Персональные данные работника и меры по их охране
Определение термина «персональные данные» для трудовой сферы до 07.05.2013 содержалось в ст. 85 ТК РФ. В качестве таковых указывались исключительно сведения, требующиеся и полученные работодателем в связи с трудовой деятельностью субъекта.
Сейчас данная норма исключена, а толкование понятия персональных данных содержится в ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ: это вся информация, относящаяся к физлицу.
Работодатель как субъект, осуществляющий обработку личных сведений, обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования.
Примеры документов, включающих персональные данные:
- карточка сотрудника (форма Т-2) содержит Ф.И.О. лица, сведения о семье, оконченных учебных заведениях;
- в трудовой книжке указаны стаж, предшествующие места работы;
- трудовой договор содержит название должности, размер вознаграждения и т.д.
Ст. 86 ТК РФ отмечает, что единственным источником личных сведений может выступать сам сотрудник. Когда такими данными обладает постороннее лицо, получить их допускается при условии, что на это согласен работник.
ВАЖНО! Грубым нарушением закона является сам факт необеспечения сохранности документации, содержащей персональную информацию, вне зависимости от наступления для лица негативных последствий (определение Челябинского облсуда от 14.03.2016 № 11-1913/2016).
Нюансы составления положения о работе с персональными данными (2018-2019)
В ст. 87 Трудового кодекса и ст. 18.1 закона зафиксирована обязанность работодателя по формулировке и закреплению во внутренних актах порядка обработки, хранения личных данных персонала, перечня шагов по их защите. Указанным документом чаще всего является положение об обработке персональных данных работников.
Закон не предъявляет специфических требований к составлению локального акта. На практике в него включается следующая информация:
- общие нормы, содержащие предназначение акта, ссылки на нормативную основу его разработки;
- состав личных сведений, список их носителей;
- права работника по контролю за обращением с его личной информацией;
- меры, которые требуется предпринимать организации для защиты сведений, порядок обработки, использования;
- последовательность действий при передаче персональной информации;
- список сотрудников, обладающих доступом;
- санкции за неисполнение правил обращения с рассматриваемыми сведениями.
Положение о персональных данных работников подлежит утверждению приказом руководителя юрлица.
ВАЖНО! Всем работникам указанный акт предоставляется для ознакомления, для чего может быть заведен специальный журнал с перечнем работающих в компании субъектов, где каждый ставит подпись после прочтения правил.
Образец положения о работе с персональными данными можно скачать по ссылке: /filemanager/download/4803">Положение о работе с персональными данными (образец-2018-2019).
Работодатель, выступая субъектом, получающим и обрабатывающим личную информацию персонала, обязан принять необходимые меры для ее защиты при обработке, хранении, использовании. Соответствующие меры регламентируются положением о персональных данных, предоставляемым для ознакомления всем работникам.
Осуществляя деятельность, предприятию или ИП, выступающими работодателями, или работающими с контрагентами - физлицами, приходится иметь дело с их личными данными, которые в соответствии с законодательством подлежат защите. Вся работа с этими сведениями должна регламентироваться, для этого на предприятии создается положение о персональных данных работников.
Персональные данные - это сведения работника, с которыми предприятию приходится иметь дело каждый день с момента заключения с ними и до увольнения.
Ответственные лица на предприятии не только их собирают и хранят, но также периодически обрабатываю и разглашают третьим лицам. Часто это требует осуществляемая деятельность, например, выплата зарплаты на картсчета в банке.
С другой стороны, существующие положения законодательных актов обязывают предприятие, хранить и не допускать разглашения подобной информации.
Чтобы полностью соблюсти положения законодательства, но и в дальнейшем осуществлять свою деятельность предприятие должно разработать Положение о персональных данных, в котором действующие нормы реализуются с учетом работы организации.
Разработать данное Положение необходимо любому хозяйствующему субъекту, который нанимает работников, а вследствие этого имеет дело с их личными данными.
Этот локальный нормативный акт разрабатывается и утверждается точно так же как и все другие внутренние нормативы предприятия. Ответственным за его разработку может выступать руководитель кадрового отдела или же иное должностное лицо, в обязанности с которыми включается работа с этими сведениями.
Проект документа согласуется с различными специалистами организации, профсоюзом, а после этого вводится в действие распоряжением директора. После того как Положение о персональных данных введено в действие, с ним необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.
Фиксировать ознакомление сотрудников с данным локальным документом можно в специальном журнале регистрации или с помощью заполнения отдельных .
Внимание! Законодательство устанавливает, что в состав Положения должно входить . Его необходимо запрашивать у работающего на предприятии человека каждый раз, когда происходит разглашение сведений третьим лицам, например, при составлении доверенности, справок и т. д.
При этом данное согласие сотрудник может отозвать в любой момент, подав на имя своего работодателя соответствующие заявление.
Какие данные сотрудников являются персональными
Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.
Сюда включаются:
- Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
- Сведения о месте и дате появления его на свет.
- Адрес фактический и по регистрации.
- Социальное, семейное, имущественное положение.
- Имеющиеся у работника образование, профессия.
- Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.
Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.
Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия.
Внимание! Существует информация о работнике, которая никогда не должна запрашиваться администрацией компании, так как она является сугубо личной. Сюда относится, к примеру, вероисповедание, национальность. Если кто-то попытается узнать подобную информацию, это будет расценивать как попытка вторжения в личную жизнь работника.
Скачать образец положения о защите данных сотрудников на 2018 год
Что должно содержать положение о защите персональных данных
Закон не определяет, какие именно сведения и разделы должны быть внесены в документ. Также нигде не оговариваются критерии, по которым необходимо производить оформление. Поэтому, в процессе подготовки этого документа на предприятии нужно учитывать требования ФЗ о персональных данных, а также общие принципы оформления внутренних нормативных актов.
Общие положения
Этот раздел должен содержать цели составления документа, иметь ссылки на законы и другие нормативные акты по работе с персональными данными. Еще здесь нужно описать процесс введения положения в действие, и как именно будут в него вноситься изменения.
Перечень персональных данных сотрудников
Это один из самых важных разделов в положении, поскольку именно он будет определять, какие именно сведения подпадают под понятие персональных. Составлять этот раздел лучше всего только после того, как от работников получены все необходимые документы и проведен их анализ на предмет содержащихся в них сведений. Здесь же можно описать внутренние документы, в которых могут содержаться личные данные, и какие также должны подлежать защите.
Операции с персональными данными
В этом разделе нужно описать какие подразделения, либо конкретные лица, получают право на работу с персональными данными. Также здесь нужно конкретно указать носители, на которых могут храниться данные (например, в виде распечаток на бумаге, в электронном виде в базе данных и т.д.)
Доступ к персональным данным
В разделе нужно описать каким образом персональные данные, имеющиеся в компании, могут быть использованы другими работниками, не имеющими на это полномочий. Также в этом разделе необходимо обговорить порядок предоставления имеющихся сведений в другие организации, госорганы, прочим лицам.
Обязанности работников с доступом к персональным данным
В этом разделе нужно описать какие именно действия обязаны выполнять работники, допущенные к личным данным сотрудников компании.
Права работников в отношении операций с персональными данными
Здесь описываются права работников, которые передали компании свои персональные сведения, и тех, кто обладает доступом к таким сведениям в процессе выполнения обязанностей.
Защита персональных данных
В разделе описывается, в каком именно месте и каким образом в компании хранятся полученные персональные данные. Необходимо подробно указать при помощи каких мер производится защита данных на бумаге (например, архивные шкафы, запирающиеся на ключ, замок с кодовым доступом на двери помещения архива и т. д.). Также нужно описать, где хранятся и как защищаются данные, имеющиеся в электронном виде.
Порядок утверждения положения о персональных данных сотрудников
Порядок разработки и принятия у данного положения точно такой же, как и у любого другого внутреннего акта предприятия.
Если в компании сформирован профсоюз, то принятие положения должно производиться только после его согласования с данным органом.
Проект документа нужно передать в профсоюз, у которого есть пять дней на его рассмотрение. По истечении этого срока орган должен в письменном виде представить свое мнение о нем.
Мнение органа может выражать несогласие с представленным документом. В этой ситуации вместе с выражением мнения предоставляются предложения по изменению положения. Администрация должна либо принять предлагаемые изменения, либо в срок трех дней провести с органом дополнительные обсуждения.
Если даже после этого согласие достигнуто не было, то обе стороны составляют и подписывают протокол разногласий. После этого шага администрация имеет право принять документ в том виде, как он предлагается. Но надо помнить, что профсоюз при возникновении спорной ситуации может обжаловать принятие положения в суде либо через трудинспекцию.
Если профсоюзный орган в организации не сформирован, но есть другой, представляющий интересы рабочих, то проводить согласование положения нужно с ним.
Если профсоюза нет вообще, то администрация вводит Положение о персональных данных в действие самостоятельно, принимая необходимый приказ. В этом распоряжении нужно проставить дату, с которой нормативный акт начинает действовать, определить ответственных лиц за соблюдение его, отменить предыдущий нормативный акт (если новое положение принимается взамен старого).
бухпроффи
Важно! Если в приказе не указана дата начала действия, то положение приобретает силу с даты подписания распоряжения.
Ответственность за разглашение персональных данных
C 1 июля 2017 года начали действовать поправки к законам и КОАП, которые касаются работы с личными данными. Среди них было существенное увеличение штрафов за нарушения в сфере обработки и хранения сведений о людях.
Закон о персональных данных с 1 июля 2017 года предусматривает следующие штрафы:
- Так, если производится сбор персональных данных в не предусмотренных законом случаях, либо выполняется обработка несовместимая с целями, указанными в законе, это наказывается предупреждением либо штрафом для простых граждан в сумме 1-3 тыс. р., для должностных лиц - 5-10 тыс. р., для предприятий - 30-50 тыс. р.
- Если у субъекта, получившего персональные данные, нет согласие на обработку персональных данных от их владельца, хотя оно обязательно должно быть получено, влечет наложение штрафа на граждан в сумме 3-5 тыс. р, на должностных лиц - 10-20 тыс. р., на организации - 15-75 тыс. р.
- Также поправками была введена ответственность за то, что оператор не опубликовал в открытом доступе документ, описывающий его политику по получению, обработке и хранению личных данных. Это действие влечет за собой штраф на граждан от 700 до 5 тыс. р., на должностных лиц - 3-6 тыс. р., на предпринимателя - 5-10 тыс. р., на организацию - 15-30 тыс. р.
- Если оператор данных не предоставляет владельцу сведения о том, каким образом производится обработка его данных, влечет наложение на граждан предупреждения либо штрафа в сумме 1-2 тыс. р., на должностных лиц - 4-6 тыс. р., на предпринимателей - 10-15 тыс. р, на компании - 25-40 тыс. р.
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя предприятия) ____________________________________ (Ф.И.О., подпись) "__"___________ ___ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об обработке и защите персональных данных работников 1
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников предприятия. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с предприятием.
1.2. Цель настоящего Положения - защита персональных данных работников предприятия от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, другие действующие нормативно-правовые акты РФ.
1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются руководителем предприятия и вводятся приказом по предприятию. Все работники предприятия должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
2.2. Состав персональных данных работника:
Автобиография;
Образование;
Сведения о трудовом и общем стаже;
Сведения о предыдущем месте работы;
Сведения о составе семьи;
Паспортные данные;
Сведения о воинском учете;
Сведения о заработной плате сотрудника;
Сведения о социальных льготах;
Специальность;
Занимаемая должность;
Размер заработной платы;
Наличие судимостей;
Адрес места жительства;
Домашний телефон;
Подлинники и копии приказов по личному составу;
Личные дела и трудовые книжки сотрудников;
Основания к приказам по личному составу;
Копии отчетов, направляемые в органы статистики;
Копии документов об образовании;
Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
Фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
Принадлежность лица к конкретной нации, этнической группе, расе;
Привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
Семейное положение, наличие детей, родственные связи;
Религиозные и политические убеждения (принадлежность к религиозной конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в т.ч. в профсоюзе, и др.);
Финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);
Деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
Прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора.
2.3. Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении ____ лет срока хранения, если иное не определено законом.
3. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ
3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.1.3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.1.7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.1.8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.1.9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
Работник обязан:
4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ.
4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
5. ПРАВА РАБОТНИКА
Работник имеет право:
5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.
5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.
5.4. Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
5.5. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.
5.7. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.
6. СБОР, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
6.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
6.3. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
6.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами. Представление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
6.5. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.
6.5.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.
6.5.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
6.5.3. Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.
6.5.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
6.5.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.
6.5.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.
6.5.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.
6.5.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника размером ______.
6.5.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
6.5.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
7. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ СОТРУДНИКА
8.1. Внутренний доступ (доступ внутри предприятия).
Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
Руководитель предприятия;
Руководитель отдела кадров;
Руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем предприятия;
При переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения по согласованию с руководителем предприятия;
Сотрудники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Сам работник, носитель данных.
8.2. Внешний доступ.
Персональные данные вне организации могут представляться в государственные и негосударственные функциональные структуры:
Налоговые инспекции;
Правоохранительные органы;
Органы статистики;
Страховые агентства;
Военкоматы;
Органы социального страхования;
Пенсионные фонды;
Подразделения муниципальных органов управления.
8.3. Другие организации.
Сведения о работнике (в том числе уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.
8.4. Родственники и члены семей.
Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.
9. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников организации все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками отдела кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.
9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке предприятия и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках предприятия.
9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников организации, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.
9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
9.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.
10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКА
10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом об утверждении
Положения об обработке
персональных данных
Начальствующий епископ
С.В. Ряховский
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ РЕЛИГИОЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ РОССИЙСКИЙ ОБЪЕДИНЕННЫЙ СОЮЗ ХРИСТИАН ВЕРЫ ЕВАНГЕЛЬСКОЙ (ПЯТИДЕСЯТНИКОВ)
1. Общие положения
1.1. Положение об обработке персональных данных (далее - Положение) определяет условия и порядок обработки персональных данных, которая осуществляется Централизованной религиозной организации Российский объединенный Союз христиан веры евангельской (пятидесятников) (далее – Оператор).
1.2. Положение разработано во исполнение Политики в отношении обработки персональных данных и обеспечения безопасности (далее - Политика) и в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - ФЗ «О персональных данных»), а также следующими нормативными правовыми актами: Гражданский Кодекс Российской Федерации; Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ; Налоговый Кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ; Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
2. Организация обработки персональных данных
2.1. В целях обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, Оператором назначается ответственный за организацию обработки персональных данных (далее - Ответственный).
2.2. Ответственный обязан:
- обеспечивать утверждение, приведение в действие, а также обновление в случае необходимости Политики, Положения и иных локальных актов по вопросам обработки персональных данных;
- проводить оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы Оператора;
- проводить оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения ФЗ «О персональных данных»;
- осуществлять внутренний контроль за соблюдением Оператором и его работниками законодательства о персональных данных, Политики, Положения и иных локальных актов по вопросам обработки персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных (далее - Нормативные акты);
- доводить до работников под роспись положения нормативных актов при заключении трудового договора, а также по собственной инициативе;
- осуществлять допуск работников к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Оператора, а также к их материальным носителям только для выполнения трудовых обязанностей;
- организовывать и контролировать приём и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных, обеспечивать осуществление их прав;
- обеспечивать взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных (далее - Роскомнадзор).
3. Обеспечение безопасности персональных данных
3.1. Работники, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять их без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.2. В целях защиты персональных данных от неправомерных действий (в частности, неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения) Оператором применяется комплекс правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных, составляющий систему защиты персональных данных.
3.3. Применение комплекса мер по обеспечению безопасности персональных данных обеспечивает установленный уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе Оператора.
3.4. В целях обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, Оператором назначается ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе.
3.5. Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе обязан:
- выполнять определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе Оператора;
- обеспечивать реализацию организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных и применение средств защиты информации, необходимых для достижения установленного уровня защищенности персональных данных при обработке в информационной системе Оператора;
- устанавливать правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Оператора, а также обеспечивать регистрацию и учёт всех действий с ними;
- организовывать обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по реагированию, включая восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- ежегодно осуществлять внутренний контроль за обеспечением установленного уровня защищённости персональных данных при обработке в информационной системе Оператора.
4. Осуществление прав субъектов персональных данных
4.1. При обращении субъекта персональных данных или при получении его запроса (далее - Обращение) Ответственный обеспечивает предоставление субъекту персональных данных информации о наличии относящихся к нему персональных данных, а также возможности ознакомления с этими персональными данными в течение 30 дней с даты Обращения.
4.2. При наличии законных оснований для отказа в предоставлении субъекту персональных данных информации о наличии относящихся к нему персональных данных, а также возможности ознакомления с этими персональными данными Ответственный обеспечивает направление субъекту персональных данных мотивированного ответа в письменной форме, содержащего ссылку на положение ч. 8 ст. 14 ФЗ «О персональных данных» или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в течение 30 дней с даты Обращения.
4.3. При предоставлении субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что его персональные данные, обрабатываемые Оператором, являются неполными, неточными или неактуальными, Ответственный обеспечивает внесение необходимых изменений в персональные данные в течение 7 рабочих дней с даты Обращения.
4.4. При предоставлении субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что его персональные данные, обрабатываемые Оператором, являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, Ответственный обеспечивает уничтожение таких персональных данные в течение 7 рабочих дней с даты Обращения.
4.5. Ответственный обеспечивает уведомление субъекта персональных данных о внесенных в его персональные данные изменениях и предпринятых мерах, а также принимает разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.
4.6. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку она может быть продолжена при наличии оснований, указанных в п. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 ФЗ «О персональных данных».
5. Взаимодействие с Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций РФ (Роскомнадзор)
5.1. По запросу Роскомнадзора Ответственный организует предоставление локальных актов в отношении обработки персональных данных и документов, подтверждающих принятие мер по выполнению требований ФЗ «О персональных данных», в течение 30 дней с даты получения запроса.
5.2. По требованию Роскомнадзора Ответственный организует уточнение, блокирование или уничтожение недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных в течение 30 дней с даты получения требования.
5.3. В случаях, предусмотренных ст. 22 ФЗ «О персональных данных», Ответственный направляет в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных.
5.4. В случае необходимости Ответственный направляет в Роскомнадзор обращения по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой Оператором.
6. Ответственность за нарушение порядка обработки и обеспечения безопасности персональных данных
6.1. В случае нарушения работником положений законодательства в области персональных данных он может быть привлечён к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, в соответствии с ч. 1 ст. 24 ФЗ «О персональных данных» и ст. 90 ТК РФ.
6.2. В случае разглашения работником персональных данных, ставших ему известными в связи с исполнением его трудовых обязанностей, трудовой договор с ним может быть расторгнут в соответствии с пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
С 01.07.2017 г. действуют изменения в ст. 13.11 КоАП РФ об административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных физлиц. Поскольку поправки касаются всех, кто использует персональные данные, рассмотрим эти новшества в нашей статье.
Обработка персональных данных – 2017
Персональные данные – это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному физлицу (имя, адрес проживания, дата рождения, паспортные данные, номер телефона, фото, адрес электронной почты, и т.д.). Организация, госорган или физлицо, собирающее и обрабатывающее персональные данные, именуется оператором (Закон о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ). К таковым относятся работодатели, а также все, кто получает личные данные от граждан – медучреждения, учебные заведения, интернет-магазины и т.д.
Для работодателя такие данные необходимы в связи с трудовыми отношениями. Получить их можно только лично от самого работника, а от третьих лиц - с его письменного согласия. Физлицо дает письменное согласие на обработку персональных данных. Бланк законодательством не утвержден, составить его можно самостоятельно, с учетом требований п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ(п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ст. 9 закона 152-ФЗ).
Согласие на обработку персональных данных (образец)
Недопустимо собирать и обрабатывать персональные данные работника, не относящиеся к его трудовой деятельности, например, об участии в общественных объединениях, вероисповедании, личной жизни и т.п. Это же касается и прочих операторов, которые запрашивают данные, не имеющие отношения к цели их обработки (например, указание паспортных данных в анкете об оценке работы сайта). Полученные данные не должны раскрываться третьим лицам или распространяться без согласия физлица (ст. 7 закона № 152-ФЗ).
Оператор обязан обеспечить данным надлежащую защиту, для чего закрепляет порядок их получения, обработки и хранения в Положении о персональных данных или ином внутреннем нормативном акте. В документе определяются необходимые меры, а также назначается ответственный за обработку. Доступ к таким данным должен разрешаться только уполномоченным на то лицам, причем они вправе получать только сведения, необходимые для осуществления конкретных функций (ст. 88 ТК РФ, ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).
Положение о персональных данных либо иной документ о политике их обработки, находятся в открытом доступе и предъявляются по запросам уполномоченных органов - это касается и работодателей, и прочих операторов (ч. 2 и 4 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).
Персональные данные – 2017: новое в административной ответственности
Законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ была принята новая редакция статьи 13.11 КоАП РФ. Если ранее статья содержала один единственный состав – нарушение ФЗ о персональных данных, теперь это целый перечень из семи оснований административной ответственности и, соответственно, разные штрафы. Вероятно, что при обнаружении нескольких нарушений у одного оператора, ему грозит несколько штрафов, а не один.
Также претерпели изменения статьи 28.3 и 28.4 КоАП РФ, упростив процесс привлечения операторов к ответственности: с 01.07.2017 г. протоколы о нарушениях закона 152-ФЗ о персональных данных составляют сотрудники Роскомнадзора, а не прокурор, как раньше. Срок для привлечения к ответственности остался прежним – 3 месяца.
За что теперь штрафуют
Итак, вот по каким основаниям теперь могут привлекаться к административной ответственности предприниматели и организации, обрабатывающие персональные данные:
- Данные обрабатываются в случаях, не предусмотренных ФЗ о персональных данных либо их обработка несовместима с целями сбора (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ) . Незаконное использование личных данных, если оно не влечет уголовной ответственности, грозит предупреждением, или штрафом: физлицам в 1000-3000 руб., должностным лицам – 5000-10 000 руб., организациям – 30 000-50 000 руб.
- Обработка данных без письменного согласия, необходимого по закону (п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Согласие на обработку должно содержать информацию, указанную в ч. 4 ст. 9 закона 152-ФЗ о персональных данных. Изменения 2017 г. предусматривают с 1 июля штраф за его отсутствие в следующем размере: для нарушителей физлиц – 3000-5000 руб., для должностных лиц – 10 000-20 000 руб., для организаций – 15 000-75 000 руб.
- Отсутствие неограниченного доступа к политике оператора в области обработки персональных данных (п. 3 ст. 13.11 КоАП РФ). Обязанность обеспечения доступа установлена п. 2 ст. 18.1 закона 152-ФЗ о персональных данных. Невозможность ознакомиться с таким документом на бумаге либо на сайте, если данные собираются через интернет, обойдется операторам: в 700-1500 руб. - физлицам, 3000-6000 руб. – должностным лицам, 5000-10 000 руб. – ИП, 15 000-30 000 руб. – организациям, а в лучшем случае все обойдется предупреждением.
- Непредоставление лицу информации, касающейся обработки его персональных данных (п. 4 ст. 13.11 КоАП РФ). Порядок запроса такой информации прописан в статье 14 закона 152-ФЗ. Изменения с 01.07.2017 следующие: за нарушение полагается предупреждение, либо штраф 1000-2000 руб. – физлицам, 4000-6000 руб. - должностным лицам, 10 000-15 000 руб. – ИП, 20000-40000 руб. – организациям.
- Невыполнение в установленные сроки требования о блокировании, изменении или уничтожении персональных данных (п. 5 ст. 13.11 КоАП РФ) . Физлицо или его представитель могут заявить такие требования, если данные неполные, неточные, получены с нарушением закона, либо устарели, это установлено статьей 21 закона о персональных данных № 152-ФЗ. Нарушителей ждет предупреждение, или штраф: 1000-2000 руб. физлицам, 4000-10 000 руб. должностным лицам, 10 000-20 000 руб. – ИП, 25 000-45 000 руб. организациям.
- Несоблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных при неавтоматизированной обработке (п. 6 ст. 13.11 КоАП РФ). Это касается «бумажных» данных, несанкционированный доступ к которым стал причиной их уничтожения, повреждения, незаконного распространения и т.п. Не обеспеченная защита персональных данных в 2017 г. влечет штраф 700-2000 руб. для граждан, 4000-10 000 руб. для должностных лиц, 10 000-20 000 руб. для ИП и 25 000-50 000 руб. для организаций.
Таковы изменения в защите персональных данных 2017 г., заработавшие с 1 июля. Как видим, составы правонарушений стали более конкретными, а штрафы для операторов заметно ужесточились.
