્ત કરવા માટેના સફળ વિકલ્પોના ઉદાહરણો અહીં છે:

• દર્શાવેલ ધ્યાન અથવા પૂરી પાડવામાં આવેલ સહાય માટે નમ્ર કૃતજ્ઞતા.
• વધુ સહકાર માટેની ઇચ્છાની અભિવ્યક્તિ, ભાગીદાર કંપની સાથે કરાર પૂર્ણ કરવાની આશા.
• પત્રના સરનામાંને કંઈક વિશે ખાતરી આપવી (વધુ પત્રવ્યવહાર, કરાર અને સહકાર સમાપ્ત કરવો).
• કંઈક કરવાની વિનંતી વ્યક્ત કરવી (પરિણામો લખો, કોઈપણ નિવેદનોની જાણ કરો).
• કૃપા કરીને ચિંતા અને અસુવિધા માટે માફ કરો.

પત્રના અંતે, તમે સફળતાની ઇચ્છા કરી શકો છો, શુભેચ્છા પાઠવી શકો છો અથવા પત્ર પ્રાપ્તકર્તા માટે આદર આપી શકો છો.

અંગ્રેજી અથવા અન્ય વિદેશી ભાષામાં ડી.પી

ઘણા ઉદ્યોગપતિઓ રશિયન ફેડરેશનમાં સ્થિત સ્થાનિક કંપનીઓ સાથે જ નહીં, પણ વિદેશી કંપનીઓ તેમજ રશિયામાં આવેલી વિદેશી કંપનીઓની શાખાઓ અથવા પ્રતિનિધિ કચેરીઓ સાથે પણ પત્રવ્યવહાર અને સહકાર આપે છે.

આ કિસ્સામાં, ડીપીનું કોઈ કડક રીતે સ્થાપિત સ્વરૂપ નથી; ડીપીને વિદેશી ભાષામાં દોરવાની પ્રક્રિયા લેખનના હેતુ અને સત્તાવાર દસ્તાવેજના સ્વરૂપ પર નિર્ભર રહેશે. ડીપી બનાવતી વખતે, તમારે સત્તાવાર પત્રવ્યવહારના ક્ષેત્રમાં નીચેના સામાન્ય નિયમો અને ભલામણો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની જરૂર છે:

• ડીપી તૈયાર કરવાની તારીખ. અમેરિકામાં દસ્તાવેજ મોકલતી વખતે, તમારે પહેલા ડિજિટલ સ્વરૂપમાં મહિનો દાખલ કરવો આવશ્યક છે, તે પછી જ મહિના અને વર્ષનો વર્તમાન દિવસ સૂચવો. જો તમે ઇંગ્લેન્ડને પત્ર મોકલી રહ્યાં છો, તો તારીખ રશિયાની જેમ પ્રમાણભૂત તરીકે દાખલ કરવામાં આવે છે, પરંતુ ગેરસમજ ટાળવા માટે પત્ર સ્વરૂપમાં મહિનો સૂચવવો શ્રેષ્ઠ છે.
• વિદેશી સરનામાની વિગતો. પત્રને સંબોધતી વખતે, તમારે પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો (શ્રી, શ્રીમતી, મિસ) નો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે અને ત્યારબાદ પત્ર પ્રાપ્ત કરનારની અટક.
• ઇમેઇલ પ્રાપ્તકર્તાનું સરનામું. તે સૂચવવાની પ્રક્રિયા રશિયામાં ધોરણ કરતા અલગ છે. યુનાઇટેડને પત્ર મોકલતી વખતે તમારે પ્રથમ વિદેશી કંપનીનો ઓફિસ નંબર, પછી ઓફિસ જ્યાં સ્થિત છે તે ઘરનો નંબર અથવા ઓફિસ બિલ્ડિંગનો નંબર, શેરીનું નામ, પિન કોડ નંબર, રાજ્યનું નામ સૂચવવાની જરૂર છે. રાજ્યો, કાઉન્ટીનું નામ, દેશ જો પત્રનો સરનામું ઇંગ્લેન્ડ અથવા પશ્ચિમ યુરોપના અન્ય દેશોમાં હોય.
• પત્રનો વિષય (અથવા તેનું મથાળું) સૂચવવું આવશ્યક છે, જે પ્રાપ્તકર્તાને તમારા પત્ર પર ધ્યાન આપવા દેશે, અન્યથા તે વિદેશી કંપનીના આવનારા પત્રવ્યવહારની શ્રેણીમાં ખોવાઈ શકે છે.
• ડીપીના મુખ્ય ભાગને ફકરામાં વિભાજિત કરવો જોઈએ અથવા વાંચવામાં સરળતા માટે દરેક નવું વાક્ય નવી લાઇન પર લખી શકાય છે.
• અંતિમ ભાગ. અંગ્રેજીમાં ડીપીના ખૂબ જ અંતમાં, તમારે પ્રાપ્તકર્તાના ધ્યાન બદલ આભાર માનવો જોઈએ અને વધુ સહકાર અને તમારી કંપનીઓ વચ્ચે વ્યવસાયિક સંબંધોની સ્થાપના માટે આશા વ્યક્ત કરવી જોઈએ.
• દસ્તાવેજમાં હસ્તાક્ષર વિદાય સાથે વાક્ય (ફકરો) હેઠળ તરત જ મૂકવામાં આવે છે; હસ્તાક્ષરની બાજુમાં તમારે તમારું પૂરું નામ, કંપનીમાં સ્થિતિ અને પત્ર મોકલનાર કંપનીનું નામ સૂચવવાની જરૂર છે.
• દસ્તાવેજમાં જોડાણો અને અન્ય ઉમેરણો સૂચિબદ્ધ હોવા જોઈએ અને ડીપીના ખૂબ જ અંતમાં સૂચવવામાં આવેલા હોવા જોઈએ, જે મોકલવામાં આવે ત્યારે તેમની ખોટ અટકાવશે અને પ્રાપ્તકર્તાનું ધ્યાન તેમની હાજરી અને એ હકીકત પર કેન્દ્રિત કરશે કે જોડાણોનો પણ અભ્યાસ કરવાની જરૂર છે. પત્રનો જવાબ લખતી વખતે.
• વિદેશી ભાષામાં ડીપીના લખાણમાં, નીચેના મોટા અક્ષરે લખવું આવશ્યક છે: આદ્યાક્ષરો, વિદેશી કંપનીના કર્મચારીઓના સંપૂર્ણ નામ, કાઉન્ટીઓ, શહેરો, રાજ્યો, દેશો, કંપનીઓમાં હોદ્દા, પ્રારંભિક સરનામું પત્ર અને પ્રથમ શબ્દો જે પત્રના અંતે વિદાય વાક્યમાં દેખાય છે.

વ્યાપાર ક્ષેત્રમાં યોગ્ય રીતે અને સક્ષમ રીતે તૈયાર કરેલો વ્યાપાર પત્ર એ એક અસરકારક સાધન છે જે તમને વ્યવસાય ક્ષેત્રે નફાકારક અને આશાસ્પદ સંબંધો સ્થાપિત કરવાની મંજૂરી આપશે, જ્યારે ભૂલો અથવા ટાઈપો સાથેનો ખોટો મુસદ્દો તૈયાર કરેલો વ્યવસાયિક પત્ર ભાગીદારો અથવા સ્પર્ધકો સાથેના તમામ ભાવિ સંબંધોને નકારી શકે છે.

તેથી, તમારે શક્ય તેટલી જવાબદારીપૂર્વક ડીપીના ટેક્સ્ટના મુસદ્દા માટે સંપર્ક કરવાની જરૂર છે, ઉપર આપેલા નિયમો અને ભલામણોનો અભ્યાસ કરો, તેમજ નમૂના દસ્તાવેજો.

સક્ષમ વ્યવસાય પત્ર તૈયાર કરવાના નિયમોની અહીં ચર્ચા કરવામાં આવી છે:

શું તમારી પાસે સંસ્થા માટે કોઈ તાત્કાલિક પ્રશ્નો છે જે રેકોર્ડ કરવા જોઈએ? આ કિસ્સામાં, લેખિત અપીલ લખવી અનિવાર્ય છે. જો કે, બધું લાગે તેટલું સરળ નથી. સક્ષમ વ્યવસાયિક પત્ર લખવું એ સંપૂર્ણ વિજ્ઞાન છે. અને તેને સંકલન કરવાની મૂળભૂત કુશળતા શીખવા અથવા યાદ રાખવાથી દરેકને નુકસાન થશે નહીં.

પ્રથમ, ચાલો તે પદ્ધતિ નક્કી કરીએ કે જે તમારા માટે સંસ્થાને પત્ર અથવા વિનંતી લખવા માટે સૌથી અનુકૂળ છે. મોટેભાગે, ઇન્ટરનેટ સંસાધનોનો ઉપયોગ કરીને ઑનલાઇન સંદેશાઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. જો તમે આ રીતે પત્ર લખો છો, તો પછી તમે તેના વિના કરી શકતા નથી:

• કમ્પ્યુટર (લેપટોપ);
• ટેક્સ્ટ એડિટર;
• ઈમેલ.

જો તમે મેન્યુઅલ લેખન પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરો છો, તો તમારે છાપવા માટે પ્રિન્ટરની પણ જરૂર પડશે.

પત્ર લખવાનો પ્રથમ તબક્કો "હેડર" છે. પૃષ્ઠની ટોચ પર ત્યાં હોવું આવશ્યક છે:

1. તમે જે સંસ્થા માટે અરજી કરી રહ્યા છો તેનું નામ;
2. સંસ્થાના ડિરેક્ટર અથવા જવાબદાર વ્યક્તિનું પૂરું નામ;
3. સંસ્થાનું સરનામું;
4. અરજીની તારીખ;
5. એપ્લિકેશન શહેર.

ઇચ્છનીય "હેડર" વસ્તુઓમાં કંપનીના કોઓર્ડિનેટ્સ - ફેક્સ, ફોન, ઇમેઇલ સરનામું, OKPO, OGRN, INN/KPI પણ શામેલ છે. અપીલના વિષય અને સંસ્થા પર જ આધાર રાખે છે.

પછી તમારે તમારો પરિચય આપવાની જરૂર છે. સંસ્થાના કર્મચારીઓએ સમજવું જોઈએ કે પત્ર કોનો છે અને તમારી પાસેથી પ્રતિસાદ મેળવવો જોઈએ. તેથી, ફક્ત તમારું પૂરું નામ જ નહીં, પણ તમારું ઈમેલ સરનામું, મોબાઈલ ફોન, ઘરનું સરનામું (મેલ દ્વારા પત્રવ્યવહાર માટે) પણ સૂચવવું મહત્વપૂર્ણ છે. જો તમે કોઈ કંપનીના હિતોનું પ્રતિનિધિત્વ કરો છો, તો તમારે તેના કોઓર્ડિનેટ્સ સાથે લેટરહેડનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે. ઇમેઇલ મોકલતી વખતે, કર્મચારીઓને તેમના દસ્તાવેજો ગોઠવવામાં મદદ કરવા માટે વિષય બ્લોકનો ઉપયોગ કરવાનું સુનિશ્ચિત કરો.

દસ્તાવેજનો મુખ્ય ભાગ તૈયાર કરો - શીર્ષક અને સામગ્રી. અહીં મહત્વનો મુદ્દો એ છે કે તમે કયા હેતુ માટે સંસ્થાનો સંપર્ક કરી રહ્યા છો. નીચેના પ્રકારની વિનંતીઓને અલગ પાડવામાં આવે છે:

• પ્રમોશનલ પત્રો;
• ભલામણના પત્રો;
• માહિતી પત્રો;
• કવર લેટર્સ;
• આભારવિધિ પત્રો;
• અભિનંદન પત્રો;
• સૂચના પત્રો;
• પૂછપરછના પત્રો;
• વિનંતીના પત્રો;
• જવાબ પત્રો;
• સૂચના પત્રો;
• આમંત્રણ પત્રો.

તમે કયા પ્રકારની અપીલનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો તેના આધારે, સામગ્રીને યોગ્ય રીતે બનાવો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કોઈ સંસ્થા માટે સકારાત્મક સમીક્ષા લખી રહ્યા હોવ, તો તમારે તમારી વિનંતીનું કારણ, તમને બરાબર શું ગમ્યું વગેરેનું વિગતવાર વર્ણન કરવું જોઈએ.

અમારા પોર્ટલ પરથી ડાઉનલોડ કરો:

સંસ્થાને પત્ર લખવાનું એક મહત્વપૂર્ણ તત્વ એ છે કે "પાણી ફેંકશો નહીં" અને મુદ્દા પર લખો. તમારા વિચારો એવી રીતે વ્યક્ત કરો કે તમારા પત્રમાં કંપનીના કર્મચારીઓને રસ પડે. આ કરવા માટે, વ્યવસાયિક શિષ્ટાચારના નિયમો અનુસાર, ખાસ "ચિત્રાત્મક શબ્દો" નો ઉપયોગ કરો. જો કે, તમારે તેને વધુપડતું ન કરવું જોઈએ, કારણ કે અમે એક દસ્તાવેજ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, વ્યક્તિગત પત્રવ્યવહાર નહીં. પરિસ્થિતિનું સંક્ષિપ્તમાં વર્ણન કરો, પરંતુ તેને વાંચવા યોગ્ય બનાવો. જો વાતચીત કાયદાના પાલન વિશે છે, તો રશિયન ફેડરેશનના કાયદાના સંદર્ભો બનાવવાની ખાતરી કરો. સંઘર્ષની પરિસ્થિતિનું વર્ણન કરતી વખતે, ઘટનાને વધારવા માટે સંખ્યાબંધ પગલાં સૂચવવાનું સ્વાગત છે.

સરકારી એજન્સીનો સંપર્ક કરતી વખતે, રશિયન ફેડરેશનના કાયદાનું પાલન કરો "નાગરિકોની અપીલોને ધ્યાનમાં લેવાની પ્રક્રિયા પર". તેમની અરજીઓ પર વ્યક્તિઓના અધિકારો અને જવાબદારીઓ અને વિચારણા માટેની સમયમર્યાદા અહીં દર્શાવેલ છે. કાયદો સરકારી એજન્સીઓ અથવા સ્થાનિક સરકારોને સામૂહિક અપીલ કરવાની પ્રક્રિયા પણ નિર્ધારિત કરે છે. કોઈપણ વ્યવસાયિક પત્રનો અંતિમ તબક્કો તારીખ અને હસ્તાક્ષર છે. પ્રથમ નજરમાં, એક નજીવી, પરંતુ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ વિગત. મુદ્રિત દસ્તાવેજ પર હાથથી સહી કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. જો તમે કોઈ કંપનીના હિતોનું પ્રતિનિધિત્વ કરો છો, તો તેના કોટ ઓફ આર્મ્સ અથવા ફેસિમાઈલ સીલનો ઉપયોગ કરો.

યોગ્ય સંસ્થાને યોગ્ય રીતે પત્ર લખવો એ તમારી અપીલની સફળતાની ચાવી છે. ઉપર વર્ણવેલ તમામ મુદ્દાઓનો કાળજીપૂર્વક અભ્યાસ કરો અને કામ પર જવા માટે નિઃસંકોચ કરો. ભૂલશો નહીં કે પત્રમાં જોડણી, વિરામચિહ્ન અને શૈલીયુક્ત ભૂલો હોવી જોઈએ નહીં.

સત્તાવાર પત્રો વિશિષ્ટ સ્વરૂપો (બાહ્ય સ્વરૂપો) પર લખવામાં આવે છે જે ધોરણનું પાલન કરે છે. આવા સ્વરૂપો માટે, ફરજિયાત તત્વો (વિગતો) નો સમૂહ સ્થાપિત કરવામાં આવ્યો છે, જે ચોક્કસ ક્રમમાં ગોઠવાયેલ હોવો જોઈએ.

સત્તાવાર પત્રનું સ્વરૂપ એ કાગળની શીટ છે જેમાં કાયમી તત્વો ટાઇપોગ્રાફિકલ રીતે પુનઃઉત્પાદિત થાય છે. અમે કહી શકીએ કે સત્તાવાર પત્રમાં પત્રની "ફ્રેમ" અને મુખ્ય ટેક્સ્ટનો સમાવેશ થાય છે અને તેમાં મુખ્ય ટેક્સ્ટ ઉપરાંત, સરનામાં (પ્રેષક) વિશેની માહિતી શામેલ છે: સંસ્થાનું સંપૂર્ણ અને સંક્ષિપ્ત નામ, તેની ટપાલ અને ટેલિગ્રાફ સરનામું, ટેલિફોન, ફેક્સ અને ટેલિટાઇપ નંબર, તે પત્ર અથવા ટેલિગ્રામની સંખ્યા કે જે પત્રવ્યવહાર માટેના આધાર તરીકે સેવા આપે છે, અને ઘણું બધું. સ્વરૂપો કાં તો કોણીય (કેન્દ્રિત અથવા ધ્વજ) અથવા વિગતોની રેખાંશ વ્યવસ્થા સાથે હોઈ શકે છે.

ફોર્મની ડિઝાઇન, જે તકનીકી સૌંદર્ય શાસ્ત્રના સિદ્ધાંતોનું પાલન કરે છે, તેની સામગ્રીની ધારણા પર હકારાત્મક અસર કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, આપેલ છે કે માનવ આંખ માટે કોઈપણ ઑબ્જેક્ટના ઉપલા ભાગને ઠીક કરવાનું સરળ છે, જ્યારે દસ્તાવેજો દોરતી વખતે, તેમના ઉપલા ભાગને વધુ સંતૃપ્ત બનાવવો જોઈએ.

નમૂના સ્વરૂપો માટેના ધોરણો એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ પ્રણાલીનો ભાગ છે તેવા દસ્તાવેજોના ક્ષેત્રોના ફોર્મેટ અને કદ તેમજ નમૂના ફોર્મની માળખાકીય ગ્રીડ બનાવવા માટેની આવશ્યકતાઓ, વિગતોનો સમૂહ અને તેમના સ્થાન માટેના નિયમો સ્થાપિત કરે છે. એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ પ્રણાલીમાં સમાવિષ્ટ દસ્તાવેજોમાં ત્રણ મુખ્ય ભાગોનો સમાવેશ થાય છે, જે સ્પષ્ટ રીતે સીમાંકિત વિસ્તારોમાં સ્થિત છે. દસ્તાવેજની આ "ભૂમિતિ" તેના ટેક્સ્ટની ધારણાની આવશ્યક ગતિને સુનિશ્ચિત કરે છે.

વિગતો એ ચોક્કસ પ્રકારના દસ્તાવેજો માટે કાયદા અથવા નિયમો દ્વારા સ્થાપિત ફરજિયાત લાક્ષણિકતાઓ છે. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો પર વિગતોની રચના અને ગોઠવણીએ GOST R 6.30 - 2003 નું પાલન કરવું આવશ્યક છે.

ટેમ્પલેટ ફોર્મ માટે ધોરણની સ્થાપના, જે બદલામાં, સત્તાવાર પત્રના સ્વરૂપ માટેની આવશ્યકતાઓ નક્કી કરે છે, તેની નોંધણીની પ્રક્રિયાને એકીકૃત કરવાની જરૂરિયાતને કારણે થાય છે, જે પરવાનગી આપે છે:

લેટરહેડ્સનું કેન્દ્રિય ઉત્પાદન ગોઠવો;

ટાઇપિંગ કામની કિંમતમાં ઘટાડો;

પત્રો લખવા અને ફોર્મેટ કરવા માટે મજૂર ખર્ચમાં ઘટાડો;

જરૂરી માહિતી માટે વિઝ્યુઅલ શોધની સુવિધા આપો;

પત્રોની પ્રક્રિયા કરતી વખતે કમ્પ્યુટિંગ અને સંસ્થાકીય તકનીકનો ઉપયોગ કરવાની શક્યતાઓને વિસ્તૃત કરો.

નમૂના ફોર્મ એ તમામ પ્રકારના મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજો માટે ફોર્મ અને નમૂનાઓ ડિઝાઇન કરવા માટેનો આધાર છે. દરેક વિગતના સ્થાન માટે નમૂના સ્વરૂપો માટે ફાળવેલ વિસ્તાર પ્રિન્ટેડ અક્ષરોમાં આ વિગતના શ્રેષ્ઠ વોલ્યુમને અનુરૂપ છે.

ફોર્મ એ દસ્તાવેજની વિગતોનો સંગ્રહ છે. GOST R 6.30 - 2003 મુજબ, દસ્તાવેજોમાં 30 જેટલી વિગતો હોઈ શકે છે, પરંતુ એક પણ દસ્તાવેજ તેના સંપૂર્ણ સેટ સાથે દોરવામાં આવતો નથી. દરેક પ્રકારના દસ્તાવેજ માટે, વિગતોની રચના તેના હેતુના આધારે નક્કી કરવામાં આવે છે. તેથી, સત્તાવાર પત્ર માટે નીચેની વિગતોની ભલામણ કરવામાં આવે છે:

1) સંસ્થાનું પ્રતીક અથવા ટ્રેડમાર્ક;

સંસ્થાનું નામ (સંપૂર્ણ અથવા સંક્ષિપ્ત);

સંસ્થા વિશે સંદર્ભ માહિતી;

દસ્તાવેજ તારીખ;

1. ટેક્સ્ટનું શીર્ષક;

2. છેલ્લું નામ (અથવા છેલ્લું નામ, પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા) અને કલાકારનો ટેલિફોન નંબર.

ટાઇપિસ્ટના આદ્યાક્ષરો અને નકલોની સંખ્યા સૂચવવામાં આવી શકે છે, પરંતુ તે જરૂરી વિગતોનો ભાગ નથી. તમે નીચેની વિગતોનો સમાવેશ કરી શકો છો: ઈમેલ આઈડી (જો જરૂરી હોય તો).

સત્તાવાર પત્ર એ એકમાત્ર દસ્તાવેજ છે જે તેના પ્રકારનું નામ ધરાવતું નથી. અન્ય તમામ દસ્તાવેજોમાં નામ છે, ઉદાહરણ તરીકે "ઓર્ડર", "અધિનિયમ", "નિર્ણય", "મેમોરેન્ડમ", વગેરે.

GOST R 6.30-2003 અનુસાર રશિયન ફેડરેશનના રાજ્ય પ્રતીકની છબી સરકારી એજન્સીઓના લેટરહેડ પર મૂકવામાં આવે છે.

કંપનીનું નામ - દસ્તાવેજનું સરનામું સંપૂર્ણ અને સંક્ષિપ્ત સ્વરૂપમાં આપવામાં આવ્યું છે, ઉદાહરણ તરીકે, ઓલ-રશિયન રિસર્ચ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઑફ ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ એન્ડ આર્કાઇવલ અફેર્સ - VNIIDAD.

તે યાદ રાખવું જોઈએ કે સંસ્થાઓના નામો મનસ્વી રીતે સંક્ષિપ્ત કરી શકાતા નથી. સંસ્થાઓના સંક્ષિપ્ત નામો ત્રણ રીતે રચાય છે:

નામોમાં સમાવિષ્ટ શબ્દોના પ્રથમ અક્ષરો દ્વારા, ઉદાહરણ તરીકે આંતરિક બાબતોનું મંત્રાલય (આંતરિક બાબતોનું મંત્રાલય). સંક્ષેપ એકસાથે લખવામાં આવે છે અને તેમાંના અક્ષરો બિંદુઓથી અલગ થતા નથી;

નામોમાં સમાવિષ્ટ શબ્દોના પ્રારંભિક સિલેબલ મુજબ, ઉદાહરણ તરીકે, યુરલમાશ (યુરલ મશીન-બિલ્ડીંગ પ્લાન્ટ);

મિશ્ર રીતે, જ્યારે જટિલ સંક્ષિપ્ત નામો અંશતઃ પ્રારંભિક અક્ષરોમાંથી રચાય છે, અંશતઃ કાપેલા શબ્દોમાંથી અને પ્રથમ ભાગમાં મોટા અક્ષરોમાં લખવામાં આવે છે, બીજા ભાગમાં નાના અક્ષરોમાં, ઉદાહરણ તરીકે VNIIDormash. આવા શબ્દો પણ સાથે લખવામાં આવે છે. સંસ્થાઓના નામો ફક્ત ત્યારે જ સંક્ષિપ્ત કરવામાં આવે છે જો સંક્ષિપ્ત નામ સત્તાવાર દસ્તાવેજમાં સૂચવવામાં આવ્યું હોય (ઉદાહરણ તરીકે, સંસ્થાના ચાર્ટરમાં નોંધાયેલ).

પ્રતિસંસ્થા વિશે સંદર્ભ માહિતી પ્રથમ, પોસ્ટલ અને ટેલિગ્રાફ સરનામાંનો સમાવેશ કરો. સંસ્થાના ટપાલ અને ટેલિગ્રાફ સરનામાં વિશેની માહિતી રેકોર્ડ કરવા માટેની પ્રક્રિયા અને ફોર્મ ટપાલ નિયમોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. બીજું, સંદર્ભ ડેટામાં ટેલિફોન નંબર, ફેક્સ નંબર અને બેંક એકાઉન્ટ નંબરનો સમાવેશ થાય છે. તેઓ લેટરહેડ પર પણ સૂચવવા જોઈએ.

પત્રની ફરજિયાત વિગતો છે ની તારીખ, જે ઉપલા ડાબા ખૂણામાં મૂકવામાં આવે છે. પત્રની તારીખ તેના હસ્તાક્ષરની તારીખ છે. તે શોધ સુવિધા તરીકે સેવા આપે છે અને પત્રનો ઉલ્લેખ કરતી વખતે તેનો ઉપયોગ થાય છે. પત્રમાં તારીખો ડિજીટલ ફોર્મેટ હોવી આવશ્યક છે. તારીખના ઘટકો નીચેના ક્રમમાં અરબી અંકોમાં એક લીટી પર આપવામાં આવે છે: દિવસ, મહિનો, વર્ષ. ઉદાહરણ તરીકે, તારીખ 25 ઓક્ટોબર, 2000 નીચે પ્રમાણે લખવી જોઈએ: 25 ઓક્ટોબર, 2000. જો કોઈ દિવસ અથવા મહિનો એક અંક દ્વારા સૂચવવામાં આવે છે, તો તેની સામે શૂન્ય મૂકવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તારીખ 12 જાન્યુઆરી, 2000 નીચે પ્રમાણે લખાયેલ છે: 01/12/2000. દિવસ અને મહિનો દર્શાવતા બે અંકો પછી બિંદુઓ મૂકવામાં આવે છે; વર્ષ દર્શાવતા ચાર અંકો પછી, કોઈ ટપકું મૂકવામાં આવતું નથી (ઉદાહરણ તરીકે, 02/20/2000).

નોંધણી નંબર આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજ - અક્ષર નંબર અને તેનું પ્રતીક - સામાન્ય રીતે કેટલાક ભાગો ધરાવે છે. પ્રથમ, માળખાકીય એકમનો અનુક્રમણિકા, સંવાદદાતાઓના વર્ગીકૃત, એક્ઝિક્યુટરના કેસોના નામકરણ અનુસાર સૂચકાંક લખી શકાય છે, અને છેલ્લો ભાગ આઉટગોઇંગ લેટરનો સીરીયલ નંબર હશે, ઉદાહરણ તરીકે નંબર 2/16 -2955 અથવા 18/275.

નોંધણી નંબર અને આવનારા દસ્તાવેજની તારીખની લિંક જેમાં પત્રનો રજીસ્ટ્રેશન નંબર અને તારીખનો સમાવેશ થાય છે કે જેના પર જવાબ આપવામાં આવ્યો છે અને તે આઉટગોઇંગ ડોક્યુમેન્ટની નોંધણી નંબર અને તારીખની નીચે સ્થિત છે. આ વિગત ફક્ત લેટરહેડ પર જ હાજર છે. પત્રો મોકલવા અને પ્રાપ્ત કરવાની તારીખોની સરખામણી પત્રવ્યવહાર સાથે સંસ્થાના કાર્યની કાર્યક્ષમતાની ડિગ્રીનો ખ્યાલ આપે છે.

કોઈ પણ સંજોગોમાં આ ડેટાને પત્રના મુખ્ય ભાગમાં મૂકવો જોઈએ નહીં. પત્રમાં આ વિગતનો પ્રકાર નીચે મુજબ હોવો જોઈએ: “નં. 4520/144 તારીખ 17 મે, 2000 ના રોજ.”

ગંતવ્ય - પત્રના પ્રાપ્તકર્તાનું નામ અને સરનામું (સંસ્થાનું નામ અને સરનામું, સંસ્થાનો માળખાકીય ભાગ, કંપની અથવા અટક અને વ્યક્તિનું સરનામું જેને પત્ર મોકલવામાં આવ્યો છે) - પત્ર ફોર્મની ઉપર જમણી બાજુએ દર્શાવેલ . આ પત્રનું આંતરિક સરનામું છે. સરનામાંમાં, પ્રાપ્તકર્તા સંસ્થાનું નામ નામાંકિત કેસમાં લખાયેલું છે. દાખ્લા તરીકે:

CJSC "ઓક્સિડ"

આ અંશતઃ મશીન પ્રોસેસિંગને ધ્યાનમાં રાખીને કરવામાં આવે છે. પત્રના અમલને ઝડપી બનાવવા માટે, જો તેની સમીક્ષા કરનાર વ્યક્તિની અટક જાણીતી હોય, તો આ અટક સૂચવવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે. અધિકારીને પત્ર મોકલતી વખતે, સંસ્થાનું નામ નોમિનેટીવ કેસમાં અને પોઝિશન અને અટક - ડેટીવ કેસમાં સૂચવવામાં આવે છે. દાખ્લા તરીકે:

કેમેરોવો ઓજેએસસી "ગ્રેનિટ"

મુખ્ય નિષ્ણાતને

એ.એન. સ્મિર્નોવ

જો પત્ર સંસ્થાના વડાને સંબોધવામાં આવે છે, તો સંસ્થાનું નામ સરનામાંના નોકરીના શીર્ષકનો ભાગ હોવું આવશ્યક છે. દાખ્લા તરીકે:

નોવોસિબિર્સ્કના રેક્ટરને

રાજ્ય અકાદમી

અર્થશાસ્ત્ર અને વ્યવસ્થાપન

પ્રો. યુ.વી. ગુસેવ

આંતરિક સરનામામાં વિરામચિહ્નો અવગણવામાં આવી શકે છે. સંસ્થાનું નામ, પત્ર જેને સંબોધવામાં આવે છે તે વ્યક્તિનું નામ અને અટક લખવી જોઈએ કારણ કે તે આ સંસ્થામાંથી અથવા ડિરેક્ટરીમાં આવતા પત્રવ્યવહાર પર આપવામાં આવે છે.

"સરનામું" વિગતોમાં પોસ્ટલ સરનામું શામેલ હોઈ શકે છે. સરકારી સંસ્થાઓ અને નિયમિત સંવાદદાતાઓને મોકલવામાં આવતા દસ્તાવેજો પર ટપાલનું સરનામું સ્ટેમ્પ કરવામાં આવતું નથી; આ કિસ્સાઓમાં, પૂર્વ-મુદ્રિત સરનામાંવાળા પરબિડીયાઓનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે.

જો પત્ર કોઈ અધિકારીને સંબોધવામાં આવે છે, તો પ્રથમ સ્થાન, પછી અટક અને આદ્યાક્ષરો, પછી સંસ્થાનું સરનામું સૂચવો. દાખ્લા તરીકે:

CJSC ક્રિસ્ટલના ડિરેક્ટર

જી.એન. નેક્રાસોવ

103030, મોસ્કો,

સ્કેટર્ની લેન, 22

જો પત્ર કોઈ ખાનગી વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવે છે, તો પહેલા પોસ્ટલ કોડ અને સરનામું સૂચવો, અને પછી પ્રાપ્તકર્તાના પ્રારંભિક અને અટક. દાખ્લા તરીકે:

630102, નોવોસિબિર્સ્ક-102,

st કિરોવા, 76, યોગ્ય. 12

પી.આઈ. ગ્રિગોરીવ

જો વ્યક્તિ કે જેના નામ પર પત્ર લખાયેલ છે તેનું શૈક્ષણિક શીર્ષક (શૈક્ષણિક ડિગ્રી) છે, તો તે છેલ્લા નામ પહેલાં સૂચવવું જોઈએ:

acad એ.જી. ઇવાનવ

પ્રો. એન.જી. કિરસાનોવ

ટેક્સ્ટ સંક્ષિપ્ત "gr." ("નાગરિક" શબ્દમાંથી) નો ઉપયોગ ત્યારે થાય છે જ્યારે પત્ર જેને સંબોધવામાં આવે છે તેને નાગરિક કાનૂની સંબંધોના વિષય તરીકે ગણવામાં આવે છે. અન્ય દેશોમાં સંસ્થાઓ અને પેઢીઓ સાથેના પત્રવ્યવહારમાં, "શ્રી," "શ્રી," શબ્દોને સંક્ષિપ્તમાં "શ્રી," "શ્રી" તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.

ટેક્સ્ટનું શીર્ષક પત્રમાં ઉઠાવવામાં આવેલ મુખ્ય મુદ્દાને પ્રતિબિંબિત કરવું જોઈએ અને ટૂંકા અને સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ, એક શબ્દસમૂહમાં ઘડવામાં આવે છે. હેડર પત્રના મુખ્ય ભાગ પહેલાં મૂકવામાં આવે છે. પત્રની સામગ્રી તેમાં પૂર્વનિર્ધારણ "o" ("આશરે") સાથે પૂર્વનિર્ધારણ કેસના સ્વરૂપ દ્વારા વ્યક્ત કરવામાં આવે છે. શીર્ષક અવતરણ ચિહ્નો સાથે પ્રકાશિત કરવામાં આવતું નથી; તે મોટા અક્ષરથી લખાયેલું છે અને શીટના ડાબા માર્જિનથી તરત જ શરૂ થાય છે. દાખ્લા તરીકે:

આઉટબાઉન્ડ વેપારનું આયોજન કરવા વિશે

કરાર નં. 33-02/567 હેઠળ કોલસાના પુરવઠા પર

ઈંટ ફેક્ટરીની ખરીદી વિશે

આમંત્રણ વિશે

તે સલાહભર્યું છે કે શીર્ષક બે લીટીઓથી વધુ ન હોય; જો ત્યાં બે લીટીઓ હોય, તો ફકરાનો ઉપયોગ થાય છે.

શીર્ષક ડાયરેક્ટ એક્ઝિક્યુટર દ્વારા લખાયેલ હોવું જોઈએ, જે દસ્તાવેજની સામગ્રીને અન્ય કોઈ કરતાં વધુ સારી રીતે જાણે છે. પત્ર સૉર્ટ કરતા કર્મચારીએ પત્રની કઈ શ્રેણીનો છે અને તે ક્યાં મોકલવો જોઈએ તે નિર્ધારિત કરવા માટે ફક્ત હેડર વાંચવાની જરૂર છે, જે ખાસ કરીને એવા કિસ્સાઓમાં મહત્વપૂર્ણ છે કે જ્યાં સરનામું ચોક્કસ વ્યક્તિને સૂચવતું નથી કે જેને પત્ર સંબોધવામાં આવ્યો છે. વધુમાં, હેડર પર એક ઝડપી નજર કર્મચારીને આખો પત્ર વાંચવાથી બચાવી શકે છે.

શીર્ષકમાં "સંબંધિત" અથવા "ચિંતા" શબ્દોનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી. ઉપરાંત, તમારે "મુદ્દે" લખવું જોઈએ નહીં કારણ કે આ અભિવ્યક્તિ કાનૂની વ્યવહારમાં સ્વીકારવામાં આવે છે. તે તદ્દન યોગ્ય છે, ઉદાહરણ તરીકે, પોલીસ વિભાગને સંબોધિત પત્રમાં:

બોસને

પોલીસ સ્ટેશન

કિરોવ્સ્કી જિલ્લો

નોવોસિબિર્સ્ક જી.વી. સિદોરોવ

gr ના કિસ્સામાં. ક્રુગ્લોવા એ.એ.

વ્યવસાયિક પત્રની મુખ્ય વિગતો છે: ટેક્સ્ટ . સત્તાવાર પત્રની પ્રમાણભૂત રેખાની મહત્તમ લંબાઈ 64 મુદ્રિત અક્ષરો છે, જે લગભગ 17 સેમી છે. સામાન્ય રીતે એક રેખામાં 60-62 અક્ષરો હોય છે. આ રેખા લંબાઈની પસંદગી સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા A4 ફોર્મેટ દ્વારા તેમજ એ હકીકત દ્વારા સમજાવવામાં આવે છે કે ટેક્સ્ટ વાંચતી વખતે, અમે, નિયમ પ્રમાણે, તેને આંખોથી 30-35 સે.મી.ના અંતરે રાખીએ છીએ, અને કોણ માનવ આંખની શ્રેષ્ઠ ગ્રહણશીલતાના ક્ષેત્રમાં 30 ડિગ્રી છે.

એપ્લિકેશનની હાજરીને ચિહ્નિત કરવી જો કોઈ દસ્તાવેજો પત્ર સાથે જોડાયેલ હોય તો કરવામાં આવે છે. પત્રના નીચેના ડાબા ખૂણામાં, ફીલ્ડમાંથી તરત જ, "જોડાણ" શબ્દ મૂકવામાં આવે છે, પછી જોડાયેલ દસ્તાવેજોના નામ સંખ્યાત્મક ક્રમમાં મૂકવામાં આવે છે જે નકલો અને શીટ્સની સંખ્યા દર્શાવે છે. દરેક નામ એક અલગ લાઇન પર સ્થિત છે. "એપ્લિકેશન" શબ્દ હેઠળ કોઈ એન્ટ્રી કરવામાં આવતી નથી. દાખ્લા તરીકે:

બિડાણ: કેલર કંપની સાથેના કરારની નકલ, 3 પાના. 1 નકલમાં.

અરજીની હાજરીનો સંકેત, જેનું નામ પત્રના ટેક્સ્ટમાં આપવામાં આવ્યું છે, તે નીચેના સ્વરૂપમાં કરી શકાય છે:

અરજી: 5 l માટે. 1 નકલમાં.

આ વિગત લેટરહેડ પર તૈયાર કરી શકાય છે. બાઉન્ડ એપ્લિકેશનમાં શીટ્સની સંખ્યા સૂચવવામાં આવી નથી. દાખ્લા તરીકે:

પરિશિષ્ટ: આંતરરાષ્ટ્રીય પ્રદર્શન "SIB-2000" વિશે 3 નકલોમાં માહિતી સામગ્રી.

એપ્લિકેશનમાં સમાવિષ્ટ દસ્તાવેજોમાં તમામ જરૂરી વિગતો હોવી આવશ્યક છે: દસ્તાવેજના પ્રકારનું નામ, શીર્ષક, તારીખ, સહી. વધુમાં, એપ્લિકેશન્સ પર, મુખ્ય દસ્તાવેજ સાથે એપ્લિકેશનનું જોડાણ સૂચવતા ઉપલા જમણા ખૂણામાં એક ચિહ્ન બનાવવામાં આવે છે. જો અરજી સ્વતંત્ર દસ્તાવેજ છે, તો તેને કવરિંગ લેટર સાથે મોકલવામાં આવે છે.

પ્રોપ્સ « સહી » ફીલ્ડમાંથી તરત જ અક્ષરના સબટેક્સ્ટની ડાબી બાજુએ મૂકવામાં આવે છે. હસ્તાક્ષરમાં પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિનું નોકરીનું શીર્ષક, વ્યક્તિગત હસ્તાક્ષર અને તેની ટ્રાન્સક્રિપ્ટનો સમાવેશ થાય છે. વ્યવસાયિક પત્રો સંસ્થાકીય લેટરહેડ પર લખેલા હોવાથી, સંસ્થાનું નામ સહીમાં દર્શાવવામાં આવતું નથી. દાખ્લા તરીકે:

મુખ્ય શિક્ષક સહીએન.કે. સિદોરોવ

જ્યારે પ્રથમ હસ્તાક્ષરની માન્યતાની પુષ્ટિ કરવી જરૂરી હોય ત્યારે બે હસ્તાક્ષરો મૂકવામાં આવે છે, તેમજ ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજોમાં, ઉદાહરણ તરીકે, નાણાકીય અને બેંકિંગ સંસ્થાઓને મોકલવામાં આવેલા નાણાકીય અને ક્રેડિટ મુદ્દાઓ પરના પત્રોમાં. આવા પત્રો હંમેશા એન્ટરપ્રાઇઝના મુખ્ય (વરિષ્ઠ) એકાઉન્ટન્ટ દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે.

જ્યારે પત્ર પર ઘણા અધિકારીઓ દ્વારા હસ્તાક્ષર કરવામાં આવે છે, ત્યારે તેમની હસ્તાક્ષર હોદ્દાને અનુરૂપ ક્રમમાં એક બીજાની નીચે મૂકવામાં આવે છે:

સંસ્થાના નિયામક સહીએ.એન. માર્ચેન્કો

ચીફ એકાઉન્ટન્ટ સહીહા. વોલ્કોવ

જ્યારે એક જ હોદ્દા પર બેઠેલા અનેક વ્યક્તિઓ દ્વારા પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરવામાં આવે છે, ત્યારે તેમની સહીઓ સમાન સ્તર પર સ્થિત હોય છે:

ઓજેએસસી કારેલિયાના ડિરેક્ટર સીજેએસસી કોરસરના ડિરેક્ટર

સહીઆઈ.વી. પેટ્રોવ સહીજી.એ. ફોમિન

સંસ્થાઓની ફાઇલોમાં બાકી રહેલા પત્રોની તમામ નકલોમાં અધિકારીઓની મૂળ સહીઓ હોવી આવશ્યક છે. જો ડ્રાફ્ટ પત્ર પર જેની સહી તૈયાર કરવામાં આવી હોય તે અધિકારી ગેરહાજર હોય, તો પત્ર પર તેની ફરજો બજાવતા વ્યક્તિ અથવા તેના નાયબ દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિની વાસ્તવિક સ્થિતિ (ઉદાહરણ તરીકે, "અભિનય", "નાયબ") અને તેનું અંતિમ નામ સૂચવવું આવશ્યક છે. તમે જોબ શીર્ષક પહેલાં "માટે" પૂર્વનિર્ધારણ સાથે અથવા સ્લેશ સાથે અક્ષરો પર સહી કરી શકતા નથી.

દસ્તાવેજ પર સહી કરવી એ તેને પ્રમાણિત કરવાની એક રીત છે. સહી વિનાના સત્તાવાર પત્રમાં કોઈ કાનૂની બળ હોતું નથી.

વહીવટકર્તા (પત્રના લેખક) વિશેની નોંધમાં વહીવટકર્તાની અટક અને તેના ઓફિસનો ટેલિફોન નંબરનો સમાવેશ થાય છે અને તે પત્રની આગળની બાજુએ મૂકવામાં આવે છે.

અહીં કોણીય વિગતો સાથે સેવા પત્રનો નમૂનો છે:

સંસ્થાનું નામ સરનામું

માળખાકીય નામ

વિભાગો (જો જરૂરી હોય તો)

સંદર્ભ ડેટા

સંસ્થા વિશે

___________№ ______

_____ થી નં.

લેટર હેડર ("O" અથવા "Ob" થી શરૂ થાય છે)

ટેક્સ્ટની સ્થિતિ સહીઆદ્યાક્ષર, અટક

કલાકારનું છેલ્લું નામ (અથવા છેલ્લું નામ, પ્રથમ નામ, આશ્રયદાતા), ટેલિફોન નંબર

ટાઇપિસ્ટના આદ્યાક્ષરો અને નકલોની સંખ્યા

ઈમેલ આઈડી

વ્યવસાયિક દસ્તાવેજના પ્રવાહમાં, વિનંતી પત્ર ફોર્મેટનો ઉપયોગ ઘણી વાર થાય છે જ્યારે બીજા પક્ષની સંમતિ અથવા તેની પાસેથી ચોક્કસ સેવા મેળવવાની જરૂર હોય છે. વિવિધ પરિસ્થિતિઓ માટે તૈયાર નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો, તેમજ આવા અક્ષરો કંપોઝ કરવાના નિયમો, આ લેખમાં મળી શકે છે.

વિનંતીનો પત્ર દોરવા માટેની પરંપરા અને નિયમો ફક્ત વ્યવહારિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપનમાં વિકસિત થયા છે - એટલે કે. કાયદાકીય સ્તરે મંજૂર કોઈ ફોર્મ અથવા સૂચનાઓ નથી. જો કે, સામાન્ય રીતે, નીચેની રચનાનું પાલન કરવું જોઈએ:

1. હંમેશની જેમ, "હેડર" પ્રથમ ભરવામાં આવે છે, જે અનુરૂપ સંપર્ક માહિતી સાથે મોકલનાર સંસ્થાનું સંપૂર્ણ નામ, તેમજ ચોક્કસ કર્મચારીનું નામ (સામાન્ય રીતે કંપનીના ડિરેક્ટર) અને પ્રાપ્તકર્તાનું નામ સૂચવે છે. સંસ્થા
2. આ પછી ટેક્સ્ટ પોતે જ આવે છે, જેમાં પરિસ્થિતિનું વર્ણન અને વિનંતીનું સમર્થન હોય છે. ટેક્સ્ટ શક્ય તેટલું ટૂંકું હોવું જોઈએ - સામાન્ય રીતે 1-2 ફકરા પૂરતા હોય છે. તમારી વિનંતીને ખાસ અને અસ્પષ્ટપણે જણાવવી મહત્વપૂર્ણ છે જેથી વાર્તાલાપકર્તા તમારી અપીલના સારને સ્પષ્ટપણે સમજી શકે.
3. આ પછી હસ્તાક્ષર, હસ્તાક્ષરની ટ્રાન્સક્રિપ્ટ અને સંકલનની તારીખ છે.

આમ, તે આવા દસ્તાવેજો માટે પ્રમાણભૂત સંસ્કરણ અનુસાર દોરવામાં આવે છે - ફોર્મ નીચે આપેલ છે.

તૈયાર નમૂનાનો ઉપયોગ ઉદાહરણ તરીકે કરી શકાય છે.

નૉૅધ. દસ્તાવેજના શીર્ષકને સૂચવવા કે ન દર્શાવવાનો નિર્ણય (એટલે ​​​​કે મધ્યમાં "વિનંતીનો પત્ર" લખવો) પ્રેષક પોતે જ લે છે. સામાન્ય રીતે, આ એવા કિસ્સાઓમાં જરૂરી છે જ્યાં દસ્તાવેજની પ્રકૃતિ અને એક કંપની બીજી કંપની પાસેથી પ્રાપ્ત કરવાનો પ્રયાસ કરી રહી હોય તેવા હેતુ પર ભાર મૂકવો યોગ્ય છે.

કારણ કે આ કિસ્સામાં આપણે એ હકીકત વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ કે એક કંપની તેના ભાગીદાર તરફથી કેટલીક તરફેણ અથવા છૂટછાટની ગણતરી કરી રહી છે, અલબત્ત, પત્રનું લેખન, તેની ડિઝાઇન અને તે મોકલવાને પણ ખૂબ ગંભીરતાથી લેવું જોઈએ. કોઈપણ વિગત છાપ બનાવી શકે છે, તેથી દેખીતી રીતે નજીવી ઘોંઘાટને પણ ધ્યાનમાં લેવી વધુ સારું છે:

1. સૌ પ્રથમ, તેને ભૌતિક મેઇલનો ઉપયોગ કરીને મોકલવું વધુ સારું છે - નિયમિત રશિયન પોસ્ટ અથવા, વધુ સારું, એક ખાનગી સંસ્થા કે જે પત્રવ્યવહારને ઘરે ઘરે પહોંચાડે છે અને ખૂબ ઝડપથી. ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં સંદેશ, અથવા તો ફેક્સ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે, તે ઘણીવાર સ્પામની જેમ વધુ અવ્યક્ત રીતે જોવામાં આવે છે.
2. વધુમાં, દસ્તાવેજના અમલીકરણની ભૌતિક પદ્ધતિ (એટલે ​​​​કે, નિયમિત મેઇલ તરીકે) તમને વધુ ખર્ચાળ કાગળ, પરબિડીયું, સ્ટેમ્પ અને નોંધણીના અન્ય માધ્યમોના ખર્ચે અનુકૂળ છાપ બનાવવાની મંજૂરી આપે છે.
3. ટેક્સ્ટ લખવા માટે, કંપનીનું લેટરહેડ હંમેશા પસંદ કરવામાં આવે છે - આ તમને વિનંતીને વધુ સત્તાવાર બનાવવાની મંજૂરી આપે છે.
4. ટેક્સ્ટમાં સ્પષ્ટ ક્લેરિકલિઝમ ટાળવું વધુ સારું છે - એટલે કે. સ્થિર શબ્દો અને અભિવ્યક્તિઓ જે સામાન્ય રીતે વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં વપરાય છે. તેઓ શાબ્દિક રીતે વાર્તાને "સૂકી" કરે છે અને સામાન્ય રીતે નકારાત્મક છાપ બનાવે છે. તેમને વધુ મૂળ વિકલ્પો સાથે સરળતાથી બદલી શકાય છે - ઉદાહરણ તરીકે, "કૃપા કરીને ધ્યાનમાં લો" સાથે "મને આ સમસ્યાને ઉકેલવામાં તમારી સમજણ અને સહાયની આશા છે."
5. છેવટે, તે સામાન્ય રીતે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારની પરંપરાઓનું પાલન કરવા યોગ્ય છે, એટલે કે. ટેક્સ્ટ મુખ્યત્વે સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલીમાં લખાયેલ છે. ત્યાં કોઈ ગીતાત્મક વિષયાંતર, વધુ પડતી જટિલ વાક્યરચના રચનાઓ અથવા અસ્પષ્ટ (અર્થમાં) શબ્દસમૂહો ન હોવા જોઈએ. સમજણની દ્રષ્ટિએ અને મનોવૈજ્ઞાનિક રીતે, વાતચીત કરનાર માટે સંદેશને સમજવા માટે ખૂબ જ સરળ છે તેની ખાતરી કરવા માટે કાળજી લેવી જોઈએ.

સલાહ. જો હાથથી ટેક્સ્ટ લખવાનું શક્ય છે, તો આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે. હસ્તલિખિત પત્ર તેને બીજા બધાથી અલગ બનાવે છે. જો કે, કેલિગ્રાફીની તકનીકો જાણતા નિષ્ણાતને લેખન સોંપવું વધુ સારું છે.

જાતો

ચોક્કસ પરિસ્થિતિ પર આધાર રાખીને, વિવિધ અક્ષર વિકલ્પો છે. મોટાભાગની વિનંતીઓ નાણાકીય સમસ્યાઓથી સંબંધિત છે - ઉદાહરણ તરીકે, ડિસ્કાઉન્ટ પ્રદાન કરવું, સેવા માટે ચુકવણી ઘટાડવી અથવા તેને સ્થગિત કરવી. લઘુમતી વિનંતી પત્રો કેટલાક અન્ય મુદ્દાઓને ઉકેલવામાં સહાય માટે સમર્પિત છે. સૌથી સામાન્ય કેસો અને પત્રોના તૈયાર ઉદાહરણો નીચે ચર્ચા કરવામાં આવ્યા છે.

ભંડોળની ફાળવણી વિશે

સખાવતી હેતુઓ માટે પણ નાણાં ફાળવવાની વિનંતી એ એક ગંભીર વિનંતી છે. તેથી, ચિત્ર દોરતી વખતે, શક્ય તેટલું વિશિષ્ટ રીતે પરિસ્થિતિનું વર્ણન કરવું મહત્વપૂર્ણ છે અને વધુમાં, સ્પષ્ટપણે દર્શાવવા માટે કે પૈસાની બરાબર શું જરૂર છે, અને કયા કારણોસર તે અન્ય સ્ત્રોતમાંથી લઈ શકાતી નથી.

કમ્પાઇલ કરતી વખતે, તમે આ ઉદાહરણનો આધાર તરીકે ઉપયોગ કરી શકો છો.

NPO "રેઈન્બો" તરફથી

વિધાનસભાના નાયબ

સેન્ટ પીટર્સબર્ગ મિલોશ્નિકોવ આઈ.એન.

પ્રિય ઇલ્યા નિકોલાઇવિચ! બિન-લાભકારી સંસ્થા રેઈનબોના ડિરેક્ટર તમારું સ્વાગત કરે છે. અમારી સંસ્થાની સ્થાપના 2012 માં કરવામાં આવી હતી અને આટલા વર્ષો દરમિયાન તે લ્યુકેમિયાના તીવ્ર સ્વરૂપથી પીડિત બાળકોને સતત નાણાકીય સહાય પૂરી પાડે છે. અમારી પ્રવૃત્તિની મુખ્ય દિશા એ યોગ્ય દવાઓ અને જટિલ ઓપરેશન્સની ખરીદી છે.

આટલા વર્ષોમાં, અમારી પ્રવૃત્તિઓ માટે ભંડોળનો મુખ્ય સ્ત્રોત એલએલસી "..." એન્ટરપ્રાઇઝ હતો. જો કે, આ વર્ષ 2017 ના એપ્રિલમાં, ભંડોળના જથ્થામાં તીવ્ર ઘટાડો થયો, અને આ ક્ષણે અમે સમાન વોલ્યુમમાં ચેરિટી ઇવેન્ટ્સ હાથ ધરવા સક્ષમ નથી.

અમારા ડેટા અનુસાર, ભંડોળનું વાર્ષિક બજેટ, ખાનગી દાનને ધ્યાનમાં લેતા, 10 મિલિયન રુબેલ્સ હોવું જોઈએ. આમ, ધિરાણની સમાપ્તિને કારણે, 8 મિલિયન રુબેલ્સની રકમમાં તફાવતને આવરી લેવો જરૂરી છે. વાર્ષિક અમે તમારી સહાયની આશા રાખીએ છીએ, કારણ કે હાલમાં પ્રાયોજકો શોધવાનું શક્ય નથી.

આપની, સ્વેતોઝારોવ વી.કે.

માલની ડિલિવરી વિશે

અહીં તમારી રુચિ અને સહકારની ઇચ્છા દર્શાવવી મહત્વપૂર્ણ છે. તેથી, તમારે સાચા શબ્દો શોધવાની જરૂર છે જેથી કરીને તમારા વાર્તાલાપકર્તા વિશ્વાસથી પ્રભાવિત થાય અને યોગ્ય નિર્ણય લે. તમે આ ઉદાહરણને આધાર તરીકે લઈ શકો છો.

એલએલસીના જનરલ ડિરેક્ટર "..."

નેક્રાસોવ એન.કે.

એલએલસીના ડિરેક્ટર "..." તરફથી

એલિઝારોવા વી.એમ.

શુભેચ્છાઓ, નિકોલાઈ કોન્સ્ટેન્ટિનોવિચ! આ વર્ષના મે મહિનામાં યોજાયેલા પ્રાદેશિક કૃષિ પ્રદર્શનમાં, અમારી કંપનીને તમારા દ્વારા ઓફર કરવામાં આવેલ મશીનરી અને સાધનોના નમૂનાઓમાં રસ પડ્યો.

અમે માલસામાનની ટ્રાયલ બેચ પહોંચાડીને તમારી સાથે સહકાર શરૂ કરવા માંગીએ છીએ (સંપૂર્ણ સૂચિ આ પત્ર સાથે અલગ દસ્તાવેજ તરીકે જોડાયેલ છે). અમે સામાન અને સેવાઓ માટે સમયસર ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ. અમે લાંબા ગાળાના અને પરસ્પર ફાયદાકારક સહયોગ માટે અમારી આશા વ્યક્ત કરીએ છીએ.

અમારી સંપર્ક વિગતો:

આપની, એલિઝારોવ વી.એમ.

ડિસ્કાઉન્ટ આપવા વિશે

હાલમાં, આ એકદમ સામાન્ય પ્રકાર છે, કારણ કે આર્થિક સ્થિતિ ઘણી રીતે બગડી છે. અનુભવ દર્શાવે છે કે કાઉન્ટરપાર્ટીને ડિસ્કાઉન્ટ આપવા માટે સમજાવવું ખાસ કરીને નીચેના કેસોમાં સારું કામ કરે છે:

• જો કંપનીઓ લાંબા સમયથી સહકાર આપી રહી છે, ઉદાહરણ તરીકે, એક વર્ષથી વધુ;
• જો એકસાથે મોટી માત્રામાં માલ ખરીદવામાં આવે.

CEO ને

એલએલસી "અવાન્ટેજ" ફિલિપોવ જી.વી.

Veres LLC ના ડિરેક્ટર તરફથી

એલેક્ઝાન્ડ્રોવા કે.એન.

હેલો, ગેન્નાડી વિક્ટોરોવિચ. અમને એ હકીકતની નોંધ લેતા આનંદ થાય છે કે અમારી કંપનીઓ 2 વર્ષથી વધુ સમયથી સહકાર આપી રહી છે. અમે તમારી સેવાઓની સતત ઉચ્ચ ગુણવત્તા માટે તેમજ વર્તમાન સમસ્યાઓના નિરાકરણમાં તમારી સહાય માટે તમારો આભાર વ્યક્ત કરીએ છીએ.

અમે માનીએ છીએ કે તે તમારા માટે કોઈ રહસ્ય નથી કે છેલ્લા એક વર્ષમાં અમારા બજારના માળખામાં આર્થિક પરિસ્થિતિ નોંધપાત્ર રીતે બગડી છે. કમનસીબે, આ ક્ષણે આપણે આવકની ચોક્કસ અભાવ અનુભવી રહ્યા છીએ, જે ત્રિમાસિક નફામાં ઘટાડા સાથે સંકળાયેલ છે.

આ સંજોગોના સંદર્ભમાં, અમે આગામી કેલેન્ડર વર્ષ 2018માં પ્રદાન કરવામાં આવનારી સેવાઓ પર 10% નું ડિસ્કાઉન્ટ પ્રદાન કરવા માટે તમારી સમજણ અને સંમતિની આશા રાખીએ છીએ. અલબત્ત, આ પ્રકારનું પગલું અસ્થાયી છે, અને જો આર્થિક સ્થિતિ સ્થિર થાય તો અમે પરસ્પર ફાયદાકારક શરતો પર સંપૂર્ણ સહયોગ માટે પ્રતિબદ્ધ છીએ.

આપની, એલેક્ઝાન્ડ્રોવ કે.એન.

ભાડા ઘટાડા વિશે

આ કિસ્સામાં, પત્રમાં તમારી વિનંતી માટેનું તર્ક લગભગ અગાઉના ઉદાહરણમાં ચર્ચા કરાયેલા સમાન હશે.

CEO ને

એલએલસી "અવાન્ટેજ" ફિલિપોવ જી.વી.

Veres LLC ના ડિરેક્ટર તરફથી

એલેક્ઝાન્ડ્રોવા કે.એન.

હેલો, ગેન્નાડી વિક્ટોરોવિચ. 2016 માં પૂરા થયેલા નાણાકીય વર્ષમાં, અમારી કંપનીને 10% જેટલી અપેક્ષા કરતાં વધુ નુકસાન થયું હતું. અમને એ સ્વીકારવાની ફરજ પડી છે કે અમારી કંપની નાણાકીય કટોકટીથી પ્રભાવિત થઈ છે. આ 15-20% માલિકો દ્વારા ક્લાયંટ ફ્લોમાં ઘટાડો પ્રતિબિંબિત થાય છે.

આ સંદર્ભે, અમે ભાડા પર 10% ડિસ્કાઉન્ટ પ્રદાન કરવાના તમારા કરારની આશા રાખીએ છીએ. મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે અમે ઘણા મોટા ભાડૂતો છીએ અને તે જ સમયે, અમારા પાંચ વર્ષના સહકારના સમગ્ર સમયગાળા દરમિયાન, અમે ચુકવણીમાં એક પણ વિલંબને મંજૂરી આપી નથી, અને કરારની અન્ય તમામ શરતો પણ ભરી છે. અમે એ હકીકતથી આગળ વધીએ છીએ કે આ માપ અસ્થાયી છે, તેથી બજારની સ્થિતિ સ્થિર થતાં જ અમે સંપૂર્ણ ફી ચૂકવવાનું ચાલુ રાખવા માટે તૈયાર છીએ.

આપની, એલેક્ઝાન્ડ્રોવ કે.એન.

વિલંબિત ચુકવણી વિશે

આ કિસ્સામાં, તે સ્વીકારવું મહત્વપૂર્ણ છે કે તમે ખરેખર સમયસર ચુકવણી કરી નથી અને તેનું કારણ વિગતવાર સમજાવો. અલબત્ત, તમારે સંપૂર્ણ રકમની ચુકવણીની શરતો ચોક્કસ રીતે દર્શાવવાની જરૂર છે.

એલએલસી "ગ્રુઝોદર" ના ડિરેક્ટરને

વકુલોવ એન.યુ.

પેરાબોલિયા એલએલસીના ડિરેક્ટર તરફથી

અક્સાકોવા ટી.જી.

હેલો, પ્રિય નિકોલાઈ યુરીવિચ. સપ્ટેમ્બર 2017 માં, અમે તમારી સેવાઓ માટે 100,000 રુબેલ્સની રકમમાં આગલી ચુકવણી કરી નથી. ચુકવણી કરવાની અશક્યતા વિશે અમે તમને એક મહિના અગાઉ અધિકૃત રીતે જાણ કરી હતી. આ સમયે, અમે સ્પષ્ટ કરીએ છીએ કે કંપનીને ચૂકવવા માટે ભંડોળ મળ્યું છે. અમે તમને બે મહિના માટે હપ્તાનો પ્લાન આપવાનું કહીએ છીએ: ઓક્ટોબર અને નવેમ્બર (દરેક 50,000 રુબેલ્સ).

અમે અમારી નાણાકીય જવાબદારીઓ અને દેવાથી શરમાતા નથી અને તમારું ધ્યાન એ હકીકત તરફ દોરતા નથી કે અમારા સહકારના તમામ 3 વર્ષ દરમિયાન અમે ક્યારેય કરારનું ઉલ્લંઘન કર્યું નથી. અમે તમારી સમજણની આશા રાખીએ છીએ અને વધુ પરસ્પર લાભદાયી સહકારની આશા રાખીએ છીએ.

આપની, અક્સાકોવ ટી.જી.

કૃપા કરીને બીજી કંપની માટે ચૂકવણી કરો

આવી વિનંતીઓ એવા કિસ્સાઓમાં ઊભી થઈ શકે છે કે જ્યાં એક કંપની અમુક શરતો હેઠળ બીજી કંપનીની નાણાકીય જવાબદારીઓ પૂરી કરવાનું કામ કરે છે. તમે ઉદાહરણ તરીકે આ નમૂનાનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

આઈપી બ્લેગોડારોવા એ.કે.

IP થી Inina A.A.

હેલો, પ્રિય એનાટોલી કોન્સ્ટેન્ટિનોવિચ. જેમ તમે જાણો છો, તમારા પર 100,000 રુબેલ્સની રકમનું દેવું છે. પાછલા નાણાકીય વર્ષમાં, મેં 50,000 રુબેલ્સની રકમમાં 3 કંપનીઓ પર દેવું પણ કર્યું છે. હું સૂચન કરું છું કે તમે મારું દેવું સંપૂર્ણ ચૂકવો. મારા ભાગ માટે, હું 6 મહિનાના સમયગાળા માટે તમારા દેવાની સંપૂર્ણ બેલેન્સ માટે હપ્તા યોજનાઓની જોગવાઈની ખાતરી આપું છું.