Знаете, чем отличается текст, обеспечивающий результат, от просто хорошего текста? Системой. И именно умением выстраивать системы копирайтер отличается от других людей, которые просто умеют писать. Слишком абстрактно? Давайте предметно.

Представьте, что у Вас есть резюме (о том, как его писать мы подробно рассматривали ) или коммерческое предложение (детальный практикум по разработке ). И вот, Вы готовы отправить его рекрутеру или потенциальному клиенту. Но Вас не покидает мысль, что чего-то не хватает. Нужно еще написать сопроводительное письмо, хотя бы в пару строк текста, чтобы с прикрепленным документом ознакомились.

Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско. Обидно.

Чтобы решить задачу, Вы должны понимать, что сопроводительное письмо и прилагаемый к нему документ — это части одной системы. И каждая часть должна четко выполнять свои функции. Ни больше, ни меньше.

Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа

Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.

В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.

Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.

Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.

Как написать сопроводительное письмо: ключевые моменты на примерах

В 95% случаев сопроводительное письмо отправляется по Email. Поэтому основной акцент мы сделаем именно на этом медиаканале. Если Вы используете регулярную почту или факс, то многие из этих рекомендаций также актуальны, но требуют некоторую подстройку. О ней я тоже расскажу чуть ниже.

Первое, что Вы должны донести до человека — это причину, по которой он вообще должен открывать Ваше письмо и читать приложенный к нему документ. Другими словами, Вы должны ответить на главный вопрос: “Зачем?”.

1. Тема письма

Начинается все с темы. И здесь более половины людей допускают грубейшие ошибки. Парадоксально, но больше всего ошибок допускают именно неопытные копирайтеры, т.к. пытаются применить в теме письма оригинальные заголовки, которые здесь совершенно не нужны.

Тема должна быть максимально конкретной и доносить суть, чтобы получатель на этапе просмотра почты сразу понимал, стоит ему тратить время или нет. Помните, что Ваше письмо далеко не единственное, тем более, если оно сопровождает резюме.

Примеры плохих тем для письма

Для резюме:

• Вакансия (вакансий может быть много, неясно, на которую из них отклик… и отклик ли вообще?)
• Больше вы такого сотрудника не найдете! (ни одного полезного слова; таких тем приходит много)
• Поздравляю! Вы нашли своего лучшего программиста! (слишком дерзко; впрочем, могут позвать чисто из любопытства, но в большинстве случаев письмо даже не читают)
• (без темы)

Для коммерческих предложений:

• Коммерческое предложение (тема слишком избитая и абстрактная)
• Металлопрокат со скидкой 50%!!! (явный признак спама со всеми вытекающими, хотя заголовок может заинтересовать)
• А вам когда-нибудь делали такое предложение? (тема может заинтересовать только если человеку нечем заняться; в B2B-сегменте чаще всего остается без внимания)
• Предлагаем рассмотреть возможность закупки у нас холодильного оборудования по специальным ценам только до 1 августа (слишком длинная и навязчивая тема — в спам!)

В идеале тема письма должна состоять из 1-5 слов, при этом максимально конкретно передавать суть Вашего послания. Без выпендрежа. Помните, что по ту сторону монитора тоже сидит живой человек, который не любит спам и устал, разгребая почту. Упростите ему задачу, и он скажет Вам спасибо.

Примеры хороших тем для письма

Для резюме:

Первая тема используется для “холодного” отклика, т.е. когда Вы еще не общались ни с HR-ом, ни с другим представителем компании. Вторая тема используется после предварительной беседы, например, по телефону, когда Вы договорились об отправке резюме, и человек его ждет.

Главное преимущество такой темы — человек уже знает, что внутри, и легко может найти Ваше письмо в потоке корреспонденции (если потом будет нужно). Но, главное, человек будет Вам просто благодарен за то, что Вы сэкономили его время и предоставили нужную информацию. Максимально просто и доступно. Где благодарность — там расположение. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Для коммерческих предложений:

Здесь нужно прояснить один важный момент. В отличие от сопроводительного письма для резюме, для коммерческих предложений спектр тем гораздо шире и зависит от типа КП: “ ” или “ ”.

В случае с “холодным” типом КП у Вас де-факто обычный спам, и заголовки могут быть любыми. Главное — чтобы они привлекли внимание получателя и заставили его открыть и прочитать письмо.

В случае с “горячим” коммерческим предложением можно не выпендриваться, поскольку информацию уже ждут, и можно просто и конкретно написать, что внутри письма.

В последнее время я провожу много экспериментов с “холодными” КП и заметил, что даже в случае массовой рассылки лучше работают простые и конкретные заголовки, которые четко обозначают тему разговора, но не раскрывают подробности. Так получатель понимает, что тема его касается и открывает письмо, где получает более развернутую информацию.

Эх… А помните, когда интернета не было и использовались обычные письма? Все-таки, была в них какая-то романтика. Да и хранить можно было. Для воспоминаний. Все-таки, как ни крути, у электронных писем ценность намного меньше.

2. Текст письма

Сопроводительное письмо не должно быть большим. Как правило, объема до 500-700 знаков более чем достаточно, чтобы донести суть и перевести читателя на основной документ.

Помните: что чем сильнее Вы облегчаете человеку жизнь, чем проще доносите до него информацию (полезную информацию, разумеется), тем больше он к Вам расположен. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Текст сопроводительного письма для резюме

Итак, задача: вызвать у человека интерес к нашему резюме, чтобы он вдумчиво и внимательно с ним ознакомился. Для этого запоминаем первое правило: выбрасываем всю муть, которую пишут в интернете в качестве образца. Вот такого рода:

Плохой пример! Не повторять!

Здравствуйте!

Я посмотрел вакансию менеджера по продажам в Вашей компании, и она меня заинтересовала. Я убежден, что мои знания, опыт и высокие профессиональные качества вкупе с целеустремленностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью и нацеленностью на результат станут хорошим подспорьем в развитии Вашей фирмы и выведут ее на новый виток развития в будущем.

Для более детального ознакомления с моей кандидатурой прошу рассмотреть мое резюме, которое прилагаю.

Бла-бла-бла. Куча текста, и ничего по существу. И такое сплошь и рядом. Каждый соискатель (на должность копирайтера, почему-то, особенно) думает, что он уникален, креативен и неповторим. Но суровая правда жизни в том, что такое письмо встречается в каждом втором случае. И когда таких писем десятки, то волей-неволей начинает дергаться бровь.

Чтобы составить хорошее сопроводительное письмо для резюме, держите в уме главную задачу: объяснить человеку максимально просто и доступно, почему Вы подходите для вакантной должности и, главное, почему человек должен вникнуть в Ваше резюме. В таких случаях можно сделать связку письма и резюме. Посмотрите, как это делается на примере.

Пример правильного сопроводительного текста для резюме

Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.

День добрый!

Я хочу пройти собеседование на вакансию коммерческого директора в Вашей компании. На предыдущей работе я занимал аналогичную должность и решал требуемые задачи. Плюс, выстроил автономный отдел продаж из 40 человек, увеличив его эффективность на 178%.

Все подробности в резюме, которое прилагаю.

Пожалуйста, используйте для связи основной телефон: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ

Отличного дня!

Обратите внимание на несколько простых трюков, которые использовались в тексте письма.

1. Мы сразу заявляем о промежуточном намерении пройти собеседование, а не получить работу. Здесь двойное дно: с одной стороны, согласиться на собеседование проще, чем согласиться дать должность. А во-вторых, человек на том конце видит, что у Вас профессиональный подход, и не только он выбирает Вас, но и Вы выбираете из нескольких компаний.
2. Вы с ходу объясняете, почему Вы подходите для этой должности и подкрепляете свои слова фактами.
3. Мы делаем затравку и связку с резюме. Человеку становится интересно, что Вы за специалист, где работали и что можете. Это все равно что найти карту сокровищ и захотеть исследовать ее.
4. Несмотря на то что сопроводительное письмо сравнительно небольшое, оно написано по .

Идею Вы поняли. Давайте подытожим, чего быть в сопроводительном письме не должно.

1. Абстрактного самолюбования (Я — венец коммуникабельности и работоспособности).
2. Бульварных заигрываний (Почему подхожу именно я? Я вам отвечу! Я — The Best!).
3. Информации, не относящейся к делу (Все началось еще в школе. Я тогда носил штаны с зачесом и дурацкий свитер).
4. Излишней оригинальности (Повелитель продаж покорит Вашу душу!)
5. Панибратства (Привет! Я слышал, у тебя есть крутая вакансия, давая я своего кореша подгоню).
6. Приторного хвастовства (Я выведу вашу компанию на новый уровень и перегрызу глотку любому, кто станет у меня на пути!).
7. Компрометирующих Email-адресов ([email protected])

Текст сопроводительного письма для коммерческого предложения

В случае с сопроводительными письмами для коммерческих предложений, у Вас есть больше степеней свободы. Дело в том, что здесь есть как минимум четыре варианта.

Вариант №1: “горячее” КП (или другие документы)

В этом варианте от Вас ждут документы по предварительной договоренности. Поэтому письмо простое и типовое. Я бы даже сказал, техническое.

Пример:

Коммерческое предложение и протокол согласования

День добрый, %имя%

Высылаю коммерческое предложение и протокол согласования цены, как и договаривались.

Отличного дня!

Больше здесь ничего не нужно, т.к. от Вас по умолчанию ждут информацию из приложения. Единственное исключение — это если Вам нужно, чтобы получатель обратил внимание на те или иные моменты. Тогда Вы их также прописываете в письме. Например, напоминаете, что до конца акции с 50%-й скидкой остается всего 2 дня.

Вариант №2: “холодное” КП без письма

Это одна из разновидностей спама. Суть ее в том, что Вы вместо сопроводительного письма используете текст коммерческого предложения и отправляете массово по таргет-листу. В идеале — с персонализацией.

Такой подход работает не всегда, но у меня есть несколько кейсов, в которых он себя полностью оправдал и показал результат выше, чем в других вариантах, о которых Вы прочтете ниже.

Главное достоинство такого подхода — человеку не нужно скачивать или открывать приложенный файл. Вся информация доносится прямо в письме и сокращает количество лишних кликов. Меньше кликов — выше конверсия. Но не всегда, и об этом нужно помнить.

Вариант №3: сопроводительное письмо без вложения

В этом подходе Вы отправляете только краткое письмо, без вложенного КП. Суть этого подхода — вызвать интерес и спровоцировать отклик. И только затем высылать компред. Посмотрите, как это реализуется на примере.

Печатная продукция

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперПринт”, и я хочу полностью закрыть Вашу потребность в печатной продукции.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, бонусный тираж и доставку из типографии в течение 24 часов,даже в выходные дни.

Позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы обсудить детали или ответьте на это письмо в течение 3-х рабочих дней, чтобы получить коммерческое предложение.

Отличного дня!

Обратите внимание: мы представляемся, кратко доносим суть и закрываем человека на два варианта дальнейших действий. Без заигрываний. Без выпендрежа. Без копирайтерских ухищрений. Такой подход хорошо использовать, когда нужно протестировать заинтересованность потенциальных клиентов в Ваших товарах и/или услугах.

Вариант №4: сопроводительное письмо + “холодный” компред

Классическая связка, компромиссный вариант. Обязательно нужно тестировать, т.к. иногда оказывает обратный эффект: “Мало того что отправляют спам, так еще и с вложением, — неслыханная наглость!”

В остальном сохраняется общее идейное направление:

1. Представляемся
2. Доносим суть, отвечая на вопрос “Зачем?”
3. Интересуем выгодным предложением
4. Переводим на вложенный файл

Посмотрите, как это выглядит на примере.

Поставки металлопроката

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперМеталлопрокат”, и я хочу стать эксклюзивным поставщиком металлопроката для Вашей компании.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, доставку партии до 200 тонн в течение 24 часов в любую точку Москвы и Московской области, а также несколько других бонусов. Чтобы Вам было удобнее, я изложил суть в приложенном файле.

Для обсуждения деталей позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

Отличного дня!

Обратите внимание на слово “эксклюзивный”. Здесь используется принцип контраста и провокация. Т.е. заведомо закладывается повышенная планка, чтобы было больше маневров при переговорах. Я подробно опишу эту технику в одной из последующих статей.

Очень важное исключение

Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге и на «своем» языке.

Иногда бывают случаи, когда простой подход не работает. Просто потому что есть аудитория, которая не привыкла так воспринимать информацию. Как правило, это люди старой закалки (мужчины 50+). Такие люди многое повидали и привыкли к двум вещам:

1. Чувствовать информацию в руках. Другими словами, им нужно подавать информацию на бумажном носителе. Еще лучше — в виде входящего письма на организацию (особенно актуально для госкомпаний).
2. Воспринимать на своем языке. Т.е. им нужно все излагать на канцелярском, витиеватом, официально-деловом языке.

Посмотрите пример такого сопроводительного письма. Помните, что оно на бумажном носителе с соответствующими шапками.

Уважаемый Иван Иванович!

Просим Вас рассмотреть возможность включения в тендерную заявку металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” как сертифицированного строительного материала для Ваших производственных линий.

Доводим до Вашего сведения, что в случае реализации тендерной заявки и закупке металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” через соответствующие процедуры, экономия средств на закупках для Вашего предприятия составит более 2 млн. рублей при сохранении требуемого уровня качества продукции, предъявляемого ГОСТ.

Просим дать ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения данного письма.

Образец сопроводительного письма

В завершении пара слов об образцах. Особенно о тех, которые есть в открытом доступе. Я уже об этом говорил и повторюсь: универсальных образцов не существует. Ваша ситуация уникальна, и решайте задачу, исходя из тех данных, которые у Вас есть.

Например, если Вы копирайтер и хотите устроиться в IT-компанию техническим писателем, сделайте подстройку в сопроводительном письме. Не стоит копировать образцы из открытых источников, которые в лучшем случае смешают Вас с “серой массой”, а в худшем — уведут из-под носа перспективную возможность.

Если так получается, что ситуация сложная, опишите ее в комментариях — будем разбираться вместе.

У Вас все получится!

Михаил (Kashchey)

30.09.2015

Как написать сопроводительное письмо?

Написав своё первое коммерческое предложение, сразу хочется его разослать всем потенциальным клиентам и начать зарабатывать. К сожалению, не все новички понимают, что коммерческое предложение (КП) редко высылается в самом письме.

КП лучше покажет себя, если его дополнить графикой, сделать привлекательным, ярким и высылать в формате PDF. Но это уже другая история, а сейчас я расскажу, как написать сопроводительное письмо к резюме, коммерческому предложению и т. д.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Итак, у вас есть КП, резюме или текст, который нужно доставить адресату и заставить последнего развернуть и прочитать ваше послание. Сопроводительное письмо должно предоставить адресату причины, для того, чтобы открыть приложение.

Мы рассмотрим ситуацию, когда письмо отправляется на электронную почту (так делают в 95-98% случаев).

Что такое электронная почта в понимании обычного пользователя? Вот в моём понимании электронная почта – это рабочий инструмент. Для владельцев сайтов электронная почта – это огромная выгребная яма, куда присылают всякий хлам, который им не нужен. Среди этого хлама есть полезные письма. Ваше сопроводительное письмо должно стать полезным, ценным посланием.

Как написать эффективное сопроводительное письмо?

Начнём с темы письма . Вот несколько тем для сопроводительного письма к резюме:

1. Геннадий Петрович, я — сотрудник Вашей мечты!
2. Резюме от классного специалиста
3. Резюме (менеджер по продажам) – Кравченко В.И.

Первые две темы – это полный провал. Ваше письмо в 85% случаев даже открывать не будут, если вышлите первые два варианта в виде темы. Сотрудникам отдела кадров приходится отправлять в корзину десятки таких писем ежедневно, не открывая их.

Третий вариант стандартный и ничем не выделяется из 100 таких же стандартных вариантов. Его откроют просто потому, что люди привыкли открывать такие письма (их большинство).

Как насчёт темы для КП? Вот, пожалуйста:

1. Предложение по увеличению прибыли с Вашего сайта (milk.ru);
2. Почему бы Вам не сократить отказы на 20% и не сэкономить на рекламе?

Обе темы рабочие. Вторую тему лучше использовать при рассылке по сайтам, которые ведут активную рекламную кампанию. Первая тема — это универсальный вариант. Многие владельцы сайтов сами просят присылать предложения по развитию ресурса. Кстати, оба варианта могут иметь одинаковое сопроводительное письмо.

Пишем сопроводительное письмо. Тело письма

Клик. Вы когда-нибудь задумывались над тем, что увидит человек, кликнув на название вашего письма? Вот сейчас самое время.

Не стану ходить вокруг да около и просто вставлю кусок текста из своего сопроводительного письма.

— Каждый месяц Вы теряете часть своего дохода. Всё потому, что некоторые посетители уходят с Вашего сайта, не сделав полезных действий. Представьте, что будет, если показатель отказов сократится на 15%.

— Почему Вы тратите своё личное время, наполняя свой сайт контентом, проверяя работу веб-копирайтера или студии? Ведь можно нанять специалиста, за которым не нужно следить и исправлять ошибки.

Как видите, нужно просто написать лид. В этом случае можно видеть сразу два примера лида для разной целевой аудитории. За лидом идёт оффер – ваше основное предложение: то, что поможет клиенту решить его проблему.

Я предлагаю Вам:

— увеличить количество посетителей;

— улучшить контент-сайта;

— высвободить своё личное время;

и т.д.

Подробную информацию вы можете получить, открыв моё коммерческое предложение в приложении.

Оффер призывает потенциального клиента перейти к делу и открыть ваше КП. Но это не конец сопроводительного письма, дальше начинаются действительно интересные вещи, которые помогут вам улучшить отклик. До этого всё было стандартно.

Сопроводительное письмо для рассылки по электронной почте

Если мы ведём рассылку по почтовым адресам крупных сайтов и порталам компаний, то с вероятностью 80% ваше письмо попадёт к рядовому менеджеру по продажам или контент-менеджеру. Если вы не найдёте личного почтового ящика PR-менеджера, директора по маркетингу или хозяина бизнеса, то дело плохо.

Как обойти этого секретаря, которому ничего не хочется делать? Ему всё равно, продаёт сайт или нет. Да и до самой компании ему дела нет, главное, чтобы зарплату выплатили. Он увидит Ваше письмо и удалит его, не сказав ни слова своему начальнику. Или не будет знать, что делать с этим письмом.

Если Вы не имеете никакого отношения к развитию сайта (вписать сайт), пожалуйста, перешлите моё письмо человеку, который занимается PR и развитием этого ресурса. Спасибо!

Это стандартный вариант. Он сработает в 2% случаев, что очень мало. Как увеличить этот показатель? Как сделать так, чтобы ваше письмо гарантированно попало в руки к тому, кто принимает решения? Об этом вы узнаете в следующей статье!

P . S . В конце сопроводительного письма можно вставить постскриптум, который мы написали для своего коммерческого предложения. Кстати, как написать своё первое коммерческое предложение, вы узнаете

Остались неясные моменты? Есть вопросы?

Напишите их в комментариях.

Ну и оценку поставьте. Вам несложно, мне приятно.

Основное назначение сопроводительного письма:

1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

• каталоги продукции;
• расценки на услуги;
• сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП , если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Как правильно написать?

Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:

1. Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
2. Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
3. Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
4. Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
5. Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».

Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.

Пример текста

Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:

Добрый день, уважаемый ______________________!
Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.
Мы предлагаем:

• продукцию высочайшего качества;
• лучшие цены;
• скидки и отсрочки;
• оперативную доставку.

Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией.
По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.
С уважением, региональный менеджер ООО _________________

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

1. Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
2. Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
3. Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
4. Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
5. Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

Заключение

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

Сопроводительное письмо - такой же инструмент продаж, как коммерческое предложение, лендинг или маркетинг-кит. От того, как оно написано, зависит станет ли человек вашим клиентом или пройдет мимо. Зачем нужно сопроводительное письмо, какие задачи на себя берет и как создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Требования к сопроводительному письму

Сопроводительное письмо обычно прилагается к коммерческому предложению, маркетинг-киту или иному документу, презентующему товары или услуги потенциальному клиенту. Казалось бы, что тут сложного? Написать небольшой текст в два-три абзаца и рассказать кратко самую суть. Но многие не знают, как это сделать, поэтому совершают две ошибки:

• отправляют предложение без сопроводительное письмо и тогда возникает риск, что письмо отправят в спам
• пишут длинно и путанно, что отбивает желание прочесть само коммерческое предложение

Цель сопроводительного письма к коммерческому предложению -заинтересовать клиента. Для этого надо:

• привлечь внимание
• решить проблему
• подтолкнуть перейти его по ссылке (совершить действие)

Руководство для создания письма с коммерческим предложением

У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма - напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать - «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».

Начало сопроводительного письма

Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?

Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.

Как неправильно писать :

• Посылать письмо «Без темы».
• Писать банально - Коммерческое предложение
• Ставить длинный заголовок - Предлагаем уникальную возможность покупки детского оборудования по специальным ценам! Действует только до 1 августа!

Лайфхак : никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.

Как нужно :

• Как отучить налоговую совать нос в ваши дела? Бухгалтерские услуги на аутсорсинге
• Получите новые заказы в недвижимости (например, если вы продвигаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
• Ремонт и эксплуатация серверов

Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 - 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.

Структура письма:

• Представляемся
• Объясняем, зачем прислали письмо
• Рассказываем про выгоду для клиента
• Указываем, что сделать

Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами. Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.

Поэтому главное - познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.

1. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению с вложением

Здравствуйте!

Меня зовут Роберт Хайруллин, и я – директор компании Робертино. Мы производим детскую мебель с 2008 года. Детские игровые лабиринты, кресла для релаксации, сухие бассейны с шариками - все это расходится просто на "Ура" у наших партнеров!

С нашей продукцией вы сократите расходы на покупку детского оборудования на 15%. А это от 500 до 50.000 рублей. Срок изготовления от 3 до 10 дней.

С нами работать просто и приятно. Во вложении - коммерческое предложение и каталог для знакомства с нашей продукцией.

Буду рад ответить на ваши вопросы!

Классного вам дня!

Указывайте все контакты – телефон, скайп, вотчап

2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению на «теплую» аудиторию

Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?

Максим, добрый день!

Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.

Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.

Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).

Мой телефон для связи: …….

Хорошего дня, Илья.

Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там - готовый клиент.

3. Текст письма к коммерческому предложению без вложения

В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница - это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.

Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь , предложение ограничено.

В процессе составления и отправления коммерческого предложения важен абсолютно каждый этап, поэтому тему мы выбрали сегодня именно такую. Я расскажу вам, каким именно моментам нужно уделить внимание до, во время и после разработки коммерческого предложения.

Когда я работаю с клиентами сегмента B2B (бизнес бизнесу), с чего бы мы не начинали сотрудничество, рано или поздно оно приходит к тому, что нужно подготовить им коммерческое предложение, потому что этот документ актуален и до сих пор используется широко в разных ситуациях.

Давайте начнем с провокационного вопроса. Что такое коммерческое предложение?

На самом деле каждый представляет его по-своему, поэтому фраза «сейчас мы отправим вам коммерческое предложение» может быть настолько многозначной, что даже сложно понять, что же мы получим в итоге.

Иногда отправляют вместо коммерческого предложения такие прайсы на 20 листах. Может, и на меньшем количестве листов, но от этого они не становятся более читабельными и понятными.

А еще иногда отправляют письмо о «молодой, динамично развивающейся компании», в которых уловить суть практически невозможно. Зачем оно пришло человеку, он тоже понять не может.

Итак, что такое коммерческое предложение? Все знают, все представляют по-своему. Я сейчас не буду давать академического определения не потому, что его нет, а потому, что это такое, как оно должно выглядеть, мы сейчас с вами поймем в процессе вебинара, видя структуру и поняв, куда и как его нужно отправлять.

Что делать до написания коммерческого предложения?

Кому пишем?

Начнем с первого этапа. До написания коммерческого предложения нам нужно понять, кому мы его будем отправлять. В кого мы целимся? Кто будет получателем? Мы не должны отправлять его «на деревню к дедушке», нужно четко понимать, кто его получит: собственник бизнеса, директор, топ-менеджер, маркетолог, а может быть, главный бухгалтер.

Если вы пишете коммерческое предложение для своего бизнеса, то вы представляете, кому вы пишете. Если вы копирайтер, то должны обязательно уточнить у своего клиента, кто принимает решение на той стороне.

Когда человек получит ваше КП? Просчитываем варианты ситуаций

Следующий шаг — нам нужно понять, в какой ситуации будет получено коммерческое предложение. Да, сейчас мы с вами говорим о том, что, как правило, мы рассылаем его по электронной почте. Но также КП отдают с рук в руки при встрече, когда она уже прошла, когда ситуация уже немного другая и люди знают друг о друге.

Также КП еще отправляют по почте. Тогда нужно уделить внимание некоторым важным моментам.

Насколько «теплой» будет ваша аудитория?

Следующий пункт, который обязательно входит в анализ ЦА, — это «теплота клиента». Коммерческое предложение может отправляться холодным клиентам, которые еще ничего не знают ни о вашей компании, ни о вашем предложении, ни о вашем товаре. Также клиентам, которые уже что-то могут знать, с которыми уже провели предварительные переговоры. В зависимости от этого в содержании коммерческого предложения вы будете давать или детали, или наоборот — более общую информацию, по которой с вами только начнут знакомиться.

Делаем анализ конкурентов

Следующий шаг можно условно назвать «узнать все о конкурентах». Если это ваш бизнес, вам будет проще. Вы находитесь в этой среде, вы понимаете, кто вокруг вас и чем они занимаются. Если вы копирайтер, вы обязательно должны расспросить своего клиента, чтобы все, что он знает, он рассказал вам.

Зачем это нужно? Вы должны четко понимать свое место на рынке, чем вы отличаетесь, чем ваше предложение лучше предложения конкурентов. Именно эта информация ляжет в основу коммерческого предложения.

Определяемся с предложением — услуга/товар/сотрудничество?

Следующий шаг — вам нужно определиться, что вы будете предлагать в этом коммерческом предложении: 1 товар, 1 услугу или в целом сотрудничество. Это решение принимается на основе первых 4-х пунктов, которые вы проанализировали, ситуации.

Например, у вас компания, которая предлагает много услуг. Но сейчас вы выбрали узкую ЦА, сегментировали, и вы им хотите предложить только одну услугу. Как показывает практика, лучший отклик как раз находят коммерческие предложения с одним товаром (группой товаров) или одной услугой.

Но, если вы только выходите на рынок и вам нужно заявить о себе, представить себя, можно подготовить предложение о сотрудничестве. В нем вы просто рассказываете о своей компании и тех услугах, которые вы предоставляете. В этом случае вы можете указать весь перечень своих услуг, но обязательно указать, почему с вашей компанией работать более выгодно.

Что делать, если услуга уникальна и ее не с чем сравнивать?

В этом случае один из допустимых вариантов коммерческого предложения — отталкиваться от презентации своей услуги. Нужно рассказать о сути своей услуги подробнее. Потому что, как правило, если услуга уникальна, она новая. Например, сервис, который вы создали, новая программа или какое-то новое решение. Тогда ваше коммерческое предложение обязательно будет включать краткое описание того, что это и зачем услуга нужна потребителю.

Если ваша услуга не уникальна, вам нужно сосредоточиться не на том, чтобы объяснять суть вашей услуги, а на том, в чем она и ваша компания лучше, чем ваши конкуренты.

Делая предложение, описываем решение проблемы клиента

Последнее из подготовительного этапа — нужно определиться, о чем писать. В формулировках «что писать» и о «чем писать» я вижу такую разницу: «что писать» — это когда мы предлагаем товар, услугу или сотрудничество. А «о чем писать» — вы должны понять, что важно для вашего потенциального клиента. Вы должны описать его реальную проблему, чтобы он почувствовал, что вы понимаете, о чем говорите. И чтобы он почувствовал, что вы сможете ее решить. Что ваша услуга или товар ему очень необходимы.

Это понимание реальной проблемы тоже станет основой написания коммерческого предложения, потому что все его структурные элементы вы будете подводить к показанию того, что это и есть решение проблемы вашего потенциального клиента.

Для развлечения — небольшое объяснение, для чего тратить столько времени на подготовку. И бизнесмен, и копирайтер могут потратить на подготовку 3-4 дня. Может, и больше — в зависимости от особенностей бизнеса (насколько он сложный и конкурентный).

Структура коммерческого предложения

После того, как мы ответили на все вопросы (желательно в письменном виде, в формате ответов на вопросы брифа), мы садимся писать коммерческое предложение. Мне больше всего нравится такой подход: сначала мы, зная всю структуру и все, что там должно быть, набрасываем все блоки, а потом их соединяем и делаем так, чтобы текст читался на одном дыхании.

Структура. Какие элементы она должна содержать?

Заголовок

Первый элемент любого текста — это заголовок. Давайте начнем с того, чего не должно быть в заголовке.

Часто встречаются вот такие заголовки: «Коммерческое предложение». О чем этот заголовок?

«Уважаемые дамы и господа», «уважаемый Петр Петрович» — это не заголовки. Да, возможно, это начало письма в официальном стиле, но такими заголовками очень сложно привлечь внимание, показать читающему, что вы сейчас будете говорить о его проблеме и о том, как вы поможете ее решить.

Самые распространенные схемы, от которых строятся заголовки:

От проблемы клиента.

От решения проблемы, которое вы предлагаете.

От выгоды.

Возможна конструкция «заголовок + подзаголовок».

Покажу вам на примерах.

Первый заголовок — это коммерческое предложение аудиторской компании, которая предлагает услугу налоговой проверки. Эта цифра абсолютно реальна, именно такие штрафы может получить компания, если обнаружат серьезные нарушения в налогах. Поэтому эта проблема реальна для клиента.

Следующий заголовок — это та же самая аудиторская компания, другая услуга для аудиторской проверки.

Выгоды строятся от того, чего хочет компания — заработать или сэкономить денег. Все остальные выгоды будут, так или иначе, отталкиваться от этих двух базовых. Поэтому, если у вас такой продукт или услуга, вы знаете цифры, и это не будет голословно, можете смело указать сумму — числа идут «на ура» и они работают. Посмотрите на этих примерах, как использованы цифры и выгоды.

Оффер

Следующий элемент, который идет за заголовком и подзаголовком — это оффер. Оффер — это ваше самое сильное конкурентное преимущество. Самое сильное, самое мощное, на основе которого вы хотите доказать потенциальному клиенту, что вы лучший контрагент для них, лучшее решение проблемы.

Посмотрите на слайд. Первый абзац — это оффер. Если в заголовке у нас указано: «Мы поможем вам зарабатывать по 2 000 рублей чистой прибыли с каждого покупателя», в подзаголовке идет расшифровка, за счет чего мы можем это сделать: «”Непромокашка” предлагает вам новую форму сотрудничества. Мы знаем, как увеличить ваш чек до 6 000 рублей с каждого покупателя подгузников и обеспечим вас всем необходимым».

То же самое в следующем примере. Вы увидите, что идет расшифровка уникальности предложения, которое дальше будет сделано в коммерческом предложении. Все это делается вначале для того, чтобы читатель сразу мог понять, о чем идет речь. А дальше мы его будем убеждать в том, что наше предложение выгодное и с нами нужно работать.

Вот еще один пример оффера. Вначале мы видим заголовок, потом плавно переходим к офферу. Расшифровываем, чем мы можем обеспечить то, о чем сказали в заголовке. Это было коммерческое предложение для компании, предлагающей оригинальные подарки.

Представление компании

Третий блок — представление компании, он может меняться местами с четвертым (дальше продемонстрирую). Я его всегда включаю и считаю, что он должен быть. Тут логика такова: после того, как мы рассказали, что мы можем для вас сделать, сразу возникает вопрос: «А кто вы?». Тут мы должны представить свою компанию. Но не словами «молодая, динамично развивающаяся компания», а рассказать о том, почему мы лучше, почему нужно работать именно с нами, чем наши услуги будут лучше.

Показать факты, показать даты, показать цифры — в зависимости от того, чем вы занимаетесь. Например, вот так выглядел блок «о компании» в коммерческом предложении компании, которая занималась организацией поездок (туристическая сфера, туристический агент). Указали, какие экскурсии, по каким городам они организовывают, продолжительность тура — то есть всю основную информацию, которая была интересна потенциальному клиенту. Это было предложение, которое рассылалось компаниям. Для директоров крупных компаний, чтобы организовать поездку вместе со своими подчиненными для мотивации сотрудников.

Вот так может выглядеть предложение компании, которая занимается горячей ковкой. Она искала партнеров, которые тоже предлагали бы их товары.

«Почему ваши клиенты останутся довольны нашей работой» — тут в процессе представления компании важно показать, что «вы не пожалеете, если начнете с нами сотрудничать». В ход пошли такие цифры, как дата начала работы компании, стаж мастеров, гарантии и так далее. Все это стало блоком «представление компании».

Ваши преимущества и выгоды от сотрудничества

Следующий блок — детальное описание преимуществ вашего товара/услуги или выгод сотрудничества. Этот блок может идти перед компанией, при сборке блоков вы смотрите, как будет лучше и логичнее. Блок может выглядеть по-разному, так как вы можете предлагать сразу 3 пакета услуг (как в примере на слайде) — вы будете описывать услуги с той точки зрения, что они могут в себя включать. Сразу показывать, что бывают разные варианты.

Вы можете показывать преимущество товара или услуги, назвав блок «Почему вам выгодно работать с “Дамаском”». Так же, как было с ковкой, здесь указаны 3 причины, что дает сотрудничество партнерам.

Главное правило, которому надо следовать — не описывать свойства, не говорить, какие мы хорошие, а говорить о выгоде. Нужно говорить на языке потенциального клиента, думать о том, какую выгоду может ему принести ваше сотрудничество, и эти выводы описывать: что это будет просто, что это будет быстро.

Призыв к действию и контакты

И пятый обязательный блок, который должен быть в конце каждого коммерческого предложения — это призыв к действию и контакты. Понятно, что цель любого коммерческого предложения — это вывести лицо, принимающее решения, на контакт. В исключительных случаях (мне даже сложно представить, в каких) целью коммерческого предложения сразу будет заключение сделки. Нет, после предложения (мы же говорим о сфере B2B) будет еще ряд переговоров, в ходе которых и будут приниматься решения о сотрудничестве, о покупке, если об услуге — то еще дольше.

Призыв к действию, как правило: «Остались вопросы? Обращайтесь», «С чего начать? Позвоните», «Хотите узнать больше? Позвоните или напишите». И в конце обязательно все телефоны контактные, и-мейлы, сайт, адрес, все то, что позволит связаться с вами. И имя контактного лица, конечно, или первого лица — для того, чтобы человек мог связаться с вами, и чтобы директор компании или сотрудники, занимающиеся продажами, смогли вывести его на диалог, который в дальнейшем приведет к сотрудничеству.

Коммерческое предложение — это только инструмент, на нем диалог с клиентом не должен начинаться и не должен заканчиваться.

Еще раз повторим структуру, о которой мы сейчас говорили. Это заголовок, предложение/оффер, представление компании, преимущества/выгоды сотрудничества, призыв к действию, контакты. Это я называю базовой структурой. Тот, кто уже писал КП, знает, что тут не хватает элементов убеждения. Это основное предложение, но у нашего клиента может остаться еще очень много вопросов: «А почему я должен вам верить», «А почему я должен вам доверять».

Для этого существуют, можно их так назвать, добавочные элементы доверия.

Добавочные элементы КП

Тут, конечно, многое зависит от того, как вы их оформляете, но обычно такие добавочные элементы очень гармонично смотрятся отдельными блоками, которые врезаются в текст КП. Я вам дальше покажу на примерах.

Что же это может быть?

Особая выгода и ограничение — речь об акциях, о каких-то ограничениях по времени, по количеству товара, о тех вещах, которые делают обращение клиента более быстрым. Не всегда, не в любой услуге, при продаже товара более применимы, но далеко не в любой услуге (тем более, в коммерческом предложении) можно использовать такое ограничение. Но, если можно и оно органично вписывается, то нужно его использовать. Размещать нужно ближе к концу, уже перед контактами, чтобы это стало последней каплей, после которой человек взял трубочку и вам позвонил.

Следующий блок, который обычно вписывается, это тарифные пакеты или продажа цены. Для некоторых услуг это будет обязательный блок, потому что для них (например, я вам дальше покажу разработку сайтов) указано, какие варианты можно заказать, что туда будет входить, и сколько это будет стоить. Для каких-то других услуг цена может указываться уже в процессе описания услуги — в том блоке, который у нас назывался «преимущества/выгоды сотрудничества», и он же шел об услуге. Там вы, возможно, просто опишете, сколько это стоит. Поэтому этот элемент я считаю добавочным.

Кроме того, блоки-врезки относятся ко всему этому, они могут включать отзывы, кейсы сотрудничества (конечно, не полные, а 3-4 предложения, в которых содержится результат сотрудничества, который уже достигнут клиентами). Может также включать перечень клиентов. Очень хорошо работает, чтобы показать, что с вами работали, и чем громче имена, тем лучше. Такие блоки могут включать гарантию.

Пример, как они могут выглядеть. Первый пример — вверху слайда о разработке сайтов. «Хотите стать лучшими в своем сегменте и при этом сэкономить на разработке сайта до 10 тысяч рублей? Звоните нам, не откладывая. При оформлении заявки до 1 мая 2015 года вы получите скидку 10% на все услуги по созданию сайтов». Вот это особое условие, вот это ограничение.

В блоке, который находится правее, представлены гарантии. Писать о них целый блок смысла не имело, но так он цепляет взгляд, и человек интересуется, что же там за гарантии.

Нижний блок — это блок, в котором указаны клиенты компании.

Оформление коммерческого предложения

Мы поговорили с вами об основной структуре и добавочных элементах. Думаю, вы заметили, когда я вам их показывала, что у каждого элемента был свой заголовок и дальше шел текст. Это очень важно, потому что сейчас мы начнем говорить об оформлении коммерческих предложений. Правильная структура должна получить достойное оформление. Как можно делать это оформление?

Я вижу 2 основных метода. Первый метод оформления — работа дизайнера, он более затратный и по времени долгий. Второй — самостоятельное оформление средствами Word или других редакторов.

Запомните 3 главные принципа оформления коммерческого предложения:

1. Оно должно быть не сплошным текстом, а содержать блоки с подзаголовками.

2. Этот момент я отнесла в оформление, но помнить о нем нужно уже тогда, когда вы пишете. Это размер. Если вы написали слишком много, остается только одно: сидеть, вычитывать, вычеркивать неважное и оставлять только важное, пока не выйдет 1-2 страницы А4. Такой размер удобно распечатать (в крайнем случае, с двух сторон) и давать в руки или отправлять. Все, что больше, будет сложно читать и сложнее воспринимать.

3. И не забудьте о графических акцентах: все эти блоки, стрелочки, выделения, цвета — все это очень важно для того, чтобы привлечь внимание вашего потенциального клиента к тому, что вы ему хотите донести.

Вот пример оформления коммерческого предложения профессиональным дизайнером. Этот пример я взяла в блоге Дениса Каплунова. Конечно, эта работа требует дополнительных средств. Я называю это дизайном из идеального мира, но понятно, что наш мир не идеален, часто нам приходится делать это самостоятельно, не всегда есть у клиента или у нас возможность обратиться к дизайнеру. Тогда нужно использовать вот такой вариант.

Это оформление сделано при помощи стандартных средств Word. Синие уголочки, конечно, — это бланк, который предоставил заказчик, но все остальное сделано средствами Word. Еще важный момент, о котором я не сказала, — обратите внимание, что шапка содержит заголовок. Может содержать лого (хорошо, если оно есть у компании), но не пытайтесь поставить туда бланк компании, где содержатся абсолютно все контакты компании, абсолютно все координаты, банковские счета — в данном случае они совершенно не нужны.

Если у вас начнется сотрудничество, вы еще успеете и обменяться банковскими данными и всем остальным. И на момент чтения, начала чтения коммерческого предложения, в общем-то, потенциальному клиенту даже не интересен ваш телефон и ваш адрес. Мы ему дадим в конце все наши контакты, когда мы уже объясним, кто мы такие, что мы предлагаем и делаем все для того, чтобы он воспользовался этими контактами и данными.

Поэтому абсолютно не нужно тратить вначале драгоценное место на эту информацию. Лого — да, если оно есть, то пускай оно будет, но дальше начинается заголовок и текст. Если вы посмотрите на этот пример оформления, вы увидите, что структура подана блоками. Каждый блок смысловой структуры, о которой я говорила, имеет свой подзаголовок, который дальше ведет к разговору, ведет читателя по той цепочке, которая нам нужна.

Кроме того, в тексте есть врезки, выделенные рамочками, где находится та информация, которую посчитали нужным дать кратко. И, в общем, в конце обязательный блок — это вывод на обратную связь и контактные данные. Вот такой дизайн вы можете сделать сами, но при этом текст не будет выглядеть каким-то скучным полотном.

Представьте все это в одном цвете, без блоков, без абзацев, без списков и так далее. Все это не читалось бы совершенно, и было бы просто в виде кирпича.

Отправляем коммерческое предложение. Как лучше?

И последний этап (то есть, предпоследний) — это отправка коммерческого предложения. Если мы говорим об отправке по почте — тут все понятно, в конверте. Лично в руки — тоже все понятно. Электронная рассылка — безусловно, мы не будем ставить его в тело самого письма, поскольку можем потерять полностью все форматирование, всю красоту и, кроме того, получателю будет очень сложно распечатать этот текст. Если это секретарь или маркетолог, и несет своему руководству ознакомиться. Все это будет осложнено. Поэтому коммерческое предложение мы формируем, красиво делаем в формате PDF, чтобы отправить его во вложенном файле.

В теле письма отправлять КП — моветон!

Вот это у нас такая заготовка. Соответственно, теперь мы для него можем разработать тему письма, которой мы уделим внимание, и сопроводительное письмо. Потому что, безусловно, просто кинуть коммерческое предложение… так не делается.

Еще хочу вам сказать, что отправлять коммерческое предложение следует не совсем холодным получателям, желательно перед этим созвониться. Когда мы просто делаем коммерческие предложения и рассылаем по какой-то базе, даже если это наша база, — это спам. Потому что никто не ждет от нас коммерческое предложение.

Другой вопрос, если мы перед этим позвоним, представимся, расскажем немного о себе и предупредим, что «мы сейчас отправим вам коммерческое предложение, вы, пожалуйста, с ним ознакомьтесь и потом, возможно, мы обсудим еще какие-то детали сотрудничества».

Тогда, когда человек уже ждет, отклик от такого коммерческого предложения намного выше. Поэтому (и исходя из этого) тема письма, которая будет привлекать нашего читателя, может включать как заголовок нашего коммерческого предложения, так и быть более интригующей, или наоборот — более простой, и сообщать, что здесь коммерческое предложение о сотрудничестве в сфере такой-то. Потому что от вас уже будут ждать на эту тему коммерческое предложение.

И дальше мы обязательно пишем сопроводительное письмо, в котором мы представляемся, здороваемся. Оно тоже может быть нескольких типов, то, что вы видите, оно в принципе для очень холодной аудитории, она нас еще не знает, нас не ждет, мы все равно рассказываем, какую проблему мы решаем, что мы предлагаем и ту самую большую выгоду, которая есть в коммерческом предложении. А дальше мы уже предлагаем прочитать вложенный файл, где они смогут узнать более подробно о наших услугах.

Кроме того, мы можем в письме написать, что уже видели их сайт. Вот это шло сопроводительное письмо при отправке коммерческого предложения.

Мы можем написать, что «мы встречались с вами на конференции», мы можем писать еще какие-то условия, которые были в реальной жизни для того, чтобы человек вспомнил нас, и чтобы у него появилась дополнительная причина прочитать наше коммерческое предложение.

Вы должны сделать так, чтобы вас запомнили . Понимаете, если это ваша целевая аудитория и ей нужен ваш товар, и путем телефонного общения вы должны сделать так, чтобы вас запомнили, чтобы дали согласие. Кроме того, у нас последний этап — как закрепить эффект от отправки коммерческого предложения.

Если просто их рассылать, вообще никто не увидит. Если вы позвоните, да, есть вариант, что не запомнят, не увидят.

Лучшими днями для отправки КП считаются вторник и четверг, поскольку понедельник - день тяжелый, а в пятницу вообще не до вас. Поэтому эти дни, как для рассылки, так и для переговоров очень хороши.

Отправили КП. Что делаем дальше?

Поэтому здесь включается последний этап работы над коммерческим предложением — это «что делать после отправки». После отправки ничего не будет страшного, если вы перезвоните и спросите: «Вы получили наше коммерческое предложение? Все в порядке? Все ли читается? Все ли хорошо?». И тогда у человека, если он не увидел предыдущие звонки или не увидел его в почте, появится, возможно, какой-то дополнительный мотив посмотреть-таки в почте и найти.

После этого звонка, когда вам подтвердили «Да, мы все получили», обязательно договоритесь, когда можно будет еще раз созвониться по вопросу, уже озвученном в коммерческом предложении. Скажут, через 1-2 дня или через недельку. Обязательно позвоните в этот срок, о котором вы уже договорились, и продолжайте настойчиво действовать. Да, бывает, что на самом деле коммерческие предложения попадает к руководителю, бывает, что вас начинают кормить завтраками.

Я думаю, вы все занимаетесь бизнесом, знаете, что от таких ситуаций, к сожалению, никто не застрахован. Поэтому максимум, что мы можем сделать, — это написать хорошее, качественное коммерческое предложение и, безусловно, предложить то, чего не могут предложить наши конкуренты. Да, отклик будет более сильный, можно надеяться на такой отклик.

Главное — не получить вот такой ответ (на скрине) на наше коммерческое предложение. Все остальные ответы, я думаю, вы понимаете, что какие бы сомнения не возникали о сотрудничестве у ваших визави, все сомнения можно обсуждать, на все возражения можно ответить, и это уже диалог. А диалог, как известно, может привести к положительному решению вопроса о сотрудничестве.

Что почитать на эту тему? Да, книг много, вот какие книги читала я лично. Они очень подробно, хорошо все описывают. Первая книга — Дэна Кеннеди «Продающее письмо». Пусть вас не пугает название и то, что это англоязычный автор, что книга не свежа — там очень много тех мыслей, которые, в общем-то, легли в основу всего копирайтинга, в том числе, написания коммерческих предложений, поскольку в данном контексте продающее письмо и есть коммерческое предложение. Там именно о них идет речь.

Русскоязычные копирайтеры Дмитрий Кот, Денис Каплунов — они очень хорошие, и я думаю, они вам будут полезны.

Вопросы копирайтеров, которые хотят все сделать хорошо

Не все браузеры сразу загружают PDF, а многие просматривают через мобильный, если пришло письмо с незнакомого адреса. Большинство его удаляет, не просмотрев.

Ответ: Я ранее говорила, что желательно, чтобы ваше письмо ждали, чтобы это не был просто незнакомый адрес и чтобы в своем заголовке, в том числе и в адресе отправки, было ваше имя и фамилия, и ждали уже именно от вас. Чтобы в теме письма было указано, почему вы отправляете, и о чем это, и его ждали. И я думаю, что такой ситуации не будет. А если будет, то не так часто.

Можно ли отправить КП дважды, если нет уверенности во внимательном прочтении клиентом?

Ответ: Можно все, но я думаю, будет лучше перезвонить или уточнить и начать вести диалог. Перезвоните, узнайте, дошло ли коммерческое предложение, а если осталось что-то непонятное, это уже лучше обсуждать.

Есть сервисы, благодаря которым можно увидеть, открыли и прочитали ли письмо. Я пользуюсь MailTrack. MailChimp — да, это сервисы рассылки как писем, так и коммерческих предложений, с ними очень удобно работать.

Можно ли высылать видео-КП?

Ответ: Если честно, это немного не моя парафия, как копирайтера. По-моему, я где-то слышала, что кто-то практикует. Но в этом случае вы отправите ссылку… Тут у меня нет информации, как оно смотрится, какой находит отклик.

Как правильно, чтобы заинтересовать и чтобы не удалили, написать тему в e-mail, когда отправляешь холодное коммерческое предложение?

Ответ: Если это действительно холодное КП для аудитории, которая вас не ждёт, используйте те же принципы, о которых мы говорили, формируя заголовок коммерческого предложения. То есть от проблемы или от выгоды. Как правило, сейчас удаляют всё то, что похоже на желтую прессу. Не надо писать «только у нас», «бесплатно», «быстрее-быстрее».

Не используйте те чёрные и серые приемы, которые вы сами часто видите в спаме. Проанализируйте. Просто откройте свою папочку со спамом и посмотрите, что там пишут и что вам уже настолько примелькалось, что вы это никогда не откроете. Пишите так, чтобы в теме вашего письма была видна конкретика, было видно, какую проблему вы можете решить или кого вы представляете. Тогда, я думаю, отклик письма даже с холодным КП бу